ISO程序书编写培训

******(上海)*****有限公司程序書編寫的基本要求程序書編寫的文字要求程序書內容的框架如何繪制程序文件流程圖讨论：訂單處理程序本次內容：******(上海)*****有限公司程序書編寫的要求－基礎要求–系统性–应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有哪些需编程序．–符合性–应符合ISO9000标准条款的要求；–应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而不是越多越严就越好，要适度。–通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；–协调性–文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。–应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。******(上海)*****有限公司程序書編寫要求－文字部分职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；结构清晰、文字简明、文风一致。；遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；******(上海)*****有限公司程序文件的編制框架---目的：说明为什么开展该项活动。---范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。---职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。---定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。---作业内容：流程步骤的详细文字说明。---流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。---相关文件：列出支持本程序的第二、第三层文件。---相关表单：列出支持本程序的第四层文件（表单）。******(上海)*****有限公司程序文件編制技巧先繪制流程圖。首先確保流程正確。確定過程的涉及部門及職責。結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內容。•例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。根據流程圖及程序內容編寫文件。******(上海)*****有限公司學會繪制流程圖－注意事項使用部門稱謂應統一•如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷售部、品檢課等。在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統一。•如有的程序書上引用的是EB操作指導書，有的程序書上引用的是EB操作標准書等。******(上海)*****有限公司學會繪制流程圖－圖形形狀所引用表單結案、歸檔審查、檢查動作處理NoYes******(上海)*****有限公司學會繪制流程圖－－－示例******(上海)*****有限公司舉例：訂單處理程序流程圖书面或口头订单业务接单(与客户联系保证相关要求得到确定)业务部评审生管接单审核系统订单列印/核准/分发通知客户已受订生管排单生产客户业务部厂务部YESYESNONO此流程图的错误在哪里?此流程图的错误在哪里?******(上海)*****有限公司示例：订单处理作业程序目的：及时并正确处理订单。范围：始自客户对Pioneer下单；终于客户订单移转生产管理。职责：无定义：无目的：识别并确定客户的要求，规范合同或订单评审程序，确保公司和客户双方之利益。范围：适用于本公司所有产品销售合同或订单的评审及处理。职责：业务部组织对合同的评审；相关单位配合合同或订单的执行；定义：新订单：新材料、新产品或新规格的订单。此段内容的错误在哪里?******(上海)*****有限公司示例：訂單處理作業程序作业内容：1.客户对Pioneer下单后(口头或书面)，如果为新产品，则为「特殊订单」。特殊订单负责之业务专员应填写“接单检查表(产品规格)”(表单:300-99-01)，送请各相关单位会签，确认生产技术可行，如果生产技术有问题，则由业务专员召开会议，行销、制造及品管等人员依需要参加。2.「特殊订单」技术已经确认后或「一般订单」（旧料号），负责之业务助理应确认（1）产品规格(并凭此转换成Pioneer内部之料号)及（2）单价、（3）交期、（4）数量、（5）送货地址、（6）付款条件、（7）交易条件、（8）货运方式等八项。3.如果该订单为新产品或新客户，业务助理应由各相关单位处搜集资料，将系统上之基本资料(客户基本资料「“依客户调查问卷”（表单：300-99-02）录入」、料品基本资料)建立完成。4.业务助理负责将订单资料输入系统(未核准订单)，查核单价、信用额度，产销协调(交期)，并打印出“销售订单”(表单:300-99-03)一式四联(未核准)。1.合约、订单内容的确定1.业务助理受理客户的订单及合约时，应与客户明确：(1)产品规格；(2)单价；(3)交期；(4)数量；(5)送货地址；(6)付款条件；(7)交易条件；(8)货运及包装方式；2.对于口头的订单业务助理应以书面形式发到客户处，让客户签字认可。2.合同、订单的审查1.对于特殊订单，业务部须会同相关生管、工程、品保、资材等部门共同评审，以确保公司有能力满足顾客要求。2.对于一般订单，业务部对相关的价格、信用额度等评审，由生管部评审订单交期，以确定是否可以达到顾客的要求。3.合约审查若不通过，则由业务通知客户。若审查OK，则由业务助理进行系统订单的列印，并经负责人核准，分发销售订单。同时告知客户公司已受理，生管则依核准订单排单生产。此段内容的错误在哪里?******(上海)*****有限公司示例：訂單處理作業程序5.如果客户有书面之订购资料且与“销售订单”(未核准)之资料完全一致：业务助理将“销售订单”(未核准)并客户之书面订购资料依核决权限送业务主管签核完毕，即完成订单书面核准作业。6.如果客户没有书面之订购资料或有书面之订购资料但是与“销售订单”(未核准)之资料不完全一致：业务助理将“销售订单”(未核准)送签核完毕，再传真给客户签认后并传回Pioneer，才算完成订单书面核准作业。7.订单核决权限如“核决权限一览表”（600-99-09），每年年底修订一次。3.合约订单的更改、废止、取消。1.合约订单的更改1.客户要求更改：业务依客户更改要求组织相关部门评审客户要求。若达不成，则不同意更改。若可以更改，则以修改销售订单的方式告知相关单位。2.公司要求对订单更改：由于自身原因导致交期达不成，或数量达不成时。生管应通知业务，业务与客户确认，若客户同意更改则依修改销售订单的方式会相关单位，不同意则？？。2.合约的取消：1.同合约的更改。3.资料归档1.新客户、新规格新材料时，业务助理负责对相关资料的归档。******(上海)*****有限公司示例：訂單處理作業程序8.客户订单之外部原始凭证：客户之书面订购资料或客户签认之“销售订单”，业务助理依客户别妥善保存。9.完成订单书面核准作业后，业务助理请业务主管进行系统之订单核准作业，并将已签核之“销售订单”一式四联给生管签收后分发各单位(第一联业务助理留存；第二联给生管；第三联给包装；第四联给品管)。10.如果是5.3项之状况，业务助理应传真已签核之“销售订单”(第一联)通知客户Pioneer已经接受该订单。11.时间控制：自客户对Pioneer下单至Pioneer回复客户订单消息(5.5项或5.9项)一般订单最多3个工作天，急单一个工作天。******(上海)*****有限公司下周工作安排：手册试行稿确定；二三级文件的确定；(需要与管代和总经理共同讨论)小组成员每人写一份简单的程序书。(写小程序书，有流程图，文字部分最好是两三页。周六单独辅导。)******(上海)*****有限公司谢谢大家！ISO推動工作小組2007-07-21请离开会议室时把桌椅摆放整齐!!