公司技术资料管理规定

公司技术资料管理规定第一条目的为加强和规范公司的技术资料管理工作，保护公司的知识产权，保证各种技术资料的有效性和完整性，防止生产用技术资料丢失或外流，做好技术保密工作，根据国家有关档案管理、保密工作的规定，结合公司实际，特制定本规定。第二条适用范围本办法适用于公司所属各单位所有生产用各类技术资料的管理，包括生产制造、产品研发等具有归档保存价值的文档、图纸、图片等资料。主要涵盖：产品加工、装配图纸；产品原理图、印刷版图、各种程序文件；零部件清单（含规格型号）；组装工艺规程；检验指导书、各种产品的技术标准等内容。第三条管理职责技术部负责公司各类技术资料的归档和管理，并对各部门单位技术资料的使用管理进行监督检查。各部门分别负责各自管辖范围内技术资料的管理。第四条管理内容1．技术资料的确认为保证技术资料的有效性和严肃性，避免在使用中产生混乱现象，公司内使用的各种技术资料（如图纸、操作规程、产品标准等），先由相关单位起草编制经技术部审核确认后有效。由技术部加盖受控印章，作为生产单位生产加工用的唯一底图（或标准），再下发给相关单位执行，没有经过技术部确认的技术资料一律视为无效文件，相关单位不得使用。因产品升级换代或其他原因要求修订现用的技术资料时，相关单位应向技术部提出申请，经技术部同意后由提出单位组织相关单位进行修订，技术部审核确认后加盖受控印章，再下发给相关单位执行，同时收回已作废的资料，视情况进行归档或销毁处理。对于科研项目涉及的技术资料，在进行样品加工前，应经过技术部审核及登记备案后方可进行加工。在项目完成后，应将全套技术资料上交技术部存档。2．归档技术资料要求归档的资料应为符合各单位生产实际的最新有效文件，资料应有编制人（设计人）及审核（或审批）的签字确认；图纸类文件必须要有编码、编号，图纸的编码、编号要符合公司标准规定，不能随意编写；送外加工的图纸一律不得用汉字标明部件名称、用途等，而应用编码和编号表示；每个项目的资料要齐全，不得有遗漏现象。资料必须是最新定稿后的正式文件或原稿文件、装订好的原始记录。资料应归档原件，不存复印件；文字、图纸同存时，内容应保持一致。归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。对声像、照片等资料，归档时要有保护套、包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。3．归档时间科研项目资料在项目完工后一个月内归档，常规在产产品如有变更设计或工艺改进，应在产品定型后将变更部分的技术资料在两个月内归档，其余各类具有保存价值的技术资料应及时归档。凡对公司有保存价值的各种技术资料，各单位有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失给公司利益造成损害的，有关单位及个人须承担责任。4．归档程序技术资料在归档前由上交单位预先整理好每个项目的全套资料，随附好资料清单。归档时填写《资料归档记录》（见附表一），经技术部和上交单位双方当面清点并签字确认。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类技术资料，技术部有权要求上交单位修改直至达到要求后再办理归档手续。5．技术资料的使用技术部为存档底图（或标准等）的归口管理部门，生产单位使用图纸时，可向技术部提出申请，经同意后，可复制底图并由技术部加盖受控印章做为生产加工图纸，并填写《资料发放、回收记录》（见附表二），图纸使用完后的1天内，归还至技术部。技术资料的借查阅，必须严格遵守资料借查阅制度，履行借查阅手续。因工作需要，公司内部需借查阅公司归档的技术资料时，经技术部同意方可使用，并填写《借查阅记录》。外单位因工作需要查阅资料，应向技术部提出申请，经主管领导同意方可查阅，存档的图纸一律不予借出。生产单位有外协委托加工产品时，在向加工方提交图纸等技术资料时，应视技术的保密程度与对方签定技术保密协议，以防止公司技术泄露，加工完成后，应及时将发放出去的资料回收，并妥善保管。各单位在图纸使用过程中，要妥善保管好图纸，严禁发生因保管、使用不当而导致图纸损坏或丢失等现象，如发现图纸损坏，应及时向技术部提出申请以补充新图，同时，应将损坏的图纸交还技术部予以销毁。归档的技术资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门拟定保密级别和限制查阅使用范围，未经许可，任何单位或个人都不得将公司有保密要求的技术资料以任何方式泄露给第三方。6．技术资料的处置因产品更新换代或技术资料换版时，原有的技术资料如有保存价值，应加盖“作废留用”印章，并做好记录予以隔离存放，若无保存价值，编写《文件销毁清册》，经主管领导审批，由技术部予以销毁，防止发生误用。7．技术资料的管理资料保管设专门的加锁文件柜保存，内置文件盒，盒内分册，册内分页，统一进行编号。造册要求：建立资料文件索引，并相应建立柜、盒、册的目录。柜、盒、册要有明显的标识。对文件资料的保管应注意防潮、防霉、防蛀、防火等。所有资料力求管理规范、归类准确、保存完整。技术部设一名档案管理员，以做到技术资料管理责任到人，其主要职责为：负责本单位生产过程中的图纸等技术资料的管理；负责本单位图纸等使用后的收集、整理；负责本单位图纸等使用的借出与返还，并对本单位图纸管理等进行监督检查；用图人应爱护图纸，防止其丢失和损坏。技术部应关注国家相关制度或行业标准的变化，并采取相应措施，及时更新规范好公司的技术资料，定期监督检查各单位技术资料的使用及管理情况，杜绝因管理不善而造成技术资料损坏或造成技术泄密。第五条奖罚细则1．严禁以各种手段或方式（如利用现代化载体或网络）传递具有保密价值的技术信息。如发现技术资料丢失或泄密的，视以下不同情况予以处罚：丢失或泄露零件图纸等保密资料，发现一次罚责任者500元/张；丢失或泄露部件图纸等保密资料，发现一次罚责任者1000元/张；丢失或泄露成套图纸等保密资料，发现一次罚责任者3000元/套；情节更为严重的公司保留刑事诉讼及其他行政处罚的权利。2.任何部门和个人都必须使用受控文件(受控章和日期章须为红色)。如在生产部中发现非正规图纸，将给予档案管理员10元/份图纸的罚款。3.对于未按时交回技术资料的部门或个人，给予该部门或个人10元/份图纸的罚款。4．除追究责任者外，还将追究责任部门领导的责任；5．公司全体员工都有责任、有义务履行和监督技术资料保密工作，对检举在图纸等资料使用管理方面存在问题的人员，公司将为其保密，经调查属实的将给予奖励。第六条附则1．本规定由技术部负责解释。2．本规定自发文之日起试行。