企业战略-信息技术外包：中小企业信息化之道

★★★文档资源★★★[摘要]信息技术外包模式能够整合企业外部信息技术资源，解决中小企业信息化的“瓶颈”，是我国中小企业信息化建设的一条有效途径。本文分析了中国中小企业信息化存在的主要问题，剖析了信息技术外包对中小企业信息化产生的积极作用，并对如何推进信息技术外包服务提出了建议。[关键词]中小企业；信息化；信息技术外包我国中小企业在信息化进程中，受到环境、人才、资金、员工意识等诸多因素的制约，从总体上看信息化水平低下，进程缓慢，效果不理想。导致这种结果的深层原因是中小企业在信息化建设中仍按照传统的信息化建设模式，即：企业建立信息部门，采购硬件设备搭建网络平台，配置应用软件，系统上线。这种模式一次性投资大，系统软硬件维护量大，需要配备信息化专门人才，而这与中小企业资金短缺、人才缺乏的现实状况又形成了强烈的反差。因此，为了提高中小企业信息化效率，降低风险，必须改变传统的信息化建设模式。信息技术外包模式能够整合企业外部信息技术资源，解决中小企业信息化的“瓶颈”，这无疑是我国中小企业信息化建设的一条有效途径。一、中小企业信息化面临的困境1．信息资源浪费，信息化效果不明显中小企业为了迅速改善经营状况，提高市场竞争力，投入了大量资金建设信息系统，但是，由于应用层次较低，较少涉及到核心业务；软件中的许多功能模块长期闲置，软件中内含的管理思想未得到贯彻，硬件设备未充分发挥作用，因此，难以达到资源优化配置、降低成本、提高管理决策水平的目的，在某些方面甚至增加了员工的工作负担。2．信息化人才短缺且流动性大企业信息化建设是一项复杂的系统工程，技术含量高，需要拥有一批具备丰富IT经验的高级人才，才能保证信息系统处于良好的运行状态。但就目前来说，中小企业提供的环境难以吸引或留住这些人才，因此，人才问题一直困扰着中小企业，成为中小企业信息化建设的“瓶颈”。3．经营模式变化快，信息化成为企业的“黑洞”中小企业最主要的优势是经营管理模式灵活多变，但经营管理模式的变化将引起业务处理的改变，业务处理的变化又会导致原来量身定制的系统不再适合新业务的要求。如果不修改系统，老系统就难以支持新的业务处理，原来的投入就会被闲置，就将回到手工处理状态。而如果修改系统以适应新业务要求，又需投入资金，且因业务处理不断变化，修改系统的投资变得没完没了，成为企业永远填不满的“黑洞”。4．资金短缺，筹资困难按照传统模式建设信息化需要一次性投入较多的资金，而中小企业本身资金较为缺乏，因此资金问题成为中小企业信息化建设的另一道“瓶颈”。除上述问题外，中小企业还存在员工观念陈旧、企业信息制度执行不力、信息基础设施薄弱、信息化建设与企业管理变革和制度创新不相适应等问题。要解决这些问题，必须寻找科学、有效的中小企业信息化建设策略。二、外包是中小企业信息化的有效途径1．信息技术外包及其特征信息技术外包是企业将全部或部分信息功能包给信息技术服务商，并支付费用，信息技术服务商提供资源和专业技能，交付相应的服务。该模式体现了资源整合的战略思想，是企业内外在功能、活动、过程和服务方面的优化配置。信息技术外包除具有各种职能外包的共同特点外，在许多方面有其独特性：(1)它是一种合同协议，企业与外包服务商之间是一种委托代理关系，在委托代理过程中，存在着商业机密、外包服务商道德等风险，管理外包关系，控制风险是该模式的难点。(2)外包服务内容广泛，层次与类型各异，服务方式灵活，能够满足众多中小企业对信息化的个性化需求。(3)企业与服务商是一种长期的战略合作伙伴关系，正常合同履行的时间比较长，短则3至5年，长则几十年。(4)信息化建设不仅涉及技术因素，还涉及到企业的人文环境、管理基础等因素，在外包服务过程中企业必须营造信息化环境，加快管理创新的步伐，才能凸显信息化的成效。2．信息技术外包服务的优势在传统模式中企业注重的是“自我拥有”，在外包模式中企业注重的是“外部借用”，从表1可以发现，两种模式在信息化的成本和有效管理等方面存在较大差异。选择信息技术外包服务的中小企业将取得明显的优势：(1)企业信息系统建设初期投资与持续投资大大减少，降低运营成本，解决资金困难，化解投入大量资金建造信息系统所引起的投资风险，(2)繁琐的系统日常运行管理与维护和系统升级等工作由专业服务商承担，企业可以专注自身的核心业务。(3)企业可以享受到最新的信息技术。(4)服务商可根据企业业务需要，配置调整信息系统，企业不受系统升级困扰，解决信息化的“黑洞”问题。(5)信息化项目实施周期短，见效快，能加快信息化建设的步伐。(6)企业无需根据信息系统规模设置相应的人员或部门，解决了困扰企业缺乏信息化人才的难题。(7)由于有专职的咨询、培训和方案论证，企业可避免走信息化弯路。三、推进信息技术外包服务的举措根据以上分析，信息技术外包服务对中小企业的确具有很大的****力，它可以解决中小企业信息化建设中面临的许多难题，对加快我国信息化建设的步伐起到积极的作用。虽然国外信息技术外包的理论和实践较为成熟，但国内信息技术外包尚属起步阶段，表现为“市场交易环境不完善，服务商实力不够，用户认知度不高”。为推进我国信息技术外包发展，进一步推动中小企业信息化进程，需要政府、服务商、中小企业协同努力。(一)营造环境1．建立鼓励和优惠政策。近几年来，我国各级政府对推进中小企业信息化非常重视，加大了宣传、推动和支持企业信息化的力度，每年从财政拨出专款资助企业开展信息化建设，但是效果并未达到预期的目的，甚至出现套取经费的现象。政府能否改变资助对象，以项目的形式，重点资助扶持一批具有发展前景的外包商，将资金用于外包服务商的软硬件建设及人才培养。同时，必须对服务商的建设目标与标准做出明确规定，明确服务责任及服务对象，对服务的绩效进行评价。对管理规范、服务到位、信誉高、企业反映良好的服务商给予低息或无息贷款，甚至实施减少税收的政策，加强对国内服务商的管理和支持，培育一批适合我国中小企业信息化建设的信息技术外包服务商。2．制定完善信息技术外包服务市场的法律、法规及行业标准。有关调查表明，众多中小企业难以下决心选择外包策略的重要原因是对信息安全及服务质量的担忧，信息安全关系到企业的生存，重要资料的泄露将会给企业带来灾难性的破坏，因此，有关法律、法规的建立健全对促进信息技术外包服务业发展，规范市场，推动中小企业信息化建设能起到保驾护航的作用。政府应在完善现有的《中华人民共和国信息系统安全保护条例》等法规基础上，在信息技术服务业的业务范围、收费、权利及责任等方面制订法律、法规，研究制定信息技术外包服务行业的运行标准，使得标准化的外包管理成为可能，规范行业行为，建立有序的服务市场，防止恶性竞争，解除中小企业选择外包的种种顾虑。3．从整个社会角度整合信息技术资源。目前，国内有一些行业的大型企业成立了信息部门，拥有先进的软硬件技术及一批高素质的信息化人才，信息资源丰富，实力强劲。他们靠行政手段承担所属子公司的信息系统管理与维护工作，其服务属于后勤性质。从整个社会角度看，信息资源未得到充分利用和开发，可以将这些部门转换身份，从原来企业中独立出来或与其他服务商进行整合，面向社会，面向市场，为原来企业提供服务的同时可为众多中小企业提供外包服务。(二)创造优质服务。随着国内众多中小企业对信息技术外包服务的认知度逐步提高，以及我国企业信息化建设的整体需求，可以预见，国内信息技术外包服务市场的前景将非常广阔，国外许多服务商已盯上这块诱人的“蛋糕”，我国服务商必须充分发挥本土化优势，打造服务品牌，以取得竞争优势。1．研究信息化市场需求，明确自身发展定位。企业信息化是技术性强，与企业生产类型及管理方式密切相关的复杂的系统工程，对于资源有限的服务商来说，不可能对各种类型的行业都提供全面优质服务，因此，服务商要构筑自身的核心能力，必须研究信息化需求市场，细分市场，根据自身优势，选择“行业应用”或“某些类型业务应用”的发展思路，注重某行业或某类业务可以快速积累经验，在行业内创造成功实施的案例，树立某领域内的品牌，锁定客户，办出特色，杜绝搞小而全。2．树立“长期合作，簿利多销”的合作理念。虽然企业信息化是一个长期的过程，但企业与服务商的合作可能呈现动态特性，企业对服务商的服务质量不满意或服务费用过高可能另投其他服务商。外包服务商应注重长期客户关系的培育，提高客户的忠诚度，追求长期客户价值理念。不能一心想着如何从用户那里多收取技术服务费，盘算着如何控制用户以保证用户不会跑掉。只有以强大的技术体系和品牌优势为支撑，提供优质服务，让用户觉得用得好，用得省钱，才是稳住用户的上策。此外，国内大多数中小企业资金缺乏，不可能投入太多资金用于信息化建设，尤其在外包市场起步阶段，企业不会冒险投入太多的资金。因此，服务商必须采取“簿利多销”的策略来吸引更多的中小企业选择信息技术外包方式开展企业信息化建设。3．加强信息技术外包服务相关技术研究，创建适合我国国情的信息技术外包新模式。我国信息技术外包服务起步较晚，虽然近几年增长速度较快，但整个市场尚未建立，成功的案例与经验较欠缺，有待于进一步完善。面对我国中小企业群体对信息技术服务“拉动需求”，必须研究创建适合中小企业信息化“投资少、见效快、风险小、灵活性大”特点的商业服务模式。借助高等院校和科研院所的技术优势，应用先进的信息技术和现代化管理技术，坚持技术创新与管理创新相结合，研究建立适合我国中小企业业务操作模式和管理模式应用服务技术平台，并在实践中不断应用与发展。4．建立约束机制，强化技术服务人员的职业道德素养。信息技术服务是知识密集型行业，技术服务人员必须熟悉企业管理与信息技术，具有丰富的实践经验，具备良好的职业道德。由于外包服务过程中，可能涉及到企业的信息秘密，一旦泄密，服务商将承担法律责任。因此，技术服务人员的职业道德素养显得非常重要，服务商必须采取有效措施提高他们的敬业精神和品格，对于新招聘的员工，必须签订工作安全保密协议，定期进行专业的技能培养和职业道德教育。根据信息保密程度，建立人员权****度，防止闲杂人员访问和接触机密数据。(三)勇于实践。我国信息技术外包市场初见端倪，竞争格局逐渐形成，近几年市场交易呈快速增长态势。据有关调查资料，到2008年，我国信息技术外包规模将达到约150亿人民币。这必将给我国中小企业带来机遇和挑战，从节约成本、快速反应市场、分散风险的角度看，外包是许多中小企业迟早要面临的问题，我国中小企业必须根据自身实际情况，勇于实践，从中获取竞争优势。1．从企业战略发展角度审视信息技术外包。美国学者比恩认为，竞争是工业化社会的价值观，而知识经济时代的价值观是合作，整合成为现代企业运营和发展的主流方向，也是获取最大利润空间的一种战略能力。中小企业在信息化过程中必须进行多种资源、多种渠道、多种手段的整合，不仅降低企业在信息系统运营维护方面的日常开支、降低投入成本，同时，企业将更多的精力和资源投入自己擅长的核心业务，将辅助性的业务、非核心业务交由外部承担，以培育企业核心竞争力。因此，选择信息技术外包服务是中小企业实施长期发展战略的需要。2．牢记在外包管理过程中企业的主导地位。“三分技术、七分管理、十二分数据”是企业信息化的成功之道，这是不争的事实，外包服务商主要是在技术资源方面为企业提供有力支持，而企业员工的观念、业务流程、组织结构变革及信息源的组织与开发、信息制度的执行等方面是外包服务商力所不能及的，而这洽洽是信息化成功的重要因素，因此，企业不要误认为选择了外包就可以卸包。外包只是将企业IT的部分或全部控制工作交给一个外部组织，为企业快速实现信息化提供了技术基础，企业可以从基础设施的日常管理维护、系统运营中解脱出来，将更多的精力用于信息技术环境下组织的管理创新和制度创新方面，狠抓基础管理规范化工作。因此，应牢牢记住信息化建设的规律：“信息化程度越高，企业越注重规范化运作，流程越有效”。