12会议管理

2015第6章会议管理6.1会议概述6.2会前筹备6.3会中管理与服务工作6.4会议的善后处理工作目录12346.1会议概述会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。任何会议都有它的具体内容，即信息。没有新的信息，或者不是创造性地研究分析既有的信息，会议就失去了意义，就没有召开的价值。6.1.1会议的含义6.1.2会议的要素目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、事项（议题）、议程、、信息（情况、观点、结论、对策等）、会议规则、实现信息有效传递所需要的基本物质条件（会场和其他设施等）。基本要素名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。其他要素6.1.3会议的种类1.根据会议的性质划分决策性会议（拥有立法权或决策权的领导机关或领导层为了制定和颁布法律、法规、政策，或就某些重大问题进行商讨表决而召开的会议。）代表性会议领导办公会议非决策性会议（不产生需要贯彻执行的政策、法律及法规的会议。）日常工作会议专业性会议庆典性会议总结交流性会议座谈恳谈性会议洽谈、谈判性会议2.根据会议的形式划分工作会议座谈会议恳谈会（谈心会）动员会现场会研讨会记者招待会听证会联席会议董事会3.根据会的规模划分小型会议参会人数100人中型会议100参会人数1000大型会议1000参会人数10000特大型会议参会人数100004.根据会议所跨的地域范围划分全国性会议国际性会议地区性会议部门会议有效聚集集体的智慧和力量实现信息的多向即时传递统一思想，推动工作发扬民主，密切干群关系6.1.4会议的功能6.2会前筹备制定会议计划会前物品准备准备会议文件和用品会场布置安排住宿和餐饮制发会议通知6.2.1会议方案的制定1.安排会议主题或议题会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。确定主题的方法：一是要有确实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的提出议题的两种情况：一是由上司提出；二是上司提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报上司审定。会议名称会议名称的组成部分：①会议主办单位的名称②会议的主题③会议的类型规模和规格本着精简效能的原则来确定会议的规格与会人员范围或名单层级：参加会议人员的级别、地位身份：不在于高低，会议的需要2.确定会议名称、规模和规格，提出与会人员范围或名单3.拟定会议的时间与会期原则：赶早不赶晚注意点：①根据会议主持人、主办单位的上司及被邀请人的时间②上次出差、旅行的当天或返回的当天不要召开会议③会见、会谈性文件，应事先双方商议1.提出会议召开的时间会期指会议召开的长短2.确定会期4.拟订会议的议程与日程安排会议议程的拟订标题：会议名称加“议程”题注：该议程通过的日期、会议名称，题注的内容要用括弧。一般性会议用括弧注明会议的起止日期正文：简明扼要的说明会议的每项议题和活动顺序，并冠以序号，将其清晰的表达出来，名末一般不用标点会议日程的安排会议议程在时间上的具体安排多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天上午、下午、晚上三个单元里包括时间（具体到小时和分钟）、内容、地点、主持人、负责人等5.会议经费项目预算会议费培训费食宿费交通费资料费其他6.其他事项（1）落实食宿，安排交通，作好卫生保健工作（2）制作会议证件（3）制定会议的值班工作与保密工作方案（4）成立会议的筹备组织（秘书组、提案组、宣传组、总务组、联络组、组织组、简报组、保卫组）6.2.2会前物品准备1.会议文件准备组号文件的印制或复制工作①会议的程序性文件②会议的中心文件③指导性文件④参考性文件⑤会议管理性文件认真校对会议文件做好会议文件的分发工作2.制发会议通知（1）会议通知的分类形式口头通知书面通知行为方式当面通知、电话通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。作用预告性通正式通知（2）制发会议通知的要求写信封要写清收文单位的地址和单位全称，以及收信人姓名。特别注意单位名称不能随意简化。装通知的信封写好后，要装入会议通知，并在封口之前仔细检查一遍，不要漏装。（可将会议的相关票证，如入场券、代表证、餐券等装入信封）。通知装入信封后，要逐个将信皮封起来，防止失落。将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。信封送到收发室时要进行清点，请收发人员打上编号，以备查询。正式通知正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件形式传递到有关人员，以示正规和郑重。非正式通知先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函，也可先发电子邮件。（3）会议通知的发送——发送形式发通知附上一份代理委托书（3）会议通知的发送——发送内容如果有预备议程、事先需要准备的材料或其他需让与会者实现了解的情况，应与会议通知一并寄发一份。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面应有邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复，上面应注明本公司地址。可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、通行证、座次号、就餐证等）与会议通知一并发出。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达日期和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。（4）会议通知和委托书的样式（P170）包括被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。（5）发放会议通知应注意的事项对拟任免、调动的人员发通知时要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如发言材料。对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知会址，以便会务人员安排接站和订购车、船、飞机票。发动会议邀请函和请柬的方法与发送会议通知基本相同。会议期间的通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所，最好在会上宣布或在饭前通知。3.会议用品的准备会议的必备用品文具用品桌椅、台布饮水用具及茶水饮料等器材设备会议的特殊用品选举：选票、投票箱表彰会：奖品、颁奖音乐会议用品准备工作的要求制定会议用品的准备方案准备工作应一丝不苟、认真对待准备会议用品应当经济、适用4.选择与布置会场（1）选择会场大小适中远近适当环境适合设备齐全、适用有停车场场地租金合理（2）布置会场——会场的整体布局相对式主席台和代表席面对面，气氛严肃庄重“而”字形，礼堂形一般专用于会议，座位固定全围式不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起，优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和尊重，适合召开小型和特小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议半围式在主席台的对面和两侧安排代表席，形成半围的形状，马蹄形、T字形和桥形中小型工作会议分散式将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，会场前侧安置落地麦克风联欢会、茶话会、团拜会（2）布置会场——主席台的布局主席台座位①一般采取横式，长短和排数根据人数多少而定②除前排必须是通栏外，后排有时也可分为两栏，中间留出通道③主席台每排座位之间、横向座位之间要隔开适当的距离，以方便领导人入席与退席。讲台①一般设在中央，或设在主席台的右侧（以主席台朝向为准）。②设在中央，位置应低于主席台（2）布置会场——会场的装饰主席台会标——主席台前幕的上端或天幕上会徽——悬挂于主席台的天幕中央旗帜——会场外，增加庄重气氛会场背景标语——烘托会议主题，渲染气氛花卉——适当点缀灯光——白炽灯、日光灯作为照明光源色调的选择庆典性会议——红色、粉色、黄色、橙色严肃的工作会议——天蓝、绿、米黄（3）会场最次排列的技巧——主席台职务高低，高者居中主持人的座次根据其职务进行排列报告会或联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的的方法主席台座位情况在出席证、签到证上表明，在座位左侧放置姓名卡重大会议主题台秘书部门负责人安排，送有关领导审定。（3）会场最次排列的技巧——会场内其他人员横排法以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列。先排出会议的正式代表或成员，后排出列席代表或成员。竖排法既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列，正式代表在前，职务高者在前，列席、职务低者在后。左右排列法以姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。在主席台或会议桌上摆放名签在与会人员出席证上注明座次印制座次表（3）会场最次排列的技巧——标识座次5.安排会议食宿安排会议餐饮015.安排会议食宿安排会议住宿02安排会议餐饮015.安排会议食宿安排会议住宿026.3会中管理与服务工作6.3.1接站接站时一般要持醒目标志，以免漏接与会者。6.3.2会议签到请在此处输入文本，或者将文本粘贴到此处请在此处输入文本，或者将文本粘贴到此处簿式签到（小型会议、庆典性会议）预先印制好卡片，入场时交出一张磁卡签到卡片式签到（适用于大型会议）6.3.3协助正确使用会场设备并发放会议用品灯光设备音响设备空调设备通风设备录音、摄像文具茶水、饮料6.3.4协助完成与会人员的食宿安排6.3.5会议的进程控制1.会议主持人对会场的控制ABC会前。确定会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议种类和应散发的文字材料。会间。创造和谐的会议气氛、宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、做出决议、确定行动和责任、宣布闭会。会后。回顾会议情形，评价会议进展情况和结果，确定全体会议成员均已理解会议内容。提前到场，和与会者进行简短交流开会要准时让与会者明白会议的目的鼓励与会者参与讨论，发表自己见解集中讨论一个议题，保证大家发言对已表述的观点及时加以概括总结，引导会议进展偏离主题时提醒大家出现混乱时保持镇静，及时采取措施。6.3.5会议的进程控制2.采取有效手段控制会场气氛召开前，认真研读材料，了解议题和议程等。明确开始、结束时间长会掌握时机，中间休息一下组织讨论，给大家平等的发言机会时机成熟，适时终止讨论和辩论，形成决议。多议题的会议次序安排合理，需要集中献策的安排在前面。6.3.5会议的进程控制3.引导会议进程的方法认真倾听，最少限度的打断谈话树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响消除交流障碍强调问题使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议6.3.5会议的进程控制3.引导会议决议形成的技巧6.3.6做好会议记录1.为会议记录做好准备工作准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸，有条件电脑速记录音笔补充手工记录备有议程表和其他的相关资料文件，核对数据是事实提前到场，了解座位图录音笔+手工记录6.3.6做好会议记录2.会议记录的内容会议描述——类型、时间、地点、日期与会者姓名记录的主体内容主席、记录员签名6.3.6做好会议记录3.会议记录的方法将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论一字不漏的记录下来，而其他的内容可简要、概括的记录。漏记的内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。与会者提出的意见、建议，要把人名也记录下来。6.3.6做好会议记录4.会议记录的修改在定稿打字前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。会议记录一经签名，任何地方不能再作改动。6.3.6做好会议记录5.会议记录的要求右下方写“主持人：（签字）、记录人：（签字）”尾部3首部——会议概况，名称、时间、地点、主席、主持人、会议出席、列席、缺席情况，会议记录人签名等主体——议题；发言人及其内容；会议决议结尾——散会，并注明散会时间正文2会议名称+文种标题16.3.6做好会议记录6.