会展项目管理系统方案

北京伟同鼎汇科技有限公司1会展项目管理系统方案北京伟同鼎汇科技有限公司2011-12-04北京伟同鼎汇科技有限公司2目录一、设计目标...........................................................................................................................3二、系统定位...........................................................................................................................3三、系统架构...........................................................................................................................4四、功能描述...........................................................................................................................4(一)、人员管理...................................................................................................................4(二)、项目管理...................................................................................................................5(三)、客户管理.................................................................................................................11(四)、厂商管理.................................................................................................................12(五)、财务管理.................................................................................................................12(六)、系统管理.................................................................................................................13(七)、系统流程图.............................................................................................................14北京伟同鼎汇科技有限公司3一、设计目标1、帮助管理者掌握各个项目成员的工作之间的情况关系，以及成员个体工作同项目整体执行情况的关系；2、使项目的高层管理者可以俯瞰全局、运筹帷幄；3、促成项目成员之间的沟通交流，降低因某项工作的变更而导致的混乱;4、对计划不当、难以落实的工作可以做出最快最优的决策和行动;5、保证项目主管以及其他人员了解项目实施的动态，特别是项目成本、工期进度和交付成果的有关情况。二、系统定位1、项目管理：以项目为基础的管理模式，按照项目的生命周期对项目进行有序有力的管理，让管理者能够掌控项目的各个环节，让参与者能够进行更好的沟通，降低项目风险，减少不必要的损耗；将项目的进展和全部过程有效的记录下来，使得项目的管理者能够尽快的发现问题，纠正问题，对项目运筹帷幄；2、人员管理：以项目为基础，实施岗位责任制度，所有参与项目人员能够明确分工，按照自己的岗位履行自己的岗位职责，提高工作效率；项目主管，业务主管能够对项目参与人员进行管理，降低因沟通原因而带来的成本和风险；3、财务管理：以项目为基础的财务审核和记账模式，能够让财务状况变得更清晰。北京伟同鼎汇科技有限公司4三、系统架构四、功能描述(一)、人员管理1、人员信息：记录人员的基本信息，包括人员姓名，联系方式，人员岗位，人员类别(项目人员，财务人员，管理人员(品牌总监)，行政人员)等基本信息，创建系统登录账户，包括登录名称，登录密码；该功能分为两块，管理员和行政人员可以初始化人员的基本信息和系统登录账户，个人可以在登录后修改自己的详细信息和联系方式；管理者(品牌总监)和财务人员可以对人员信息进行浏览；2、人员绩效：每个系统用户都可以查看自己的绩效考核情况，绩效考核仅针对项目，会包括项目奖金，项目评语和绩效得分情况；项目管理者(品牌总监)和财务人员可以针对项目对每个项目的参与者进行绩效考核；北京伟同鼎汇科技有限公司53、品牌经理：行政和管理人员(品牌总监)可以添加品牌经理，从系统人员信息中选择人员，创建品牌经理，填写品牌经理相关信息，将品牌客户信息关联到某品牌经理，那么该经理可以对该客户所有的项目进行管理，并且该经理可以针对品牌立项进行管理；(二)、项目管理1、立项：可以立项的人员包括——管理人员(品牌总监)，行政人员，品牌经理a)登记立项人，项目编号；b)填写立项需要的相关信息：i.项目基本信息：项目名称，项目联系人，对应品牌客户，项目管理者(品牌经理)，项目管理人联系方式，项目地址；ii.项目相关物业信息；iii.项目相关商场信息；iv.项目性质；v.项目基本数据：项目测量人员可以针对项目立项修改项目基本数据；c)选择项目的相关人员，分配人员的权限和使用功能；2、项目人员：立项后项目的管理者(品牌总监)可以对项目进行编辑，人员包括：a)项目经理(品牌经理)：i.行政人员或者管理者(品牌总监)立项，需要选定品牌经理为所立项目的项目经理(品牌经理)；ii.项目经理(品牌经理)立项，那么所立项目的项目经理(品牌经理)为本人；iii.项目经理可以对项目进行管理；北京伟同鼎汇科技有限公司6iv.项目经理(品牌经理)根据项目的需要进行调整，如果有需要，可以由多个人共同担当；v.参与的项目过程(立项，测量，设计，成本，报价，执行，结束)可以被授权，被选择授权后可以参与过程文档和信息的记录；默认项目经理拥有：立项，测量，设计，报价，执行，结束阶段权限；vi.给予不同的信息浏览/填写授权包括：测量数据填写，现场勘察，现场平面图，手绘平面图，客户特殊需求，设计效果图，会议记录(授权内类别会议记录)，客户反馈，项目成本，项目价格，项目报价，项目客户确认凭证，项目客户确认书，制作单，项目进度；b)执行经理：i.选择系统用户为项目的执行经理；ii.执行经理可以由多人担当；iii.参与的项目过程(立项，测量，设计，成本，报价，执行，结束)可以被授权，被选择授权后可以参与过程文档和信息的记录；默认执行经理拥有：测量，结束，阶段权限；iv.给予不同的信息浏览/填写授权，包括：测量数据填写，现场勘察，现场平面图，手绘平面图，客户特殊需求，设计效果图，会议记录(授权内类别会议记录)，维护记录；c)设计人员：i.选择系统用户为项目的设计人员；ii.设计人员可以多个；iii.参与的项目过程(立项，测量，设计，成本，报价，执行，结束)可以被授北京伟同鼎汇科技有限公司7权，被选择授权后可以参与过程文档和信息的记录；默认执行经理拥有：设计，阶段权限；iv.给予不同的信息浏览/填写授权，包括：测量数据填写，现场勘察，现场平面图，手绘平面图，客户特殊需求，设计效果图，会议记录(授权内类别会议记录)；d)工程经理：i.选择系统用户为项目的工程经理；ii.工程经理可以是多人；iii.参与的项目过程(立项，测量，设计，成本，报价，执行，结束)可以被授权，被选择授权后可以参与过程文档和信息的记录；默认执行经理拥有：成本，执行，结束，阶段权限；iv.给予不同的信息浏览/填写授权，包括：测量数据填写，现场勘察，现场平面图，手绘平面图，客户特殊需求，设计效果图，会议记录(授权内类别会议记录)；工厂报价，工厂议价，工厂合同，项目成本,项目客户确认凭证，制作单，项目材料，项目运输，项目验收(多次)，客户验收，客户意见反馈，增减项，巡店记录，项目总结，项目结算；3、项目进程：项目进程包括项目立项以后，所需要经历的不同阶段，在每一个阶段，都需要有不同的工作人员参与进来，提交相关的文档和信息，每一个阶段都包括阶段的完成标识；该阶段完成，项目将进入下一个阶段；当项目进程发生问题，项目经理(品牌经理)和管理人员(品牌总监)有权将项目状态回退到上一个阶段；项目经理(品牌经理)和管理人员(品牌总监)有权将项目“挂起”或者“关闭”，“挂起”和“关闭”需要填写相关原因；项目阶段划分，以及每个阶段需要填写的信息包括：北京伟同鼎汇科技有限公司8a)立项：i.填写立项信息；ii.组织安排项目人员，填写人员安排信息；iii.选定人员相关内容明确后，可以提交项目状态，项目状态将由“立项”转变为下一个阶段“测量”；b)测量：i.进入测量阶段，根据项目的人员安排，项目的“执行经理”将被系统提示开始工作；ii.“执行经理”需要提交的信息包括：测量数据，现场勘察，现场平面图，手绘平面图，客户特殊需求；iii.当执行经理完成测量阶段的工作后，需要提交项目工作状态，项目状态将会标识为“设计”，项目进入“设计”阶段；c)设计：i.进入“设计”阶段，设计人员可以浏览上一阶段体校的内容，根据测量结果和客户意见进行设计；ii.设计人员可以根据需求，进行不同效果的设计，并且可以根据不同的设计提交多个效果图，保存每个设计信息；iii.设计经反复讨确认后，设计人员将讨论选中的效果图设定为项目“主要设计图”，并且提交项目状态，项目将进入下一个“成本”阶段；d)成本：i.进入成本阶段，工程经理将被提示开始工作；ii.可以从系统中看到该项目的立项信息，测量信息，以及项目的设计信息北京伟同鼎汇科技有限公司9（“主要设计图”）；iii.经过项目经理(品牌经理)讨论和设计的讲解后，工程经理需要联系制作厂商，开展成本阶段的工作；iv.工程经理需要将所有联系的厂商记录在案，填写厂商信息，填写工厂报价；v.出现议价情况需填写工厂议价信息；vi.最终确定某厂商为项目制作单位，提交项目成本信息；vii.根据不同的厂商报价，工程经理可以提交多次成本报价，提交“成本报价”后，项目将进入下一个“报价”阶段；e)报价：i.进入报价阶段，项目经理(品牌经理)将会得到系统提示，提示项目阶段工作；ii.项目经理(品牌经理)和管理人员(品牌总监)参考项目的成本信息对项目价格进行评估，制定价格，管理人员(品牌总监)将选定“成本报价”作为项目报价参考；iii.项目经理(品牌经理)需要登记项目的评估结果，确定项目价格，并将所确定的价格作为“公司报价”报于客户；iv.将项目设计方案，效果图，报价交予客户后，如果存在议价，需要填议价记录，直至客户确认方案，确认价格后，修改“公司价格”，填写项目客户确认书，并且填写“制作单”，提交报价过程结束，项目将进入下一个阶段“执行”；v.如果客户对设计不满意，那么项目经理(品牌经理)或管理人员(品牌总监)有权将项目状态重置为“设计”，重置需要填写项目重置原因，并且修改北京伟同鼎汇科技有限公司10客户特殊需求，项目将从“设计”阶段从新开始；f)执行：i.进入执行阶段，相应的工作人员会得到阶段提示信心；ii.需要填写项目的制作内容，制作材料，制作工艺，特殊要