质量管理体系文件发布及运行规范要求

体系文件发布暨运行规范高级顾问张家勇[e-mail]温馨提示会议时间约为120分钟请不要随地走动为保证双方沟通效果请将手机调为震动状态目录13质量环境安全体系文件发放质量环境安全体系内部机制4质量环境安全体系成功的关键2质量环境安全体系文件运行要求质量环境安全体系文件发放•质量环境安全《运营手册》和33份《程序文件》分别发放总经理、管理者代表和各部门负责人及各车队负责人；•接收文件负责人必须在《文件发放回收记录表》上签字；沒有執行力，哪有競爭力茫无使命盲无目标忙质量环境安全体系文件运行•质量环境安全体系文件必须发放到位，只要文件与部门或岗位有关就必须拥有文件的发放版本；•质量环境安全体系文件从发放即日起必须按照文件内容进行运行填写运行记录；•质量环境安全体系文件发放、控制按照《文件控制程序》文件的规定内容执行；•质量环境安全体系文件从发布暨运行即日起由管理者代表组织对各部门负责人进行《运营手册》和《程序文件》学习，必须掌握文件中规定的要求和熟记方针和目标（加以考试）第三方审核验收必查的内容；•部门负责人需组织部门内部人员进行《运营手册》和《程序文件》《管理文件》学习，掌握文件中各个内容规定要求，考试通过；以便于质量环境安全体系运行；质量环境安全体系文件运行•各负责人对体系在本部门各个环节运行情况进行监督检查，对不符合文件要求的环节予以改善，对实际运行和文件内容有出入地方及时上报管理者代表，由管理者代表组织文控人员进行修改文件并再次发布相关部门或岗位；•管理者代表组织文控人员不定期对质量环境安全体系文件在公司各个环节的运行情况进行监督检查；对不符合文件规定的环节责成责任部门进行整改，并限期改善完成；对文件内容要求不到位的地方立即要求文控对体系文件进行修订，修订后的文件及时发放相关部门或岗位，旧文件回收作废；备注：监督检查记录作为第三方审核验收必查的内容；质量环境安全体系文件运行•各级领导要高度重视文件实施工作•各级领导亲自参与质量环境安全体系文件的实施工作是标准本身的明确要求。质量环境安全体系文件的实施本身就是一项管理工作，是各级领导的职责所在，是一把手工程。贯标工作开展得顺不顺，贯标工作有没有成效，关键是各级领导重不重视。只有各级领导高度重视贯标工作，贯标工作才能顺利开展并取得预期的成效。在质量环境安全体系文件的实施过程中，各级领导要带头改变旧习惯，养成严格按照质量环境安全体系文件要求布置工作、开展工作的良好习惯，起到示范作用。有这样一句话“事情做好不做好，关键在领导”质量环境安全体系文件运行•领导作用的体现，要通过全体员工的参与和效果来证明，各级人员是组织之本，只有他们的充分参与，最大限度的调动和发挥他们的才干，才能为组织带来最大的效益，任何一种科学先进的管理形式与方法，没有全体员工的积极参与，不被他们所接受，无论如何也达不到理想的效果。•要进一步转变观念，提高认识，用实际行动推动企业的管理创新，标准是一种先进科学的管理工具，只有把这个工具用好了，提高了驾驭工具的能力，才可能取得较好的效果，如果把贯标工作视为一种形式，用光说不做的思想指导贯标工作，贯标工作必然会一事无成。因此，贯标工作各部门一定要克服观念上的差距，自觉将质量环境安全体系文件的要求和自身的工作紧密结合，认真实施好质量环境安全体系文件，防止走过场。领导作用（关键），全员参与（基础）原则①以顾客为关注焦点(核心)原则②领导作用(关键)原则③全员参与(基础)原则④过程方法(方法一)原则⑤管理的系统方法(方法二)原则⑥持续改进(动力)原则⑦基于事实的决策方法(方法三)原则⑧与供方互利的关系(环境)(简称：顾客-领导-全-过程；管理-改进-事实-利）ISO先进管理理念-体系八项原则质量环境安全体系文件运行•质量环境安全体系文件涉及公司的每一个岗位，每一个员工，贯标工作需要全员参与，文件的实施也需要全员实施，要通过不断学习不断运行体系、不断检查等多种方式强化文件的执行，增强全体员工的文件意识，逐步养成严格按文件做事的习惯•不能因为工作忙就淡化ISO贯标工作。贯标的目的在于规范管理，养成良好的工作习惯，提高工作效率。质量环境安全体系文件作为我们日常工作的依据，所规定的要求本身就是日常管理工作中必须达到的要求，文件本身并没有增加额外的工作，这只是一个规不规范，习不习惯的问题。按照质量环境安全体系文件的要求开展工作就是对文件最好的执行，所以应该不允许因为工作忙就不执行质量环境安全体系文件的借口存在。质量环境安全体系文件运行•在质量环境安全体系文件实施过程中要提倡和保护那些抵制不按流程文件要求办事的行为。要鼓励流程的下一个环节抵制未按流程要求完成的上一个环节的工作，在公司内部形成流程上下环节之间互相监督，人人都对自己的工作负责、人人都必须按照文件办事的工作氛围•要处理好质量环境安全体系文件与原有制度体系文件的关系，质量环境安全体系文件是在对原有制度体系文件进行整合、优化和提升的基础上产生的，今后要逐步将公司的管理制度统一到ISO这一管理平台上来，用ISO标准的思想来规范公司的制度体系质量环境安全体系文件运行•固化质量环境安全体系文件形成公司一套行之有效的质量环境安全体系考核体系；按照质量环境安全体系文件的要求和制订的目标对管理过程中各个环节进行考核；•严格执行、逐项落实；坚决用“写我所做、做我所写”、“谁干谁写、谁管谁审”、的原则衡量每一份文件，确保文件能够真正发挥指导和规范各项具体日常工作的作用。•要深刻认识到质量环境安全体系是一个以“过程控制”和“持续改进”的管理工具；•各职能部门必须清楚各自在质量环境安全体系中的职责和权限质量环境安全体系文件管理与贯彻执行文件管理：—严禁在受控文件上面乱写乱画—严禁将受控文件随意丢弃—文件发放前必须经指定的人员批准—要保留文件发放记录—文件发放记录要具有唯一追溯性—文件更改必需按照既定的程序执行，严禁随意更改—文件作废必须按照规定执行质量环境安全体系文件管理与贯彻执行•概括为四大类，形成一个金字塔，即：方针目标可以合并运营手册程序文件管理文件记录表单质量环境安全体系文件管理与贯彻执行•文件的贯彻与执行：—文件一旦生效，必须严格按照文件要求进行运作，即：做你所写，记你所做—各部门负责人应将与本部门有关的文件要求在部门内部进行贯彻与监督执行体系运行记录的填写与保存保护•ISO9000：20083.7.6对记录作如下定义阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件注1：记录用于为可追溯性提供文件，并提供验证预防措施和纠正措施的证据注2：记录（指已填好内容的表格，一般情况下不允许更改，允许更正如计算错误、笔误等等）注3：记录是一种特殊的文件记录作用：提供符合要求和质量质量环境安全体系有效运行的证据体系运行记录的填写与保存保护•记录的填写：—及时（请勿做备忘录和提前）—准确—完整（内容以及签名）—更正要规范•记录的保存与保护—分类归档，标识—防止记录损坏、丢失—严禁更改—防止发潮、虫蛀—严格按照既定保存期限进行期限保存方针的宣传与贯彻•方针的宣传方式：—张贴标语—培训学习—制作卡片•方针的贯彻：—要求组织全体必须清楚并理解其含义•方针的管理—对其持续适宜性要进行评审（管理评审）质量目标的考核与测量分析•目标的考核—各职能和层次要严格按照规定的考核期限考核各自的目标完成情况目标的测量分析—对目标的完成结果进行统计分析是否达成预定的目标值—没有达成，要进行：☀原因分析☀制定并实施改进措施☀跟踪措施的效果☀保留相关记录质量环境安全体系的运行与保持•质量环境安全体系的运行—注意以下：—严格按照质量环境安全体系文件规定要求进行运作—保留质量环境安全体系运作过程中应该填写的运作记录—质量环境安全体系运行过程中发现的不符合的改进—不合格服务和产品的控制—基础设施的管理（包括生产设备、测量设备）—供应商的管理与评估—顾客满意的调查与统计分析—合同的管理与记录保持—法律法规收集与更新、符合性评价—目标统计分析达成情况—质量环境安全体系日常管理—消防安全管理、预案演练管理—能资源消耗管理与记录保持—质量环境安全信息沟通、交流记录质量环境安全体系的运行与保持—人员的培训与效果考核—管理提供过程的控制—运输合同实施全过程管理情况—基础设施防护与标识管理—法律法规及其他要求的遵守情况—生产运营过程环境和安全管理情况—消防监控、防盗系统、GPS过程运作的监控管理—三类废弃物过程管理情况—顾客资料建档的管理—为顾客提供服务的提供以及证据保留—环境因素和危险源识别和控制情况—环境安全目标指标管理方案实施情况—顾客反馈信息的处理与证据保留—质量环境安全体系内审和管理评审质量环境安全体系运行常见的不符合•—文件管理方面文件乱写乱画，随意更改文件保存不良，有磨损，导致内容不清晰受控文件遗漏受控标识文件没有分类归档标识，导致审核时不易查找到文件发放不到位外来文件识别不充分外来文件没有控制分发质量环境安全体系运行常见的不符合•质量环境安全体系执行方面：—所做与所写不一致—填写的记录不具有可追溯性—目标没有进行考核分析—对方针的含义有多种理解—职责履行不到位—记录填写不完整—记录填写不及时，喜欢做备忘录或提前填写—同样名称的文件在不同的部门出现不同的版本/状态—体系文件培训学习不到位，导致审核时对文件要求不清楚或含糊其词，乱回答审核员的问题质量环境安全体系运行常见的不符合•质量环境安全体系改进方面：—纠正预防措施与不合格事实相互之间没有关系—原因分析与不合格事实没有因果关系—采取的纠正预防措施大题小做或小题大做—搞不清楚纠正、纠正措施、预防措施的概念以及相互之间的异同—混淆不合格品与不合格，导致在处理方面产生乱用表格—内审不合格报告叙述不完整，不具有可追溯性—内审不合格跟踪不到位—管理评审发现的问题不加以正面对待质量环境安全体系监控机制3）2）4）5）1）建立自我监督、自我完善、自我改进的良性循环管理系统利用PDCA，不断实现过程改进，优化各项工作及流程采取纠正/预防措施，不断改进质量环境安全体系建立质量目标测评体系，对工作结果进行考评定期进行内部审核，实施管理评审建立内部监控机制，持续改进我们要做些什么？意识转变行为转变思想转变命运转变•心态变则性格变；性格变则行为变；•行为变则行动变；行动变则习惯变；•习惯变则命运变；命运变则心态变；•心态决定命运；性格铸就格局。是要以饱满的精神状态和工作热情，尽快接纳质量环境安全体系这个先进的管理模式，投身于质量环境安全体系的试运行工作中。实施质量环境安全体系可能遇到的主要困难40%思想观念抵制现存体制的限制缺乏使命感缺乏领导不现实的预期缺乏优秀的团队组织人员素质有待提高缺乏技术支持项目授权有限20%60%新希望昨天今天明天把思维变为制度把制度变为行动把行动变为效率新的开始新希望，新的一天新阳光，让我们开始新的追求，播下新的梦想，翻开新的一页，写下新的辉煌！当目标与计划确定以后,我们都是士兵!---前任总裁调离中国赠言.顺祝：公司管理体系顺利有效运行