3.第二章-常规办公室工作-第二节-印章与介绍信的管理

第二章常规办公室工作第二节印章和介绍信管理案例红光公司的员工张某找到健雄公司经理助理王某，告知王某，他有一笔好买卖，但他是个人身份，不如公司签合同方便，想借用健雄公司的名义，让王某给他出具一份健雄公司的业务介绍信，等合同签完后就还给健雄公司，并给王某一万元报酬。王某应允后，张某利用从健雄公司借用的业务介绍信，以健雄公司业务经理的身份和健雄公司的名义与大安公司签订了一份钢材购销合同，骗取了大安公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给健雄公司造成了信誉和财产上的损失。第二节印章和介绍信管理一、印章的管理(一)印章概述1．印章的效用和地位(1)标志作用。(2)权威作用。(3)证明作用。(4)凭信作用。2．印章的式样质料、形状、印文、图案、尺寸等组成3．印章的种类(1)正式印章(2)专用印章(3)缩印(4)钢印(5)领导人手章(6)个人名章(7)校对章(8)戳记第二节印章和介绍信管理印章的管理1.印章的效用和地位标志作用权威作用证明作用凭信作用第二节印章和介绍信管理由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成2.印章的样式第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理1．印章的刻制(二)印章的管理使用2．印章的颁发3．印章的启用4．印章的保管5．用印的原则和要求6．印章的停用7．印章的存档和销毁第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理第二节印章和介绍信管理二、介绍信的管理介绍信的作用介绍信的种类(一)介绍信的基本知识第二节印章和介绍信管理eSolution(二)介绍信的管理使用1．介绍信的填写要求2．介绍信的印制和保管3．介绍信的开具4．介绍信的使用第二节印章和介绍信管理练习一某单位要刻制一枚新公章，秘书小王通过熟人私下刻制了一枚新公章。短时期内，新老公章混用。请说出小王在刻制和启用新公章方面的错误。练习二秘书小张的知心朋友小李，自称要盖两个单位公章，小张随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。请说出小张在公章使用方面的错误。练习三秘书小张的知心朋友小李，自称要一张介绍信，小张二话不说，撕了一张统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请说出小张在介绍信使用方面的错误。练习四11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？练习五某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地。这种做法正确吗？练习六上锁在要害部门工作难，首先就难在嘴巴上。作为厂长办公室的秘书，我是深深地感受到在这个位置上的一些难处。在厂办公室工作，总会有这样那样的电话打过来问这问那，我是从基层调上来的，以前的很多同事在给厂办公室打电话的时候，总希望从我这里知道点什么消息，弄得我回答也不是，不回答也不是，唉，一个字，难!尤其是我这个人，头脑简单，还把心直口快当做自己的性格优点，嘴巴上说的就是心里想的，而且还是想到什么说什么，从不让它憋着闷着放在心里头。只不过因为能写写画画，才调到了厂长办公室来工作。到厂长办公室不到两周，办公室主任老方就把我叫到了一边。他对我说：“小李呀小李，你的嘴巴要上锁才行啊!”“上锁?要是上锁了以后用啥吃东西呢?”我还没有明白老方说的是什么意思，还以为他在开玩笑呢。“就是说，要管住自己的嘴巴!不该说的不说，不该问的不问，要注意保密。”老方耐心地说。“我说错什么了吗?”我这才意识到老方是在给我提意见，我有点紧张了。“错倒没有什么大错。要注意，出大错就不得了了，小错也要尽量少犯。比如有人问你厂领导在开什么会，你说在研究调资方案。结果方案还没有出台，说情的、拉关系的、问消息的无孔不入，弄得领导日夜不安……”练习六上锁我终于知道了是怎么回事，吓得捂住了嘴巴。原来是那天我一哥们给厂办公室打电话，我随口回答的几句话闹出了麻烦。看来当个秘书虽然官不上品，可还真的很不简单呢!我只有按照老方说的，嘴巴上锁了。于是，每当遇到类似的情况，别人打电话来问的一些话，我总是一问三不知。没有几天，人们就议论起来了，说什么“小李进机关就摆起架子了”，什么“小李还没有当上官就打起了官腔了”，“好不容易给厂办打个电话，他还什么都说不知道，真是忘本啊……”老方又找到我，要我注意影响，不要脱离群众。“这就难了，”我说，“不是您让我嘴巴上面要上锁，注意保密的吗?”“上锁也不是永远不打开啊。”老方笑着说，“你家里不也是有人就开门，无人就上锁的吗?该保密的就要保密，不该保密的就不能保密，更不能把自己与群众隔离起来。”“您说得容易，做起来就难了。”老方是我爸爸的老同学，我爸爸托付过他，所以对他说话我还是那么竹筒倒豆子。“怎么难法?”老方笑着说。“不难?那我们试试。”我一时兴起，想考考这位上司兼长辈。“怎么试法?”老方说。练习六上锁“我问您答。”我说。“好，那你就问吧!”他拉着我坐下。“方叔，昨天厂办公会讨论的是什么?”我装出亲热的口吻问。“大概是讨论厂里的改革措施吧。”他说。“听说是关于医疗费改革问题?’’“讨论的问题很多，具体情况我记不大清楚。”“您是办公室主任，不是参加办公会了吗?怎么会记不大清楚呢?”我紧逼一步问。“这种政策性的大事儿，只能以红头文件为准，公布了才生效。在公布之前．只怕参加会议的人也难以说准。先说出来也有些不妥。你说对吧?”不知怎么的，我竟然顺着老方的思路，说了个“对”字。老方指着我的鼻尖，哈哈笑了起来，我也跟着笑了。一天，老方正在和我忙着装订文件。电话铃响了，原来是我爸爸。他在电话里问道：“小子，在忙啥呢?”“装订文件。”我说。“是不是调整班子的任免“下午就发文，发下去后您不就知道啦!公布前，一是我不能违犯纪律，二是也许还有变动哩!老爸，您说对吗?”练习六上锁我爸爸高兴地说：“小子!你把你方叔的一套学到手了。看来你这脑袋瓜儿还开了点窍。”他笑着挂掉了电话。我跟老方讲了这个事情，老方对我说：“你爸爸在考你哩。你算是考了个及格。现在对你爸爸能注意保密，将来娶了媳妇，对组织的重要机密也要上锁。”“要是我娶的媳妇比我官大，是我的上级，比我了解的机密多呢?”我调皮地问。“那她也得对你锁住该保守的机密。”老方说。有一次，我正在为厂长清理文件，方主任也和厂长一起整理办公室。这时厂长打通了一个电话，说道：“帮我找一下王书记。”片刻之后又听到厂长对着电话说：“老伙计，有件重要的事情我得找你商量商量。”老方马上放下手中的活，轻声地对厂长说了句：“我去去就来。”转身就走，可是走不多远他又转过头来喊我：“小李，你过来一下!”我只得跟着他走了出来。“啥事情?”我问。“领导商量重要事情，你站在旁边当啥听众?”他指着我的鼻尖说道。我心里虽然明白了这是为了回避，但是嘴里还是不服地说：“这衙门不大，规矩可不小。让我嘴巴上锁，难道耳朵、眼睛也要上锁?”“没规矩就会乱套。注意保密是工作的需要，对领导的工作和自己也有好处啊!”老方语重心长地说。从此，我把“上锁”记在心上。久而久之，慢慢体会到了“上锁”保密的必要性和重要性。