企业合同管理全生命周期管理PPT模板

企业合同全生命周期管理1.1机构职责横向承办部门：负责合同起草、修改、送审、签约相关部门：负责依据部门职责和专业分工对合同进行专业审核，具体包括需求部门、计划部门和专业职能部门财务部门：负责审核财务条款，进行预算和付款管理法律部门：负责归口管理合同工作，审核合同条款，对合同进行统计分析纵向基层管理人员：负责依据本部门职责审核合同具体事项部门领导：对基层管理人员的审核意见进行核实确认，并对项目总体可行性、明显重大的程序性问题及重要条款遗漏问题进行审核把关公司领导：从全局角度审核是否存在重大明显的程序性问题，对合同签订进行最后的决策把关在合同管理职责分工方面，需要通过制度明确横向各部门的合同管理职责，以及纵向不同层级人员的合同审核重点，确保各部门及各层级人员管理职责清晰，无交叉和遗漏1.1机构职责法律事务部为公司合同归口管理部门，制定和完善公司合同管理相关制度和流程，参与重大合同可行性研究、招投标、商务谈判，并致力于推动合同全过程管理，建立和完善合同履行监控机制，提出合同管理信息化需求，推进公司合同管理电子化，真正形成了合同闭环管理。①③②⑤④可行性研究立项审批招标投标合同起草合同审批合同签订⑨⑦合同履行⑥合同签订⑧合同归档统计通报1.2制度流程管理概述结合企业生产经营实际，制定体系化的制度体系，确保各项合同管理工作有章可依。1个基础性制度2个特殊类合同制度14个专项制度123基础性制度：《合同管理办法》特殊类合同制度：《客户协议管理办法》、《“框架协议加订单”管理办法》专项制度：《合同起草资格认证管理办法》、《合同主体资质审查标准》、《合同示范文本管理办法》、《合同审核规范》、《合同法律审核通用规范》、《合同法律审核分类规范（7个）》、《合同签约授权管理办法》、《合同用章管理办法》1.2制度流程管理概述我们的管理模式：根据合同性质、金额、文本类型设置不同的合同订立流程，以常规流程为主，批量审批、合同预审和绿色通道等特殊流程为辅的管理模式。常规流程（串行审批流程）合同金额（针对金额合同）：50万以下的，各部门审批后，由承办部门总经理审批；50万以上（含50万）的，各部门审批后，由公司主管领导审批合同性质（针对非金额合同）：代理协议、SP合作类协议、大众和集团客户类合同等业务类合同，各部门审批后，由承办部门总经理审批；框架合作协议、战略合作协议以及总价不确定的业务合同，各部门审批后，由公司主管领导审批1.2制度流程管理概述批量审批、合同预审、绿色通道等特殊流程是辅助性流程，从而形成多元化的合同订立流程，兼顾效率和规范管理的要求，提升合同订立严谨性。对于合同文本内容完全相同仅对方当事人不同的多份合同进行合并审批批量审批对于内容疑难或复杂的非模板合同，业务部门可在正式会签前提交法律部门进行预先审查合同预审绿色通道对于文本质量较高的部分示范文本起草的合同，经承办部门总经理审批后，由相关部门、财务部门、法律部门进行并行审批1.3合同全过程管理合同管理是从合同准备、合同起草、合同审批、合同签订到合同履行和合同归档的一个全过程。法律部门可以通过制度建设、流程优化、培训考核等多种方式规范管理。合同履行归档合同管理合同准备合同起草合同审批合同用印全过程管理通过资质审查实现合同的事前管理通过会签流程实现合同的事中管理通过履行监控实现合同的事后管理1.3.1合同准备制定供应商资质的审核规范，建立供应商资质库，通过严格的采购管理选择合格的供应商，是控制合同风险的重要环节。实体方面程序方面我们的具体做法：制定下发《合同主体资质审查标准》，具体分为通用标准和分类标准两部分，不仅对各部门在供应商资质审查方面的管理职责做了明确划分，而且有针对性地规定了各类合同主体应当具备的通用资质和特殊资质，确保合同对方当事人在实体方面满足履行合同的资格条件。制定《采购实施办法》，对通过每种采购方式确定合作伙伴的程序进行了细化和界定，并在招投标过程中严格执行资格预审，不具备资质条件的先行淘汰；在供应商管理系统中设置了资信分级标记功能，通过标注黑名单或灰名单，禁止或提醒经办人选择此供应商签署合同，确保选择合同对方当事人的程序合法合规。1.3.2合同起草合同示范文本种类数量采购类合同42施工类合同59市场业务合作类合同18市场宣传类合同22代维类合同24房地产类合同11客户格式合同1其他合作类合同19其他类合同16铁通合作建网类合同12总计224示范文本是就企业经常签署的合同类型，根据长期的合同履行的实践，经过归纳总结，制作出来的合同常用文本，质量较高的示范文本可以直接用来起草合同，弥补了业务人员法律知识欠缺的不足，对提高文本质量，提高审核效率具有重要意义。下发《合同示范文本管理办法》，对示范文本的起草、审查、发布、使用、修订及废止做出了明确规定信息化保障管理模式制度建设对合同示范文本库的完善坚持“集中清理更新+日常滚动维护”原则，定期于每年的第一、第三季度对合同示范文本库进行集中更新和清理；同时通过日常合同审查工作及业务部门要求对合同范本库进行实时滚动修订和维护开发上线“合同示范文本上传会签”流程，要求所有相关职能部门和承办部门都参与会签，确保示范文本的质量能够满足公司各方面的管理要求推进合同管理规范化和体系化我们的做法：经过大量的实践和持续的调整完善，使示范文本管理贴近公司的经营活动，合同文本的质量不断提升，示范文本适用率达到90%以上1.3.2合同起草测评……………培训认证复核开展合同审查指引宣贯活动，所有合同经办人员必须参加培训所有参训人员进行现场考试，法律事务部在考试前专门制作相关复习资料，供大家学习和参考考试合格的员工颁发合格证书，建立持证上岗制度，系统自动限制未取得合同审查指引合格证书人员起草合同针对已取得合格证书的员工开展合同起草资格复核在线测评，不合格者将被取消合同起草资格，须重新参加培训和考试为加强合同规范化管理，提高合同起草质量，制定并下发《合同起草资格认证管理办法》，建立培训、考核、复评机制，持证上岗，实现经办人起草资格闭环管理，因起草不规范导致合同被多次退回的现象逐步减少，显著提高了合同起草质量和审批效率。1.3.3合同审批合同审核是日常合同管理工作中最为重要的一项内容，其目的旨在通过业务部门及职能部门的专业审核，对合同前置的审批流程及约定的条款内容进行全面把关，防范合同风险。为进一步提高合同审核的标准化、精细化水平。制定合同管理办法和合同审查规范明确合同法律审核的管理机构及职责，细化合同法律审核的要点，为公司法律管理人员（包括合同管理员、外聘律师等）日常审查合同提供统一、规范的标准、依据和指引。为广大员工起草合同提供参考和指导。合同审核的要点往往也是合同起草应重点关注的事项，因此从某种意义上来讲，合同审核规范其本质也是合同起草的指南。对各部门及各层级人员的审查职责进行细化，并通过信息化手段确保合同审查要点没有遗漏严格执行合同审查时限，超过时限会触发越级提醒。1.3.4合同签订为规范公司对外签订合同的授权行为，进一步加强合同签约的科学化管理，制定《合同签约授权管理办法》，对签约权限和授权方式做了明确规定。签约权限授权方式0500万5000万50万承办部门总经理承办部门总经理承办部门副总经理主管副总经理法定代表人建立了由承办部门副总经理、承办部门总经理、公司主管副总经理、公司法定代表人组成的四层级的合同签约授权体系，杜绝了以往审计中发现的普通经办人员签署合同导致签约权限过于分散的现象法定代表人对公司主管副总经理的授权。长期授权期限不得超过被授权人的职务聘任期限法定代表人对各部门总经理和副总经理的授权，每年度签发一次特殊情况下，所有承办部门负责人确实不能签约时，由承办部门负责人对本部门正式录用员工的授权一次性授权我们的做法：1.3.4合同签订2013.52013.6电子印章系统具有自动统计盖章次数功能，盖章的合同数量与计划保持一致，如因工作情况需要追加合同份数，需履行合同份数追加流程，经起草人部门领导和法律事务部用章管理员的同意。电子印章系统具备加密功能，加盖印章后的word文档不可被编辑修改。一旦被修改，印章将会被做作废处理只有持有U-KEY的用户方可看到电子印章，且进行了U-KEY与具体用户信息的匹配工作。而U-KEY用户一旦发现利用UKEY进行违规操作，系统将作记录防流失防复制防篡改制定发布《合同用章管理办法》，启用电子印章。实现了即时打印合同，即时盖章，合同管理效率显著提高，管理成本极大降低。1.3.5合同履行相关系统的信息化建设：是基础“全面覆盖、重点管控、抓大放小”，分阶段逐步推进、先易后难、先粗后细是原则建立合同管理系统与相关管理系统的关联，实现系统间“数据一点录入、全程共享”把控各类合同履行过程中的关键节点，实现对合同全生命周期的动态管控是目标是方法思路合同履行监控是个复杂的系统工程，只有通过信息化方式开展才能实现实时、客观、准确、完备。要本着循序渐进的原则，经过不断完善，才能建立合同履行监控机制。1.3.5合同履行为有效控制履约风险，确保履行监控数据实时、客观、准确、完备，通过合同管理系统与采购、预算、报账等系统的信息关联，实现了系统间数据的“一点录入、全程共享”，为履行监控机制的有效建立提供了技术手段。合同管理系统与供应商系统对接确保合同审核人员实时掌握供应商资信情况，并可在审核合同时对供应商资质进行再次确认，实现了对合同的事前风险控制与采购仓储系统对接货物到达仓库后，仓储管理系统生成到货单，将到货单和到货时间同步到合同管理系统与预算系统对接部门预算管理员在每年年初进行全年预算的报送，在起草合同时需根据年初编写的预算科目信息填写合同占用预算情况，与预算管理系统进行对接与报账系统对接报账管理系统在报账环节调取合同管理系统中预先填写的付款计划，核对付款阶段及付款金额；实际付款后，付款情况同步到合同系统我们的做法：1.3.5合同履行补充协议、变更协议和终止协议的管理流程与原合同的流程建立关联，使审查人可以先看到原合同的内容，再审查补充、变更、终止协议。对于临近履行期满的合同，系统自动向合同经办人发送提醒短信和邮件，督促经办人关注合同履行期限，提前安排谈判、续签等工作。我们的做法：在合同管理实践中，由于情势变更导致需要对已经生效的合同进行补充、变更或终止处理的情况非常多见。为此，公司在合同管理系统建设之初，就通过信息化方式规范了合同补充、变更、终止流程。谢谢