公文处理基本知识

读书破万卷，下笔如有神。公文写作，功夫在字外。世事洞明皆学问。一字入公文，九牛拉不动。抛砖引玉。公文写作四句讲课的目的一、公文及公文处理工作的重要性公文是领导机关决策的产物，是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具。一篇正确而优秀的公文，可推动社会历史前进，促进经济社会的发展，实现国家和民族的振兴南朝刘勰说：“章表奏议，经国之枢机。”一、公文及公文处理工作的重要性公文是领导机关决策的产物，是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具。邓小平说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”。三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业，不朽之盛事”。一、公文及公文处理工作的重要性公文是领导机关决策的产物，是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具。一篇错误的公文，可把社会引向倒退，造成国家和民族的灾难。一、公文及公文处理工作的重要性公文是领导机关决策的产物，是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具。在当代的领导、管理和服务工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。公文的作用主要有10大作用，即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用。一、公文及公文处理工作的重要性公文是领导机关决策的产物，是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具。在当代的领导、管理和服务工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。公文处理水平代表一个机关（单位）的水平，即代表一个机关（单位）的决策、领导、管理、服务水平，反映了一个单位的整体素质。二、公文及公文处理的涵义公文的定义“公文”一词，源于晋代陈寿的《三国志·魏志·赵俨传》。“公文下郡县，绵绢悉以还民。”公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等。广义的“文件”，是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”，指的是具有法规性、知照性和特定(固定)版头的公文。公文的本质。公文是国家统治阶级实施领导、管理国家、处理公务的文字工具。文书、公文(文件)相互关系示意图文书公务文书私人文书①用特写版头印制的公文；②用电报传输的公文；③公开发布的公文；④会议上印发的公文；⑤其他文字材料等①信函；②申请书：③报告：④日记：⑤其他文字记录等。二、公文及公文处理的涵义公文的定义公文处理涵义公文处理是一个动态的过程，是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。它包括公文拟制、办理、管理、收集整理、归档在内的一系列衔接有序的工作。公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收(含拆封、清点、分类)登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、归档文件收集整理、归档等12个程序。发文办理包括公文起草(含修改、协调)、校核、会签、签发、复核、登记、印制(排版、校对、装订)、分发、归档文件收集整理、归档等10个程序。公文由秘书部门统一管理。管理的原则：既发挥公文效用，又有利于公文保密。管理的范围：所有公文，包括不同载体的公文。管理的内容是：收文管理、发文管理、公文利用管理、公文撤销管理、会议文件管理、公文存放清理清退销毁管理、秘密文件（包括各种载体文件）管理、机关合并撤销时。公文收集整理、归档，包括公文的收集、装订(裱糊与拆除金属物)、分类（区分保存价值）、排例、编号、编目、装盒、归档、编写全宗说明、移交进档案馆。公文处理程序示意图收文处理（1）签收(拆封、清点、分类)（2）登记（3）拟办（4）送批（5）批办（6）分发（7）传阅（8）承办（9）催办（10）办复（11）归档文件收集整理（12）归档公文处理程序示意图发文处理（1）起草（2）校核（3）会签（4）签发（5）复核（6）登记（7）印制（排版、校对、装订）（8）分发（9）归档文件收集整理（10）归档公文处理程序示意图公文管理（1）收文管理（2）发文管理（3）公文利用管理（4）公文撤销管理（5）会议文件管理（6）公文存放清理清退销毁管理（7）秘密文件（各种载体文件）管理（8）机关合并撤销时公文管理公文收集整理归档（1）公文收集（2）装订（3）分类（4）排列（5）编号（6）编目（7）装盒（8）归档（9）编写全综说明（10）移交进馆公文处理程序示意图三、公文的特点1．鲜明的政治性。2．法定的权威性。3．特定的作者、读者和严格的程序。4．文字表述的准确性和语言的生动性。5．内容上的公务性和现实性。6．强烈的时效性和特定的意向性。7．严密的逻辑性。8．规范的体式。四、公文处理的原则1.实事求是的原则4.党政分开的原则2.高效的原则3.精简的原则5.按照行文机关的要求进行的原则6.按照公文处理规定进行的原则公文处理的标准：准确、及时、安全、保密。五、公文发布方式1.内部发布。①用特定版头印制内部分发；②用内部传真电报发送；③在内部网络上发布；④其他方式五、公文发布方式2．公开发布。①在报刊上公开发布；②在互联网上发布；③张贴；④设立政务公开场所或现行文件服务中心供群众查阅索取公文；⑤其他形式。六、公文处理工作的管理机构及职责公文处理管理机构:各级机关的办公室（秘书部门）办公室（秘书部门）的职责:1.管理本机关的公文处理工作;2.指导下级机关的公文处理工作。七、秘书人员应当具备的素质应当具备:较高的政治业务素质，工作积极，作风严谨，遵纪守法，恪尽职守。第二节公文格式一、公文格式概述公文格式的含义公文格式的组成格式，原指法律文书，是法律的一种。格，指官吏处事的原则；式，指则列。公文格式是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。它是规范化和标准化的格式。文面格式、用纸格式、排印装订格式。国标公文格式照片.ppt版头\公文样式.doc25第二节公文格式二、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。党政机关通用公文的文面格式：由版头(报头)、密级、保密期限、紧急程度(等级)、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件名称(附件说明)、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围(附注)、附件、主题词、抄送机关、印制版记要素组成。26第二节公文格式眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。27第二节公文格式主体部分，是文面格式中间的9个要素，位于眉首部分以下，版记部分之上。版记部分，是文面格式中最后3个要素，位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。上报中央的公文，制作公文二维条码。第二节公文格式公文文面格式1．版头（报头）一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如,“中共××县委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如,“中国共产党××市委员会(通知)”。发文机关标识主要有３种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；一种由发文机关全称或规范化简称加“令”字组成；一种由发文机关全称或规范化简称加武文线组成。错误的公文格式正确的公文格式党的机关的公文29行政机关的公文第二节公文格式公文文面格式报头电报的报头：由报头文字和两条横隔线组成，密码电报套红印制，明传电报印成黑色。一是特定报头。例如，“中共××市委发电”二是通用报头。通用报头有两种：一种用“内部传真电报”6字标明；一种用“密码电报”4字标明。第二节公文格式公文文面格式2．份号份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。秘密公文印制份号的目的：便于对秘密公文进行管理和利用。31第二节公文格式公文文面格式3-4．密级与保密期限密级，即公文的秘密等级。公文的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密。国家秘密划分为绝密、机密、秘密３个等级；商业秘密划为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，比如：“机密★3年”。用电传方式发布的公文,密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内。第二节公文格式公文文面格式5．发往地址在电报报头左下方设有“发往地址”栏，有的也简化为“发往”二字，用于标注电报发送的地点与单位。公文有主送机关的，可简化为“见主送机关”。公文没有主送机关的，如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种，应在“发往地址”的右侧标注发往地址或发送单位。发送单位可用统称,也可用特称，视情况而定。一般方法是：普发性电报用统称，限知性电报用特称。发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印。如果字数太多，也可用4号或5号仿宋体字排印。第二节公文格式公文文面格式6．紧急程度（等级）紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”。电报的紧急程度分为:特提、特急、加急、平急4种，用3号仿宋体字标注。办理电传公文的时间要求分别是:1天、3天、5天、10天。34第二节公文格式公文文面格式7．发文字号（部委号）用特定版头印制的公文叫发文字号，用特定报头制发的电报叫“发电字号”，用通用报头制发的电报叫“部委号”。发文字号（部委号，下同）是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成。发文机关代字由发文机关所在行政区(管辖地)地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。第二节公文格式公文文面格式发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度标全称，不能简写，例如，“〔200５〕”不能简写为“〔0５〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号,不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。注意;一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。第二节公文格式公文文面格式8．签发人上报公文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头、报头）下空2行红色横隔线之上。注意：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。38第二节公文格式公文文