54例2(采购和付款循环内部控制评价)

1：根据下述描述，指出存在的缺陷与改进措施。存在缺陷改进措施（1）购货由采购部门负责，根据自己填制的采购单采购，货物进厂后由隶属于采购部门的验收部门负责验收；（2）如果货物验收合格，验收部门就在“采购单”上盖“货已验讫”的印章，交给会计部门付款；（3）对于验收不合格的货物由验收部门直接退给供货商，验收部门不负责开验收报告单；（4）验收后的货物直接堆放在机器旁准备加工。答案：存在缺陷改进措施（1）采购部门根据自己编制的采购单采购；验收部门隶属于采购部门；（1）采购部门的采购应根据存储或其他授权部门填制的请购单采购；验收部门应独立于采购、存储部门；（2）验收部门在“采购单”上盖“货已验讫”的印章作为验收完毕的证明；进行会计账务处理和开票付款不相容的职责都由会计部门办理；（2）验收部门应在验收完毕后填制一式多联的验收报告单，在报告单上预留空格，注明完全合格或拒收数量及原因。验收报告单分送采购、存储、会计等部门；应由会计部门编制付款凭单通过财务部门开票付款；（3）验收部门不办理有关手续，退货过于草率；（3）验收部门应在验收报告单中注明退回数量，并请供应商签名后方可退货；（4）验收货物不能直接堆放在机器旁。（4）货物应先经存储部门点验和检查后签收，再凭完善的发货控制系统，进行领料加工。2：某企业检修部的采购程序如下：检修部的主管A，根据机器修理需要，向供货商订购零配件，订购单一式三联，一联交供货商，一联留存，一联送交检验部。收到零配件，验收部主管B在定货单上签字，表示货物已收到，然后把该订货单送交财会部，以备将采购的零配件和发生的应付帐款登记入帐。验收后的零配件，用车装到检修车间的材料堆方点，车间的材料管理员在库存帐上登记收到的零配件的数量。要求：指出上述内部控制制度存在的问题和改进措施？3、ABC会计师事务所的A和B注册会计师接受委派，对甲上市公司（以下简称甲公司）2000年度会计报表进行审计。甲公司尚未采用计算机记账。A和B注册会计师于2000年11月1日至7日对甲公司的内部控制制度进行了解和测试，并在相关审计工作第高中记录了了解和测试的事项，摘录如下：（1）甲公司产成品发出时，由销售部填制一式四联的出库单。仓库发出产成品后，将第一练出库单存登记产成品卡片，第二联交存销售部留存，第三、四联交会计部会计人员乙登记产成品总长和明细账。（2）会计人员戊负责开具销售发票。在开具销售发票之前，先核对装运凭证和相应的经批准的销售单，并根据已授权批准的商品价目表填写销售发票的价格，根据装运凭证上的数量填写销售发票的数量。（3）甲公司的材料采购需要经授权批准后方可进行。采购部根据经批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物，并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账；一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。（4）会计部审核付款凭单后，支付采购款项。甲公司授权会计部的经理签署支票，经理将其授权给会计人员丁负责，但保留了支票印章。丁根据已适当批准的凭单，在确定支票收款人名称与凭单内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”的印章。对付款控制程序的穿行测试表明，A和B注册会计师未发现与公司规定有不一致之处。（5）计划部根据批准，签发预先编号的生产通知单。生产部根据生产通知单填写一式四联的领料单。仓库发料后，其中一联留存，一联连同材料交还领料部，其余两联经仓库登记材料明细账后送会计部进行材料收发核算和成本核算。（6）甲公司股东大会批准董事会的投资权限为1亿元以下。董事会决定由总经理负责实施。总经理决定由证券部负责总额在1亿元以下的股票买卖。甲公司规定：公司划入营业部的款项由证券部申请，由会计部审核，总经理批准后划转入公司在营业部开立的资金账户。经总经理批准，证券部直接从营业部资金账户支取款项。证券买卖、资金存取得会计纪录有会计部处理。A和B注册会计师了解和测试投资的内部控制制度后发现：证券部在某营业部开户的有关协议及补充协议未经会计部或其他部门审核。根据总经理的批准，会计部已将8千万元汇入该户。证券部处理证券买卖的会计纪录，月底将证券买卖清单交给会计部，会计部据以汇总登记。（7）甲公司控股股东的法定代表人同时兼任甲公司的法定代表人，总经理是聘任的。在公司章程及相关决议中未具体载明股东大会、董事会、经营班子的融资权限和批准程序。经了解，2000年根据总经理的批示向工商银行借入了1亿元贷款。（8）甲公司设立了内部审计部，并直接对董事长负责。每年对子公司和各业务部进行审计，并出具审计报告。A和B注册会计师获取了2000年度所有的内部审计报告，经抽查表明，内部审计报告指出了内控存在的缺陷和改进建议。（9）甲公司设立现金出纳员和银行出纳员。银行出纳员负责到银行取送支票等票据，并登记银行存款日记账。月底银行出纳员取得银行对账单并编制银行存款余额调节表。（10）员工根据公司的批准手续报销，会计部对报销单据加以审核，现金出纳员见到加盖核准印章的支出凭据后付款。要求：（1）根据上述摘录，假定未描述的其他内容不存在缺陷，请指出甲公司内部控制在设计与运行方面的缺陷，并提出改进建议。（2）根据对甲公司内部控制的了解和测试，请分别指出上述内部控制缺陷与哪些会计报表项目或科目的何种认定相关。（3）针对甲公司内部控制存在的缺陷，A和B注册会计师草拟了下述管理建议书。请指出其中存在的不恰当之处，并予以改正。（2001年）管理建议书甲股份有限公司全体股东：我们接受委托，对贵公司2000年度会计报表进行审计。我们的责任是跟我我们的审计，对会计报表发表审计意见。我们提供的这份管理建议书不在审计业务约定书项目之内，而是我们基于为贵公司服务的目的。根据审计过程中发现的内部控制问题而提出的。由于我们从事的审计工作时间里在内部控制制度评价的基础上的，业已对贵公司的内部控制制度进行了全面的了解和评价，所以，管理建议书中所包括的内部控制重大缺陷，使我们对内部控制发表的鉴证意见，所提的建议应由股东大会敦促管理当局予以采纳。在审计过程中，我们了解了贵公司内部控制制度中有关会计制度、会计工作机构和人员职责、财产管理制度、内部控制制度等有关方面的情况，并作了分析研究。我们认为，贵公司现有的内部控制总体上还是较薄弱的，有的方面还存在着较严重的问题。现将我们发现的内部控制方面的某些问题及改进建议提供给你们，希望引起你们的注意，一边完善内部控制制度。由于我们执行了完整的审计程序，我们已考虑了贵公司内部控制存在问题对审计意见的影响，本管理建议书是审计报告的必要补充，阅读审计报告时应结合本管理建议书。关于会计制度方面问题的评价及建议（省略）会计工作机构、人员职责及内部稽核制度（省略）财产管理制度（省略）（六）公司治理方面（省略）对于上述内部控制问题，我们已与有关管理部门或人员交换过意见，们已确认上述问题的真实性。本管理建议书只提供给贵公司。另外，我们是接受贵公司董事会的委托进行审计工作，根据他们的要求，请将管理建议书内容转达给各会计报表使用人。因使用管理建议书不当造成的后果由贵公司全体股东负责。ABC会计师事务所（公章）2001年2月28日参考答案:要求（1）：就甲公司内部控制如（1）所述，①会计人员乙同时登记产成品总账和明细账，不相容职务未进行分离。应建议甲公司由不同的会计人员登记产成品总账和明细账。就甲公司内部控制如（3）、（4）所述，②验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录。应建议甲公司对验收单进行连续编号。③付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计都无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时在金额或数量可能就会出现差错。应建议甲公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部。④会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账和按约定时间付款。应建议甲公司采购部及时将付款凭单交会计部，按约定时间付款。⑤由证券部直接支取款项使授权与执行职务未得到分离，不易使款项安全。应建议甲公司从资金账户支取款项时，由会计部审核和记录、由证券部办理。⑥与证券投资有关的活动要由两个部门控制，有关的协议未经独立的部门审查，会使有关的条款未全部在协议载明，可能存在协议外的约定。建议甲公司与营业部的协议应经会计部或法律部审查。证券部自己处理证券买卖的会计处理，业务的执行与记录的不容职务未分离，并且未得到适当的授权和批准。月末会计部汇总登记证券投资记录，应建议甲公司由会计部负责对投资进行核算，及时分品种设立明细账详细核算。就甲公司内部控制如（7）所述，⑦借款应得到适当的授权或批准。应建议甲公司在公司章程或有关决议中具体规定股东大会、董事会、经营班子的关于筹资的权限和批准程序。就甲公司内部控制如（9）所述，⑧银行出纳编制银行存款余额调节表，不相容职务未分离，凭证和记录未得到控制。应建议甲公司银行存款余额调节表由出纳外的会计人员编制。要求（2）：①会计人员乙同时经管登记产成品总账和明细账与产成品的完整性、估价或分摊、存在与发生认定相关；②验收单未连续编号与材料采购（或原材料，或存货，下同）的完整性认定相关；③付款凭单月末交给会计部与材料采购的存在或发生、评估或分摊的认定相关；④会计部根据未附其他单据的付款凭单登记有关账簿与材料采购的估价与分摊、存在与发生认定相关；⑤由证券部直接支取款项与短期投资（或长期投资，下同）的完整性、存在与发生认定有关；⑥与营业部的协议未经其他部门审核与投资的完整性认定有关。由证券部进行会计核算、会计部月末汇总与投资的估价或分摊、完整性的认定有关；⑦在公司章程或有关决议中未载明筹资的权限和批准程序与长期（或短期）借款的存在或发生的认定相关；⑧银行出纳编制银行存款余额调节表与银行存款的估价或分摊、存在与发生、完整性的认定有关。要求（3）：管理建议书的不恰当之处及改进建议如下：管理建议书甲股份有限公司全体股东：管理当局（或董事会）我们接受委托，对贵公司2000年的年度会计报表进行审计。我们的责任是根据我们的审计，对会计报表发表审计意见。我们提供的这份管理建议书不在审计业务约定书约定项目之内，而是我们基于为贵公司服务的目的，根据审计过程中发现的内部控制问题而提出的。由于我们从事的审计工作是建立在内部控制制度评价的基础上的，业已对贵公司的内部控制制度进行全面的了解和评价，所以，管理建议书中所包括的内部控制重大缺陷，是我们对内部控制发表的鉴证意见，所提的建议应由股东大会敦促管理当局予以采纳。是我们在审计过程注意到的，不应被视为对内部控制发表的鉴征意见，所提的建议不具有强制性和公正性。在审计过程中，我们了解了贵公司内部控制制度中有关会计制度、会计工作机构和人员职责、财产管理制度、内部审计制度等有关方面的情况，并作了分析研究。我们认为，贵公司现有的内部控制总体上还是较薄弱的，有的方面还存在着较严重的问题。现将我们发现的内部控制方面的某些问题及改进建议提供给你们，希望引起你们的注意，以便完善内部控制制度。由于我们执行了完整的审计程序，我们已考虑了贵公司内部控制存在问题对审计意见的影响，本管理建议是审计报告的必要补充，阅读审计报告时应结合本管理建议书。本管理建议书不是审计报告的必要补充，阅读审计报告时不应纵使本管理建议书。（一）关于会计制度方面问题的评价及建议（省略）（二）会计工作机构、人员职责及内部稽核制度（省略）（三）财产管理制度（省略）…………………………（六）公司治理方面（省略）对于上述内部控制问题，我们已经与有关管理部门或人员交换过意见，他们已确认上述部下的真实性。本管理建议书只提供给贵公司。另外，我们是接受贵公司董事会的委托进行审计工作，根据我们的要求，请将管理建议书内容转达给各会计报表使用人。因使用管理建议书不当造成的后果由贵公司全体股东负责。因使用管理建议书不当造成的后果与本注册会计师及本会计师事务所无关。中国注册会计师A（签名