建筑工程结算资料管理

结算资料的管理各位领导、同仁下午好：这里要谈的资料主要是跟结算审计有关的资料，想跟大家共同探讨怎样通过有效的管理，使现场资料更具有效性、及时性、连贯性、完整性等，往往我们决算送审难、审计难等原因，归根结底大部分都是因为资料没到位，分以下4方面探讨一下：1、资料的重要性：2、资料管理的责任人及相互关系3、怎样管理好资料：4、做资料的一些技巧：一、资料的重要性：我想把工地上出现跟结算审计有关的资罗列出来，并简单分析会出现的原因：序号结算资料出现的情况1招标文件现场没有或找不到盖章的2投标答疑及询标纪要现场没有或找不到盖章的3投标文件（技术及商务）现场没有或找不到盖章的4施工图纸或投标图纸没有留存或没有盖章的5施工合同没有提炼或集体学习、分析6补充协议想不到增签7图纸会审纪录单没有整理或没有盖章8设计变更单没有主动办理9技术核定单不全面或界限不明10隐蔽报验单不全面或针对性不强11工程签证单局部签不下或无效12甲方发联系单存档不全13乙方发联系单存档不全14会议纪要没有办理或没有盖章15竣工图纸滞后或不相符（现场或报价）16工程隐蔽照片没有针对性17开、竣工报告滞后办理18甲供材核对清单没有核对或滞后19涉及工期的计划表、节点交接验收单没有关注20奖励或罚款资料罚款的没有21文明施工核定单没有办理22计价手册没有办理23完工保本点滞后二、资料管理的责任人及相互关系，我认为有效的管理是一个团队分工与协作的结果。第一责任人：项目经理第二责任人：预算员第三责任人：施工员、质量员、深化设计（1）项目部所有发出去的文件经预算员审核再后提交项目经理审批；（2）所有业主、监理发文给项目经理同时要抄送一分给预算员；（3）特别强调竣工图要由质量员完成，或以质量员为主；施工员（签证）质量员（联系单、隐蔽、竣工图）深化设计（深化图纸）反馈指导预算员（二算、策划）分析督促项目经理（材料签价）提交、催收业主、监理发文三、怎样管理好资料：资料的管理看视在整个工程中无关痛痒，往往我们项目经理并没有足够重视这块内容，再加上有些预算员没有足够的经验和预测能力，导至出现随着工程的推进走一步算一步的局面，到了最后审计阶段，就是我们经常碰到的不断在补资料；其实它同质量、进度一样也需要策划并一步步调整、推进、落实、总结。1、前期制定好方向：在前期就要定好哪些资料要报批？怎样报批？例如包死项目，那么隐蔽就能不报就不要报，省得报了反尔适得其反，除非是想将来要调单价的工艺才能报；还有我们讲到的材料报验。2、制定好流程：首先要同所有人交底，资料在内部流转时要由预算员、项目经理把关后才能报业主、监理，有多少项目部一进场就会制定？3、控制好时间节点：哪些资料什么候时报？这里面也有学问的，特别是隐蔽？还有最重要的是竣工前梳理一遍，也就是80阶段，以免漏报；这就需有预测性。所有资料中最花时间的是竣工图，竣工前肯定要有时间计划，以免工程完工人都拆走了再拼凑人过来补，还有特别是抢工工程，搞到最什么都没签回来，理由是抢工没时间找甲方，其是这还是内部问题，只是没有策划好时间节点原因；4、落实好跟踪人：所有资报上去了但没人跟，项目经理忙着现场，谁也不去盯，想起来了问问业主、监理，想不起就放在那，针对所有资料要落实谁去盯，例如落实到哪些签证是施工员盯、哪些是预算员盯、哪些是项目经理盯，内部要制一张表，当然所有资料的回复项目经理还是第一责任人；四、做资料的一些技巧：任何一份资料其实在发出去前要细细琢磨后才能上报，想清楚为什要报？结果会是怎样？将来审计会怎样算等等？（一）、有效性：这点是非常关键，往往我们在审计过程中老是要补资料，为什么？很多是因为签回来的资料属于无效资料，之所以出现无效，最常见的有以下几个方面：1、流转过程不全面；没有按业主要求的格式在流转资料，其实有些单位是有固定的签证格式及签字的流程，最多可能有：设计单位、建设单位工程部、建设单位成本部、监理单位、代建单位、施工单位；2、签字无效或效力不够：业主签字的人不是合同中规定的人；监理签字也不是合同中规定的总监；导至审计时提出质疑；还有种情况是签了意见不对，我们经常会碰到业主、监理会签“以最终审计为准”，其实这话等于没签，举个现场拆除的例子和粉刷增加工作量；（附后签证33）（签证12）3、内容表述不明确，导至签回来的没有办法算钱，或者是没有达到预期的目的，主要有以下6方面：（1）因果关系不明：要讲清本联系单的事实、依据或理由。保证有证据链，重点遵循合同原则；遵循定额原则（国家、省、市、行业、企业）；遵循工程实际原则；遵循市场行情原则；（2）性质不明：要努力向风险范围以外靠。是否包含在投标报价中（包括单价和总价中）？是否是深化设计？是否询标纪要承诺？是否是规范、标准、或业主技术澄清包括内容？是否清单、图纸、现场或三者之间的问题？是否合同包括的风险范围内？是否措施费（技术、组织）中包括？是否属于投标报价漏报？是否属于投标报价优惠？（如同比例优惠的问题？）是否实际发生？是否设计变更？是否业主要求？是否其它变更？是否按合同规定的解释顺序进行有矛盾？是否工作范围、界面划分包括内容？是否包干内容？是否补充合同或补充协议内容？等等（3）量不明确：具体是多少，要表达清楚：数量、范围、图纸、原则等（4）价格不明确：要表明是什么价：单价、子目价、材料价、招标价、组价（5）费率不明确：取费不清楚：管理费、规费、税金等，包括人工费；（6）时限不明：没有明确签证的时限，多长时间不回复就算默认，看看合同约定，注意发文记录时间；（二）连贯性：现场资料做多，导至前后矛盾，最后被审计发现了扣掉一大块，我想那时候心情可能追悔莫及，我常遇到的情况有以下几种：（1）材料签价与材料报验不相符：（2）深化图纸与隐蔽不相符：（3）竣工图纸与现场不相符：（4）竣工图纸与报价不相符：（综合单价和固定总价）（三）完整性：这里讲的完整性除了资料的全面以外，更想讲的是遇到签不下来怎样想办去完善，或者叫做补救措施或者叫做另起炉灶：（1）设计变更（可不可以图纸会审作手脚）、技术核定、隐蔽资料（撑握好时间）、竣工图纸之间的关系是怎样的？前面签不下来应该怎么办？施工图究竟在审计中有何作用？（2）工期延期单往往是签不来，那我们又该有哪些补救措施？会议纪要、封板确认、交接验收单等等。（3）材料价格签不下来怎么？除了公关外那我们又该有哪些补救措施？材料合同、发票、询价纪录单、结算证明单等等，先做好，随时拿出来，效果不一样的；（四）灵活性，关起门来说就是投机取巧；1、另起炉灶，换个方式去签，效果就会不一样；例如转换层、成品保护、设计变更等等；2、声东击西，表面上是想说明这件事，实际隐藏的是另外一目的；例如工期延期证明、粘结剂用量等；3、偷梁换柱，厚着脸皮该“偷”就要“偷”、该“换”就要“换”；例如施工图纸、签的不好隐蔽单等等；4、海阔天空，想多算钱的办法很多，只是要评估能不能做的问题，例如石材签价单上磨边费、隐蔽上材料标注、照片加工等等