某有限公司行政管理制度.答案

XX有限公司行政管理制度第一章总则第一条为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，使各项管理标准化、制度化、规范化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政管理包括公文管理、档案管理、保密制度、印鉴管理、办公及劳保用品管理、行为规范管理、人事管理、安全保卫管理、后勤保障管理、奖惩制度等内容，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。第三条本制度体现了本公司文化和经营理念的基本要求，公司所有职员应当熟知并遵守，适用海纳百川房地产有限公司全体员工。第二章会议管理制度第四条对公司的每周/每月定时或总经理临时通知的会议，办公室相关行政人员需提前组织好会议地点、会议时间及通知相关参会人员。第五条公司例会组织1、每周一上午9：30召开公司例会，会议由总经理主持，参加人为总经理助理、部门负责人，总经理外出由副总经理、总经理助理或行政助理主持会议。2、公司例会就上周工作做出总结，就下周工作做出安排；贯彻落实决议、决定；就有关问题做出协调安排。3、行政部负责会议记录，整理《会议纪要》，需要相关人员和公司总经理签字确认，《会议纪要》不经批准不得外传。4、各部门要把每次公司例会会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。5、行政部负责对会议内容的执行进行提醒与监督，对需要统一上交的文件进行统一回收工作。第六条日常工作会议日常工作会议由各部门根据需要安排，但不得与公司例会冲突，会议内容上报上级领导。第七条公司员工大会公司员工大会每两个月(或一个季度）至少一次，时间为两月中(季度中），以便于对之前工作的总结与以后工作的安排。会议具体内容由公司例会安排制定，行政办公室负责组织。第八条上级单位或外单位在公司召开的会议、业务会上级领导或外单位在我公司召开的相关会议或业务会等，一周内由行政事务办公室协同有关部门受理安排，做好工作。第九条会议纪律1、行政办公室在会议前做好有关准备，包括会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决定决议草案、落实会场、安排好座位，通知与会者。2、参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，大声喧哗，关掉手机等通讯设备。3、保守会议密秘，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。4、会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好记录，会议发言尽量简洁、有条理、有重点。5、与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。最后离开会场者负责关灯、锁门。6、因故不能参加会议的，必须亲自向行政办公室说明理由。第三章文件、印章和复印管理制度第十条文件管理1、本制度中所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。2、公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由行政事务办公室统一办理，行政事务办公室指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。3、各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档。4、公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。5、公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。第十一条印鉴管理1、公司印鉴由总经理办公室管理人员负责保管。2、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3、公司章的使用依照以下手续。1）填写公司印章申请单，写明申请原因，征得部门领导及行政事务办公室领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人。2）使用部门印章需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理、在认可后连同文件一并交印章管理人。3）印章管理人建立印章使用台帐，并由使用人签字。4、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。5、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。第十二条公文打印管理1、公司公文的打印工作由总经理办公室负责。2、各部室打印的公文或公司重要资料，需交办公室打印，并做详细登记。3、公司各部室所有打印公文、重要资料，必须交总经理办公室一份留底存档。第十三条传真、复印管理1、办公复印、传真的管理部门为行政办公室。2、复印、传真承办范围为行政管理文件、合同及各类相关资料，私人资料恕不接待。3、各部门在进行复印时，必须填写《打印、复印登记单》，登记复印纸张的规格和数量。4、各部门在进行传真文件或资料时，要填写《传真收、发文登记表》。5、行政办公室每月25日根据使用纸张的实际数量，按成本汇总后报财务处。第四章办公及劳保用品管理本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。第十四条办公用品的采购、发放1、每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；2、总经理办公室专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部门，由部室负责人签字领回；3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须填写《公司采购申请》经主管副总经理批准方可购买领用；4、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好手续。发放一定要由领取人员签字；7、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。第十五条劳保用品的采购、发放劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。第十六条办公用品管理1、行政事务办公室负责公司办公用品，办公设备，工装，低值易耗品等相关办公用品的采购，保管，维护与发放。2、公司各部门将所需办公用品于每月25日报至行政事务办公室。综合管理部根据实际用量和库存情况制定采购计划，经总经理批准后购置，购置之后记入备品保管账目。3、办公用品发放时间为每月1日，其它时间不予办理。4、备用办公用品设专人负责，所有办公用品，办公设备，低值易耗品等都需根据《入库单》严格检查品种，数量，质量，规格，单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。未办入库手续，财务一律不予报销。5、备品保要管保证材料清，账目清，数量清，摆放整齐，账单物一致，做到日清月结。6、办公用品出库需填写出库单，做好出库管理。在日清月结的条件下，月末对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。7、各部门应设立耐用办公用品档案卡，行政事务办公室定期检查，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。8、行政事务办公室负责收回公司离职人员的办公用品和物品。9、行政事务办公室建立公司固定资产总账，对每件物品需进行编号，每年进行一次统查。10、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品，适合以旧换新的用品要以旧换新，行政事务办公室有权对各部门的领用情况予以审核与监督。第五章档案管理第十七条集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司档案由行政事务办公室集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项项目中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。第十八条归档资料范围包括：1、公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同。2、公司会议记录、纪要、决定。3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结、上一年度的财务凭证、报表帐册。4、会议形成的领导讲话、文件。5、公司对外交流的文件、协议、宣传广告等。6、其它具有保存价值的文件、材料。7、公司营业执照、公司法人代码、税务登记证等重要文件。8、必要的科技文件、技术资料、方案。第十九条档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第二十条档案的借阅与索取：1、总经理、副总经理、总经理办公室人员，借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由行政主管批准方可摘录和复制。第二十一条档案的销毁1、任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司相关领导批准后方可销毁。3、经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第六章保密制度第二十二条公司机密涉及公司及员工的根本利益，全体员工都有保密义务，特别在对外交往和合作中要注意不能泄漏。第二十三条公司机密包括下列事项：1、公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策。2、公司合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。3、公司的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。4、公司技术开发资料及计算机内的所有资料。第二十四条严禁将公司任何文件进行抄录、复制、传递出公司(包括利用网络传输）。第二十五条因工作需要查看超出自身权限的文件或资料，必须得到行政办公室的批准。第二十六条属于公司机密产品研制过程中的原始载体，其保存和销毁必须由公司总经理委派不同工种的两人共同执行。第二十七条对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。第二十八条公司员工发现公司的机密已泄露，应立即报告公司上层领导并及时处理。第二十九条严禁和人交往中，泄露公司机密，严禁在公共场所讨论公司机密。第三十条违反上述规定要追究部门领导的责任，情节严重的，公司保留诉讼法律的权利。第七章人事管理制度第三十一条聘用1、招聘：各部门如因工作需要必须增加员工时，由部门主管向行政办公室提出书面申请，经总经理核准后，然后由行政办公室负责办理招聘事宜。任何部门无权聘用员工及临时工作人员，凡未经请示用人者，一经发现集团立即辞退并追究部门领导责任。2、应聘：（1）应聘人员应如实填写应聘登记表，并提交学历、简历、身份证、各类职称证书等应聘材料的原件及复印件。（2）行政办公室在收齐应聘者材料后，会同用人部门管理者对应聘者资格进行书面材料初审。（3）书面材料初审合格者通知面试或当场面试。3、面试：（1）面试一般由行政办公室与用人部门领导等人员进行，主管以上人员要由主管副总经理或总经理进行复试。（2）面试内容：a、审核应聘者是否具备专业素质及资格。b、对应聘者是否具备正式录用资格以及综合素质进行评审。（3）面试结果审核：面试结束后，由行政办公室对面试结果进行汇总，合格者将拟录用者的材料，并报主管副总或总经理批准。4、录用：（1）录用名单确定后，对面试不合格者，由行政办公室电话通知应聘者，并将其应聘表存入储备人员档案中。（2）公司聘用人员在面试通过后，除特殊情形核准免予试用外，应一律先经试用，员工试用期间以1个月至3个月为限，试用期间经考核不合格者，应无条件接受延长试用期或解雇，不得提出异议。5、转正：新员工试用期结束后，由本人提出申请，填写“员工转正申请表”，部门主管审核并签署意见后交行政办公室，待评定后，报总经理批准并签署意见。在转正评定中不合格员工，将延长试用期或被劝辞职。第三十二条离职离职包括辞职、辞退、内部调动三种。1、辞职，员工提出辞职，需提前15天向部门主管提出书面申请，待接交工作认可后，方可办理离职手续，部门经理级提出辞职应提前30天提出书面申请，未按规定提前申请的员工不予办理离职手续。2、辞退、经部门主管考核，认为确实无法胜任