档案管理培训

档案管理分公司行政部2010年9月27日——集团档案管理有关发文阳光保险发[2010]35号关于印发《阳光保险集团档案管理办法》的通知——寿险档案管理有关发文《档案管理办法（试行）》《阳光人寿档案管理补充规定（试行）》———档案管理的目的实现公司档案工作的标准化、规范化、现代化管理，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质服务档案概述•本公司档案公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、经过整理的各种门类和载体的历史记录。集团对档案管理的要求•寿险公司全系统必须把档案工作列入本单位的重要工作日程，列入相关领导和档案工作人员的工作质量考核标准，明确责任，加强组织领导；•各机构在工作中形成的各种门类和载体的档案，均属于阳光保险集团全宗，其最终处置权属于阳光保险集团股份有限公司。档案的特性和作用档案的特性：（1）原始性（由原始文件直接形成）（2）真实性（各项活动的真实记录）（3）唯一性（4）信息性（5）机密性（6）多样性档案的作用：（1）是本单位各项活动的历史积和真实记忆；（2）是开展工作的凭据和参考；（3）是本单位的资产和资源；（4）是本单位整体管理体系的组成部分；（5）是保持可持续发展的重要保障。档案价值实现的条件与环境（1）单位领导和广大职工的档案意识大大加强；（2）档案科学管理水平和服务质量不断提高；（3）档案收集得齐全、完整、丰富；（4）利用档案有明显的实际效果；（5）保管档案必需的人、财、物等基本条件有所保障。档案工作管理体制和基本原则•本公司档案管理体制档案工作实行系统垂直管理体制。集团公司负责对集团全系统的档案工作进行统一规划和管理；各子公司根据集团公司的相关政策，负责本公司及所辖分支机构档案的管理工作；二级机构负责所辖三级机构档案的管理工作。•档案管理基本原则：统一领导，分级管理，确保各门类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。各机构必须指定专人负责档案管理工作档案管理体制•管理体制总公司统一领导、分级管理•组织架构1、总公司办公室：为全系统档案管理的牵头部门，集中统一规划、组织、指导档案管理工作。2、根据统一领导，分级管理的原则，集团公司、产寿公司总部档案由本级公司综合档案室保存；各子公司二级机构、三级机构形成的档案分别由本机构保管。3、区县及以下机构的档案上交所属三级机构保存。各级机构档案的移交、销毁应逐级上报审批。具体参照：阳光保险发[2010]35号关于印发《阳光保险集团档案管理办法》的通知与《阳光人寿档案管理补充规定》（试行）不同档案管理员岗位职责（一）收集、整理、保管、统计本公司的档案；收集、整理、保管与本公司业务有关的重要资料；（二）统一管理本公司各种门类和载体的档案；（三）参加档案的鉴定、移交、销毁工作；（四）对各类档案整理、归档及所属单位的档案工作进行指导、检查、督促；（五）编制各种检索工具，积极开展档案编研及多角度、高层次、全方位的档案利用工作；（六）对接收的档案及时进行核对验收，并做到有序存放，妥善保管，方便查找；（七）定期检查档案保管状况，对破损、变质档案及时进行修补和复制；（八）严格执行保密规定，不断完善档案工作制度，改善档案保管条件，确保档案的完整与安全。各门类档案归口管理部门•（一）文书档案：由办公室负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件归档工作；•（二）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，前一年的会计档案应由财务部保管一年后再移交办公室统一管理；•（三）业务档案：由相关业务部门（如二、三级机构的运营、银保、团险、营销等部门）指定专人负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；各门类档案归口管理部门•（四）实物、声像、照片档案由文化品牌部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前将前一年档案移交集团综合档案室（馆）统一管理；•（五）基建档案：集团基建项目由集团综合部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于项目完成三个月内将该项目完整的档案资料移交办公室统一管理；各子公司、各级机构基建项目由办公室或人事行政部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作。•具体参照：阳光保险发[2010]35号关于印发《阳光保险集团档案管理办法》的通知会计档案主要包括（一）会计凭证主要指原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，银行存款余额调节表。（二）会计帐簿主要指现金银行存款日记账，明细账，总账，固定资产卡片，辅助账簿及外事的会计账簿。（三）财务报表主要指财务指标快报，月、季会计报表，年度会计报表及文字说明，职工开支花名表。（四）其他会计文件材料主要指会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行账单及其他应当保存的会计专业资料。•业务档案主要包括（一）承保单证：如保单副本及附表；投保单及附表；保险费收据（存根联）；保险合同或协议；中途退保的有关单证、附表、合同、协议等（二）赔案1、人身险给付案：如给付申请书；出险事故通知书；现场勘查记录；出险调查报告；证明材料；给付保险金通知书；起诉书、应诉书、答辩状、法院仲裁书、庭外调解协议书等；2、防灾防损业务：如各种灾害事故调研报告材料；灾害事故发生的原因、损失范围、时间、损失金额等情况记录；防灾防损费用支出、防损措施，办法、成果等;档案外包分公司业务档案可采取外包方式解决，外包条件如下：（一）申请标准：业务档案两超过2万份（以核心业务系统扫描清单统计为准）；（二）外包单位选择：建议联系国家档案局所属的各地分支机构；（三）外包协议签订：1、协议内容必须包括定价、移交登记制度、档案查询、借阅、调阅制度、移交人检查制度以及信息保密制度等；2、外包协议需通过KOA签报，上报总公司审批。分公司业务档案外包KOA签报节点设置•分公司档案管理员分公司格式审查人事行政负责人财务负责人人事行政分管总财务分管总机构一把手•总公司办公室格式审查文秘、行政处长会审（苏延华、逄京丛）财务部、合规法律部负人会审（郎坤、孙毅）办公室负责人（周荪林）总裁室（曾松早）总裁室（潘宏源）印章管理员（抄送总公司办公室、分公司人事行政处）实物、声像、照片档案（一）实物档案：主要指荣誉类、题词类、纪念类等具有永久保存价值的各种物品。如:党中央国务院颁发的奖状、证书、锦旗等；重要领导书信、社会知名人士字画；反映本大公司重大活动的纪念品、信物等。（二）声像、照片档案：主要是指照片、底片、录音、录像类等永久保存价值的各种材料。如：公司重大活动照片、各种会议照片、友好单位来访接待等有关照片、历任领导班子成员照片等；如：各类归档照片的底片；重要会议的录音、公司领导出席重要活动的录像等资料。具体参照《实物档案管理规定》《照片档案管理规定》《声像档案管理规定》基建档案（一）基建档案是公司在基本建设及物业管理中产生、形成的，应归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、声像材料等形式与载体的文件材料的总称。如：购买部分建筑物的竣工图、购买合同（协议书）、房产证；公司装修工程竣工后的施工合同、验收证明书、证书复印件、装修图等；租赁合同及附件、平面图；（二）基建档案管理1、公司自建、合建及整栋建筑物购买项目，在工程竣工后，三个月内（含购买合同签订时），由基建项目经办人负责收集齐全全套竣工档案，向公司档案室移交，办理移交手续。2、各机构办公室或人事行政部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作。具体参照《基建档案管理规定》文书档案文书档案：是公司在公务、业务、党务活动和各项管理工作中直接形成的具有查考和利用价值、经过整理而保存的、以纸质材料为载体的文件材料，包括收文、发文、签报、传真件及其他应归档的非正式文件。文书档案的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文书档案归档范围（一）本公司形成的文件（二）上级机构下发的文件（三）同级机构和非隶属机构的文件（四）下级机构的文件（一）本公司形成的文件本公司形成的文件包括纸质和电子两种形式。具体包括：1、本公司召开各类会议的文件，重要会议的会议记录、纪要等。2、本公司制发、转发、与其他单位联合制发的各类业务、各项工作方针政策、规章制度、决定、办法及一般性管理文件。3、本公司各类业务规划、方案、工作计划、总结、报告。4、本公司各类统计报表和统计分析资料。5、本公司各项业务工作中形成的文件及其背景材料。6、本公司各类案件查处、监察活动及业务审计及其他检查、调查形成的文件材料。7、本部门各种授权书、转授权书。8、来信来访处理形成的文件材料。9、本公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录等。10、本公司工作形成中的内部签报、重要的无文号文件材料、电报等。11、各类简报、信息、动态等。12、公司取得各种荣誉的证书等。13、公司公务活动中的各类音像、影像资料的原始素材。14、本公司各类人员名册。（二）上级机构下发的文件1、上级机构召开的需要本公司贯彻执行的会议文件。2、上级机构制发的针对本公司主管业务或普发性非本公司主管业务但要执行的文件。（三）同级机构和非隶属机构的文件1、同级和非隶属机构与本公司联系、协商工作形成的文件。2、对本公司工作检查形成的相关文件。3、同级和非隶属机构抄送本公司的需要执行或查考的文件。（四）下级机构的文件1、下级机构报送的各类请示、报告、规章制度和备案性文件。2、重要的工作总结、典型材料、统计报表等。档案的分类管理•档案门类的设置应执行集团公司统一的档案分类规则，各子公司不得自行设置档案门类。•档案的分类原则是：科学、实用，类目设置要遵循包容性、排他性、扩展性、稳定性的原则。•各门类档案的收集、分类、整理、排列、编目等应按照该门类档案管理的业务标准和技术规范执行。•各二级机构、三级机构形成的档案分别由本机构保管。区县及以下机构的档案上交所属三级机构保存。各级机构档案的移交、销毁应逐级上报审批。•归档范围内的档案不得分散保存在个人手中。档案室的管理•各子公司及各级机构在新租、新建、扩建办公用房时，要将档案库房需求一并列入计划，并按照国家有关部门的技术要求和规范建设档案库房。•各机构必须配备与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购置必需的档案柜架和装具。•要做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠、防光等工作。档案的移交与借阅•档案的移交1、各部门依据《档案管理办法》，参照文书档案归档范围和本部门的归档范围，结合实际情况收集和整理各人手头的档案资料。2、移交档案时需填写《档案移交清单》。•档案借阅1、各子公司要严格执行档案借阅制度，履行借阅手续。2、任何人员借阅档案和归还档案时，需填写《档案借阅申请表》。3、档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机构应尽可能采用先进的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理水平。档案的鉴定销毁——机构分立、合并、撤销或设立临时性机构，要按照有关规定整理各门类档案，任何个人不得带走已归档档案或应归档的各类档案资料。各级工作人员要参照《阳光保险集团档案管理办法》执行。•各类档案价值的鉴定，应依据相应门类档案保管期限表的规定执行。•档案鉴定工作要在各级机构总经理室领导下，由有关部门共同组成鉴定小组，对确定销毁的档案要形成鉴定工作报告，填写拟销毁档案清单，并报请本公司分管领导及上级公司批准。•档案销毁要履行严格的制度和手续。销毁档案应与本公司保密保卫部门取得联系并送指定地点销毁。销毁时必须有两人监销。监销人员应在销毁清册上签字，严防档案遗失和泄密。