中建五局河南公司工程项目档案管理办法

-1-中建五局河南公司工程项目档案管理办法一、总则（一）为规范公司的工程项目档案的形成、积累和归档行为，加强工程项目档案的管理，充分发挥工程项目档案在公司生产经营和对外开拓等方面的作用，更好地维护企业合法权益，结合公司工作实际，制定本办法。（二）本办法适用于公司技术质量部、各项目部。（三）本办法所指的工程项目档案是指在工程经营管理、工程施工管理及工程竣工验收过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文件的统称。二、基本规定（一）工程项目档案管理是企业管理基础工作的重要组成部分。各项目部应按照国家档案管理的有关法律法规和本办法的要求，坚持集中统一管理档案的原则，认真履行各自职责，确保工程项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用。（二）公司由技术质量部负责工程项目档案的指导、验收、归档、保管及应用工作。（三）各项目部应在工程施工合同签订之时就进行工程项目档案的控制。项目部工程项目档案的形成和管理必须纳入《项目管理责任书》，项目经理是工程项目档案归档的第一责任人，实行技术负责人负责制。各项目部要重视工程项目档案的管理工作，归档材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产经营的有关管理程序和工作计划，-2-列入有关人员的职责范围和岗位责任制，并与公司、项目和员工个人的绩效考核挂钩。（四）各项目部必须有一位负责人分管档案工作，联营项目由驻项目的负责人直接负责。要配备工程项目档案资料管理专职人员，制定管理制度，在工程项目档案完整移交前，项目资料员不可以调往其他项目。资料员要及时收集各部门各种载体资料，与工程进度同步，以完整再现工程实施全貌，避免日后“补资料、造资料”的现象发生。三、归档范围凡记载工程建设主要过程与工程建设有关的主要活动，特别是工程项目经营、施工方面所形成的各种相关文件，具有保存和查考价值的各种文件材料，具有保存和查考价值的各种文件材料均应收集、整理、立卷、归档并完成工程项目档案著录。四、归档要求（一）质量要求1、工程项目档案的归档整理应执行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《中建五局工程项目档案管理办法》（中建五〔2009〕137号）、《中建五局工程项目档案、基建项目档案立卷程序与标准》（中建五〔2010〕227号）、《中建五局工程、基建项目档案著录规定》（中建五〔2011〕29号）、《中建五局归档文件整理操作规程》（中建五〔2011〕57号）和当地城建档案馆的要求。2、归档的工程项目档案应为原件，对于重要文件材料因客观原因不能保存的，应注明原件所在处。-3-3、工程项目档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4、工程项目档案的材质和书写材料必须有利于长期保存，工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。录音、录像等电子文件应保证载体的有效性，使用不可擦涂型光盘。5、工程项目档案中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmx210mm)，小于A4幅面的文件要用A4纸衬托。6、图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。所有竣工图均应加盖竣工图章。不同幅面的工程图纸应按标准统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。（二）立卷及装订要求1、组卷顺序：工程项目档案按前期工程管理文件、工程竣工备案资料和施工技术资料三部分组卷，其中前期工程管理文件和工程竣工备案资料要单独组卷装订，施工技术资料的组卷应遵循工程文件材料自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系。2、卷内资料排列顺序为：封面、卷内目录、文件、备考表、封底。3、编写案卷页号：可使用打号机或铅笔编号，以独立卷为单位，从“1”开始逐张对有书写内容的页面编号；案卷封皮、卷内目录、备考表不编写页号，卷与卷之间的页号不得连续。单面书写的文件在右下角编写；双面书写的正面编写在右下角，背面编写在左下角。图纸折叠后无论任何形式，一律编写在右下角。4、盒面封面要粘贴卷内一览表，统一用牛皮纸打印，内容为工-4-程名称、案卷题名、编制单位和期限、保管期限、密级和卷号（具体格式见附件1）；档案盒的脊背上不写字和贴标签，由技术质量部统一编写。5、案卷封面、卷内目录和卷内备考表填写要求按中建五〔2010〕227号文件执行，且表不得做任何修改（具体格式见附件2-4）。6、案卷装订：案卷文字材料采用三孔式装订，图纸不装订。装订时，封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订；图纸散装在档案盒内，需将封面、目录备考表用棉线在左上角装订在一起。8、项目使用的档案盒、封皮、备考表、牛皮纸按公司统一要求购买，不得使用不符合要求的档案用品。（三）信息化要求1、项目部报送竣工资料的同时要提供电子版工程项目档案三级目录，目录在整理组卷后进行，采用离线导出表格著录。2、目录内容确保真实、准确、完整，要与纸质版资料相对应。3、工程资料的报送的导出excel表格，只能存在一个sheet；录制时不能更改任何格式，录制内容请避免使用回车换行、居中等格式；在文件里不要出现空行，保证每一行的数据都是有效的，以保证目录顺利导入档案系统。4、项目部报送excel表格，待技术部检查后统一上传局档案管理系统。五、工程项目档案的验收和移交（一）移交要求-5-1、各项目移交地区档案馆的资料按当地档案馆要求归档；2、向甲方移交的资料按甲方要求归档；3、各项目工程项目档案在执行属地组卷标准的同时，报公司技术质量部的档案执行中建五〔2010〕227号文件的归属范围、保管期限及组卷顺序。（二）技术质量部在项目开工前，要及时向项目部发放《工程项目档案管理备案登记表》（附件5），项目要及时填写，并在开工10日内提交技术质量部部。在项目竣工后及时发放《工程项目档案归档通知书》（附件6），并提出档案归档的具体要求。（三）工程竣工验收前15天内，项目部将工程项目档案报公司技术质量部审查，审查提出的问题在20天内整改完毕。（四）项目部在工程竣工验收之日起（以签字日期为准），三个月内向公司技术质量部提供工程资料一套，不得延误。（五）向公司移交档案时必须有项目所在地地区档案馆的移交书、备案证书和资料详细清单（含电子版）。（六）技术质量部在接收档案时要认真进行审查，对不符合要求的档案要退回限期整改。（七）工程施工档案在移交的各个环节上都应办理交接手续，一式两份，交接双方签字，各执一份备底，以掌握文件材料的去向及交接时间。六、分包单位工程项目档案管理和移交（一）与分包单位签订分包合同时，应明确报送总包单位工程项-6-目档案的份数、时限的要求并有经济保证措施。（二）分包单位进场开工前，项目部应对分包单位进行工程技术资料的交底，明确资料使用表格、资料报验程序、资料的质量要求及报送总包单位时限等要求。（三）项目资料员在分包单位完工后，及时办理分包单位工程项目档案移交手续。七、奖罚（一）凡不能在规定的时间内移交档案或档案报送时不符合要求，而在规定的时间内没有按要求整改或因工程项目档案影响工程验收甚至造成不良影响的，符合其中任一情况公司对相关责任人处以500～1000元的罚款。未按程序取得《工程项目档案归档认可书》，财务部及相关部门暂不能办理项目最终兑现及年终奖金。（二）在公司组织的检查中，责任人不及时编写或各岗位资料不完善或编制的资料明显不符合要求，符合其中任一情况对相关责任人处以100-200元的罚款。（三）公司每年组织一次优秀资料员评选，作为项目总工（技术负责人）及资料员年终优秀员工评选和考核的重要参考指标。-7-附件1工程项目档案卷内一览表工程名称案卷题名编制单位编制日期保管期限密级第卷共卷工程名称案卷题名编制单位编制日期保管期限密级第卷共卷-8-附件2案卷封面式样卷盒、卷夹封面AxB=310x220案卷封面AxB=297x210尺寸单位统一为：mmBA档号档案馆代号案卷题名编制单位编制日期密级保管期限共卷第卷45X1545303030-9-附件3卷内目录式样卷内目录序号文件编号责任者文件题名日期页次备注10202070201515210尺寸单位统一为:mm比例1:2文号编号栏不得填写刊期、会期或文件件次，要填在文件题名栏内。29715X152035-10-附件4卷内备考表式样210尺寸单位统一为:mm比例1:22972515卷内备考表35本案卷共有文件材料页，其中：文字材料页，图样材料页，照片张。说明：立卷人：年月日审核人：年月日-11-附件5工程项目档案管理备案登记表施工单位：此表一式三份由项目经理部填好后报送至技术质量部工程名称工程地点开工日期竣工日期工程造价万元建筑面积结构类型层数项目经理联系电话电子邮箱项目技术责任人联系电话电子邮箱工程资料员联系电话电子邮箱设计单位建设单位监理单位备注-12-附件6工程项目档案归档通知书：由你项目部施工的工程，已列入归档范围，请按照有关归档要求，将该工程项目的档案文件（原件）进行整理，排列组卷、编目装订装盒后，按照归档要求于年月日月内向公司技术质量部移交档案。年月日工程项目档案归档通知书：由你项目部施工的工程，已列入归档范围，请按照有关归档要求，将该工程项目的档案文件（原件）进行整理，排列组卷、编目装订装盒后，按照归档要求于年月日月内向公司技术质量部移交档案。年月日