公司文件编号规则1

东莞市雅盛实业投资有限公司文件编号：YS(ZL)-QS20131211001第1页共2页文件编号规则1.目的为了加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2.适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。3.编号办法3.1技术文件编号：YS-AA-YYMMZZNNYS：公司名称缩写AA：部门名称YYMMZZ：年月日NN：流水号3.2其他文件的编号3.2.1公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：YS(AA)-TT-YYMMZZNNAA：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：行政部：XZ预算部：YS设计部：SJ采购部：CG工程部：GC资料部：ZL东莞市雅盛实业投资有限公司文件编号：YS(ZL)-QS20131211001第2页共2页财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。YYMMZZ：年月日NN：流水号例如：考勤管理制度的文件编号为：YS(XZ)-RR-13120901，表示2013年12月9日发布的考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。3.2.2合同协议合同协议的编号格式为：YS(HT)-TT-YYMMZZNNTT：合同类型CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同GC-工程合同QT-其它合同YYMMZZ：签订合同的年月日NN：合同流水号3.2.3传真发出的传真编号结构为：YS(AA)-R/S-YYMMZZNNAA：部门名称R表示收到传真，S表示发出传真YYMMZZ：表示日期NN：传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名，并且与外来文件一起管理。例如：YS-GC-R-20131209-01（表示在2012年10月12日收到的第一份工程文件传真）。4.编号管理所有文件由资料部统一管理。除附件流水号起始值为1外，其余文件流水号起始值均为01。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。