三合一质量体系---01文件控制程序

武汉XXXXXXXX有限公司文件控制程序编号：CX-01版本：第A版分发号：编制：日期：2005年5月10日审核：日期：2005年5月10日批准：日期：2005年5月10日发布日期：2005-5-10实施日期：2005-5-15文件控制程序编号：CX-01第A版0次修改-1-1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。3职责3.1办公室负责管理体系有关文件的总体监督管理,负责管理类文件的管理。3.2技术开发部负责技术文件的管理。3.3各部门负责各自所持有文件的管理。4工作程序4.1工作流程图4.2文件编制的申请与决定A管理类文件的制订，由办公室统一安排/规划，以确保文件的唯一性；文件的的编制/外来文件的收集文件的审核/外来文件的识别文件的批准/外来文件的批示文件的发放/回收文件的使用、保管文件的评审文件的归档文件的更改文件控制程序编号：CX-01第A版0次修改-2-B未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定技术部制订《设计与工艺文件管理规定》；2）向办公室提出申请，并得到同意。D技术开发部制订并实施《设计与工艺文件管理规定》。4.3文件分类及编制、审核与批准（见表1）序号文件类别/名称编制部门审核部门或人员批准人备注1管理方针、目标管理者代表组织管理者代表总经理包括各部门目标2管理手册管理者代表组织管理者代表总经理3程序文件管理者代表组织质管部组织管代4技术文件技术开发部技术开发部分管领导含设计、工艺、检验5作业管理文件归口部门归口部门组织分管领导6各类表格归口部门部门领导组织分管领导7各类计划归口部门部门领导分管领导按具体文件执行8外来文件——归口部门审查适用性——含法规、标准等。A各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。B作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。C文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。4.4文件编号4.4.1管理文件编号方法A管理手册——GLSC—200XB程序文件——CX—01、02、03、……C作业文件——ZW-01、02、03、……D表格——BG-01、02、03、……4.4.2技术文件编号方法按《设计与工艺文件管理规定》执行。4.5文件的受控及其标识文件控制程序编号：CX-01第A版0次修改-3-4.5.1在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。4.5.2文件的受控与非受控A受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件，复印的多本管理手册，是手册的文本；B文件文本，按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”，即：1）“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本,受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等；2）为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本，如提供给顾客的管理手册。C需受控的文件文本，一般简称为受控文件。4.5.3一般情况下，在受控文件封面或首页加盖红色“受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。4.5.4文件发放前，发放责任部门盖受控章。4.5.5对有时效限制的临时性文件、一次性文件(如内审计划等)，不盖“受控文件”印章，需要时，可以其它方式(如公司行政公章)明确其效力。4.5.6用以记录的表格均不盖章。4.6文件发放4.6.1发放范围的确定文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。4.6.2发放标识可按下列方式之一标识拟发放的每一份文件：A数字或代号（适用于管理文件），如01、02、03等；B部门简称（适用于技术文件），如质管、生产等。4.6.3发放部门下列部门均可，由办公室指定：办公室、文件制订部门或文件归口部门。如：《供方评价与重新评价准则》，可由办公室指定/授权质管部制订，文件归口为供销部，该文件发放的责任顺序一般为办公室、质管部、供销部。4.6.4发放要求文件控制程序编号：CX-01第A版0次修改-4-A收、发双方应在《文件发放/回收记录表》中做好记录。B《文件发放/回收记录表》留存：管理类，办公室留存；技术类，技术开发部留存。4.7受控文件清单的控制4.7.1受控文件清单的适用对象A适用对象：纳入体系管理的通用文件，如程序文件、作业文件、法规、标准等；B不适用对象1）与体系无关的文件，如行政文件：人事任免、会议通知、计划生育等；2）有时效的文件，如：生产计划、内审计划、销售通知、临时工艺变更单等；3）所有的记录，如管理评审报告，进货检验记录等。4.7.2受控文件清单主要用以明确公司文件的：A类别、数量；B昀新、有效的版本及修订状态。4.7.3本公司按下列要求建立《受控文件清单》：A办公室组织制订全公司管理性文件的受控清单，包括（但不限于）：1）管理手册及程序文件；2）各类作业管理文件；3）各类表格；4）适用的法规、管理标准等。B技术开发部制订全公司技术性文件的《受控文件清单》，包括（但不限于）；1）产品图样、设计文件、工艺文件；2）检验作业文件；3）技术标准（包括产品标准、试验方法标准等）。C公司不要求建立部门受控文件清单。4.7.4受控文件清单的管理A受控文件清单，应按受控文件进行管理，包括审批、标识、发放、修改等。B每年12月，办公室、技术开发部必须对受控文件清单进行调整、重新发布。文件控制程序编号：CX-01第A版0次修改-5-4.8文件的使用管理4.8.1文件文本的控制为便于查对或复制，公司制订的每份文件均应保存一份母本（包括存档文本及其电子文档），保存部门：A管理类法规、文件、标准——办公室B技术类法规、文件、标准——技术开发部。4.8.2文件的现场管理A有关部门对接受的各类文件，一般应的存放处于工作现场（不宜贴在墙上），指定专人（如某一执行责任人）保管；B文件持有部门/人员应保持文件清晰，以便于识读，应防止污损；C除文件管理部门（办公室、技术部）外，任何部门/人员不得复制受控文件，需要时，应报请增发；D各部门文件领用人应保管好文件，且不得外借。4.9外来文件的控制4.9.1外来文件包括：国家、行业、地方发布的法规、标准等。4.9.2对收到的外来文件，由对归口管理部门评审其其适用性、有效性后，报文件管理部门备案，评审适用性、有效性是指确定下列内容（但不限于）：A文件要求是否为必须执行的；B文件是否为有效的（最新的不一定就是有效的）；如：合同中指定了产品验收抽样标准及其版本，即使有了新版本的标准，在供需双方未达成新的协议前，合同中规定的验收标准为有效版本，而不是新标准。C文件是否为昀新的；D文件内容是否明确，与其他文件有无矛盾；E文件内容的规定对本公司是否完全适用；F文件是直接执行，还是有选择执行或转化后执行；G与有关方面进一步沟通的必要性等。4.9.3外来文件在发放管理上按本公司文件发放规定办理。文件控制程序编号：CX-01第A版0次修改-6-4.9.4对不适宜直接使用的外来文件，归口管理部门应根据其原则要求转化为本公司的内部文件，并按规定的程序审批。4.9.5根据外来文件来，办公室、技术开发部应组织跟踪其昀新版本（如组织对外部法规、标准查新），以便于及时更新，确保现行使用的文本均为有效版本。4.10文件的定期评审4.10.1应针对下列情况，对所发布文件进行评审、更新：A管理体系的变更；B管理体系的改进；C市场及顾客要求的变化；D法规、标准要求的变化等。4.10.2文件评审的时机公司各类文件自发布之日起，办公室或技术开发部按下列时间要求评审、更新：A年度审查：每12个月内至少评审一次，以确定有无更新的必要，审查认可或更新后的文件通过最新的《受控文件清单》公布；B三年换版：未作任何更新的文件，每三年内必须至少强制换版一次。4.11文件的更改4.11.1更改权A任何部门/人员均有权对文件提出更改申请或要求，但未经授权不得改文件；B管理性文件，由办公室受理/审查更改要求或申请后，作出更改决定；C技术性文件，由技术开发部受理/审核更改要求或申请后，作出更改决定。4.11.2更改控制A办公室组织管理文件更改，指定的更改人拟定更改内容、填写《文件更申请单》；B按《设计与工艺文件管理规定》，技术开发部组织技术文件的更改；C更改后的文件应按规定审批，如提交原审批人审批；D更改后的文件应按规定发放，一般应按原发放范围发放；E发放更改后文件的同时，应收回原文件；文件控制程序编号：CX-01第A版0次修改-7-F办公室/技术开发部在《受控文件清单》上注明文件的最新修订状态。4.12文件收回4.12.1出现下列情况之一，办公室或技术开发部应收回相关文件：A文件被废止或替代；B文件被更改；C缩小文件的发放/使用范围；D破损的文件（在换发新文件之后）等。4.12.2收回文件的处理A除未破损的有效文件（如人员调离交还的文件），其他文件一律按下列要求作废：1）可允许文件归口部门保存一份作资料留用，其余销毁；2）留用的作废文件应由办公室或技术开发部盖“作废”章；3）归口部门应将作废文件放置在专门区域，确保防止误用。B未破损的有效文件，一律由办公室或技术开发部保管。5相关文件1）设计与工艺文件管理规定6相关表格/记录1）受控文件清单2）文件发放/收回记录表3）文件更改申请单7发文范围总经理管代副总总工经营副总质管部办公室开发部生产部供销部财务部客户服务部