政府档案管理工作中相关问题的思考

龙源期刊网政府档案管理工作中相关问题的思考作者：梁文佳来源：《管理学家》2019年第06期[摘要]政府档案管理工作中涉及的大多都是各个部门的信息，它记录着各个部门的工作内容，在政府管理工作中是必不可少的一部分。然而随着社会的发展，政府档案管理工作也存在着一定的问题，急需我们做出改变和创新。文章就政府档案管理工作存在的问题，以及如何改善政府档案管理工作展开讨论。[关键词]档案管理管理设施管理人员中图分类号：G271文献标志码：A政府档案管理工作是政府机关日常工作必不可少的一个环节，它储存和记录着政府机关的工作信息，这些信息大多被储存成视频、文字或者是文档的形式，而且这些信息对于政府的工作人员来说犹如工作的命脉，一旦缺少了某个东西，工作效率将受到影响，甚至还会影响到工作进程。由于不同地区的政府管理方式不同，经济发展程度也不同，对政府档案管理工作的重视程度也不同，从而导致档案管理工作存在很多问题，所以急需我们做出思考和改善。一、政府档案管理工作现状（一）对政府档案管理工作的重视程度过低很多政府把重点放在了经济发展，处理问题等方面上，而忽略了档案管理工作，而且有些政府人员只是将档案管理工作认为成整理储存资料，并没有意识到档案管理工作的重要性。我们都知道，政府有些文档是机密的，是不能泄露的。没有允许，绝不能够擅自泄露机密，很多档案管理人员并没有意识到这一点，即使意识到了，也没有完全的做到。而且，对档案管理工作的重视程度也不高，所以会导致档案管理工作出现档案随意堆放，管理松懈等问题。（二）资料不规整，随意堆放政府资料分为多种类型，如秘密、机密和绝密等文件机密程度也分为一级、二级、三级。对于不同机密程度的资料也要进行不同的处理，但是，很多档案管理人员并没有意识到这一点，资料随意堆放，而且没有分类，这就导致了搜集资料的困难加大，缺乏科学性。大多数政府职员整理资料时较为随意，仅凭靠记忆去寻找资料，这就导致了工作效率低下，质量不高。（三）管理设施落后，缺乏专业管理人员很多地方政府管理设施落后，对有价值的文档并没有封存，仍采用老式的管理方式，没有先进的硬件设施，管理技术落后，这就导致了有很多重要的资料因为潮湿而受到损坏，而且经龙源期刊网过长时间的封存，字迹逐渐模糊。除此之外，很多档案管理人员大多都是非专业的，甚至有些人只是应付了事，没有经过严格的挑选，素质不能保证，作风散漫，不能使政府职能最有效地发挥。（四）政府档案内容质量不高政府档案管理部门中寄存的大多数是政府机关日常工作的内容，但是这些内容并不都具有针对性，也并不都反映事实的真相，有些材料只是做表面文章，或者可以说是走走形式，没有反应出一个人的真实态度，甚至有些材料没有任何的参考价值，所以政府档案材料内容的质量也有待提高。二、加强政府档案管理工作的方法（一）加强对政府档案管理工作的重视程度档案管理工作涉及到大多数的政府人员的工作，所以加强对政府档案管理工作的重视程度显得尤为重要，只有开始重视，我们才能更好地展开行动。可以把档案管理工作列到日常的政府管理工作中，管理人员要经过层层筛选，保证档案管理人员的政治素质，让管理人员了解档案管理的重要性，要做到嚴格管理，准确监督，要让每一个人都知道政府档案管理工作人员并不只是一个小小的整理材料的文员，而是管理整个政府部门重点材料的管理员，以此来提高对于政府档案管理工作的重视程度[1]。（二）建立严格有效的管理机制龙源期刊网除了提高对政府档案管理工作的重视程度外，建立严格有效的管理机制也是必不可少的。对于各部门的档案，政府要严格统一进行管理，很多政府都是采取分支管理形式，如不同的县级政府档案材料都是由自行管理，重要的机密性文件，县级政府可以统一交纳给市级政府管理，这样的管理形式不仅可以提高管理效率，还具有统一性和集中性。除此之外，还要制定严格的管理制度，制度可以规范人的行为，规章制度制定时要详细全面，涉及到政府档案管理工作的方方面面，起到监督的作用。（三）改善管理设施，进行信息化管理很多政府档案管理方法落后，设施陈旧，有一些文档经过长时间的保存，字迹模糊，甚至由于一些政府档案管理人员管理方法不正确，从而导致一些重要的材料失去了原有的价值。所以，改善管理设施，进行信息化管理对于档案管理工作也是必不可缺少的一点。所以政府应该加大对于管理设施的资金投入，引进一些先进的管理技术，学习先进的管理方法。在信息社会龙源期刊网中，如果是没有信息化的管理，效率比较低下，所以我们应该大量采用信息化的管理，管理时应该采用统一集中的方式，对不同类型的文档进行分类化管理，按照重要程度分类加密。进行管理时可采用统一的软件，这样会显得既整齐又大方，而且还能提高搜索的效率。在进行管理时还要注意保密性，要对文件进行加密处理，定时更换密码，要确保文件的安全性，防止他人侵入。除此之外最重要的一点就是要备份文件，对保密性的文件进行备份，以防意外导致文件丢失。（四）提高管理人员的思想认识，注重培训在筛选政府档案管理人员的时候，要注重他们的思想认识以及道德观念，在正式入职的前期，应该培训他们对于政府档案管理工作的认识。首先，他们应该有一个公民应有的道德认识，要知法懂法，具有良好的政治素养。除此之外，还应该了解并熟知管理人员法则。最重要的一点，还应该有强烈的责任心，要对自己的工作负责，对政府的每个人员负责。在正式工作时，要专岗专员进行管理，存取档案资料时要经过一定的批准和许可，不允许档案管理人员存有私心。只有这样政府档案管理工作才能够得到保障。（五）注重创新随着社会生活的不断进步，创新仿佛成为了我们这个世界必不可少的一个词，所以政府档案管理工作也需要进行创新。政府可以多注入一些新的力量，鼓励管理人员提出新的管理方案，多听取意见，改进管理方法。通过创新，为政府管理工作提供更好的管理方式，根据自身的情况，选择创新模式，以此来提高管理工作的效率和质量。鼓励管理人员勇于实践，敢于创新，多采用新型的档案管理形式，要进行支持，鼓励和引导，对管理人员提出的想法进行讨论和适当的采取，要多注入一些新鲜的血液，虽然档案管理工作看似简单，其实需要的人才还是很多的，所以要积极鼓励大家参与其中，积极创新，提高工作效率[2]。三、结语政府档案管理工作涉及到政府机关的每一个职员，它相当于一个房子的地基，如果地基不存在了，整个房子都会坍塌。所以，如何保证好政府档案管理工作，是每一个政府官员都应该思考的问题。现阶段，档案管理工作存在着管理人员不专业，管理设备落后等许多问题，我们每一个人都应该重视起来，因为档案管理工作直接影响到政府工作的效率和质量，我们应该落实到实际行动中来，切实改善政府档案管理工作，发挥好政府的力量，走向创新之路。参考文献：[1]赵闯.政府机关档案管理存在的问题与对策[J].华章，2012（8）：18.[2]方凌志.政府机关档案管理存在的问题与对策的研究[D].安徽大学，2014.