供应商名录库管理办法及实施细则

供应商名录库管理办法及实施细则第一章总则第一条为使供应商的管理有章可循，及时对供应商进行考核和评价，激励供应商提高供货质量，保持良好的供应关系，根据********及相关要求，制定本办法。第二条依照本办法所建立的供应商名录库，使用范围仅限于企业日常生产经营过程中所需要的工程、货物或服务，即**********中所定义的第Ⅲ类及第Ⅳ类采购。国家、地方法律法规已明确必须采用招标或竞争性方式采购的工程、货物或服务，应从其规定。第三条公司应严格按照公平、公开、公证的原则在供应商名录库内开展采购活动，不得违规操作。第四条《合格供应商名录库》是单位及项目采购工作中选择、使用供应商的主要依据，对未纳入《合格供应商名录库》的供应商，均不得与其签订购销合同。第二章管理职责第五条公司招标办负责以下工作：1、负责供应商名录库的组建及更新维护工作；2、不定期蒋供应商名录库及动态考核结果向企管办进行汇报；3、配合****集团开展供应商名录库的组建及更新工作，主要包括：拓展供应商渠道、拟定考核计划、参与考核工作、形成分析报告、提出更新需求等；4、配合****集团开展供应商名录库的维护工作，主要包括：日常管理、动态考核和定期评价；5、负责供应商管理过程中的资料信息归档工作。第六条公司企管办负责以下工作：1、贯彻****集团的供应商管理办法，制定本公司的供应商管理细则；2、对供应商管理实施监督和检查。第四章准入审核第七条准入审核是指按照采购需求和规定流程，审核供应商的基本条件，并就合格供应商组建名录库。主要包括：信息收集、申请入库、资格审核、名录库建立四个环节。第八条信息收集为方便公司各部门共享供应商资源，提高名录库的使用效率，供应商信息收集按初选、调查两个阶段进行：1.初选：1.1发起部门初选供应商：基于公司各部门已经形成较完善的供应商队伍，各部门根据拟采购事项，结合各自供应商资源，积极拓展供应商渠道，优选技术先进、质量可靠、环境友好、管理科学、信用良好的供应商，以质优价廉服务好为基础，通过资料文件调查、实地考核或间接询访等方式，按不同产品类别分别推荐三家以上供应商。以下几种情况单位项目可适当调整：a)对公司经营发展有重要影响，基于质量、技术、安全及交货期的综合考量，仅有少量符合需求的供应商。主要指公司生产所需主要原材料、药剂、工程建设所需主材以及大宗物资采购的战略供应商。b)因公司保密、技术复杂或有特殊要求等原因，仅有少量可供选择的供应商。C）因特殊行业需求、主管部门干涉、行业垄断等原因，仅有少量可供选择的供应商。1.2其他部门推荐供应商：公司其他部门就已发起同一采购事项，可另外推荐备选供应商，发起部门无正当理由不得拒绝。2.调查：2.1新增供应商的实力调查，包括新增供应商基本工商资质、主要生产设备与检测设备先进水平、生产规模、供货能力、价格水平、相应产品技术指标、商业信誉、财务状况、体系认证、主要用户使用情况（业绩、使用寿命），售后服务情况等，除此外工程以及服务外包类供应商还须提供安全类资质。2.2实地考核：如需实地考核(对公司生产经营有重大影响的供应商、其他有必要开展实地调研的供应商等），则由发起部门牵头，组织使用部门、技术部门、计财科、招标办、供应商考评小组（附件一）等相关人员，根据产品类型开展新增供应商的综合实力考核，主要包括：生产经营能力、技术研发实力、质量保证能力、营销网络等。考核后，发起部门撰写调查报告，如实填写供应商考评表（附表2），为下一步评审提供有效依据。第九条申请入库发起部门根据拟评审对象，向供应商考评小组申请供应商入库，依据对初选供应商开展的信息收集及调查结果，填写《合格供应商推荐表》（附表1），并与各项审核资料的电子版本及纸质版本提交供应商考评小组。第十条资格审核1.由招标办组织，供应商考评小组及相关部门参加，开展供应商考评工作，考评小组应至少3人，包含商务、技术、财务等相关专业人员。各部门对新供应商的调查表和相关资料审阅，提出供应商推荐名单。2.合格供应商评审原则2.1简明科学性原则：供应商评价和选择步骤、选择过程透明化、制度化和科学化。2.2稳定可比性原则：评估体系应该稳定运做，标准统一，减少主观因素。2.3灵活可操作性原则：不同行业对产品需求以及在不同环境下的供应商评价应是不一样的，保持一定的灵活操作性。2.4学习更新原则：评估的指标、标杆对比的对象以及评估的工具与技术需要不断更新。3.供应商应具有独立法人的公司，提供营业执照、税务登记证、中华人民共和国组织机构代码证等相关证件；具有与供货规模相一致的资金实力；商业信誉良好。4.提供的物资应满足使用要求且质量稳定，有足够的供货能力；而设备则应满足生产性能要求和交货期。有与所提供产品相应的质量、安全或环境管理体系，符合国家有关法律、法规要求，对实行“生产许可证”或强制标准，强制认证的产品，有相应的认证。对环境、健康及安全产生影响的产品需要提供其相应指标的检测结果，其结果必须在国家规定范围内的。4.1对产品的评估，按产品技术质量要求由技术或质检部门对样品进行认可，认可方式为：A类：由项目部试验室或委托相应单位实施检测；B类：由供应商提供相关质量特性的检测报告认可；C类：由物资验收人员对货源进行外观质量检测认可；在特殊情况下（如急需物品），可由供应商先送样试用，再作供应商评估，但只有送样质量确认及评估合格时方可将其按程序审批列入《合格供应商名录》。5.第Ⅰ、Ⅱ类经公开招标或竞争性方式采购的工程、货物或服务的中标人（三个月内），由发起部门统一上报，填写《合格供应商推荐表》，可作为新供应商直接列入《合格供应商名录库》。6.新供应商首次录入《合格供应商名录库》，评定等级均定为B类，今后依据定期评价结果再行升、降级。第十一条名录库建立1.供应商考评小组依据考核结果，拟定供应商推荐名单，并附《供应商评审报告》上报公司主要领导审批。经审批入库的供应商（每一采购事项）原则上应不少于3家。确因市场供应能力有限或技术复杂，只有1到2家可供选择的，应在评审报告中详细说明。2.依照准入审核程序建立的《供应商名录库》，由招标办统一发布并不定期更新，公司所属各部门在Ⅲ类及Ⅳ类采购中均可使用。第十二条依照准入审核程序建立的《供应商名录库》，其日常管理、动态考核和定期评价工作，由各使用部门负责具体实施，相关部门随机参与。第三章日常管理第十三条为动态掌握供应商的基本信息，了解供应商的履约行为，规避供应商情况变化可能带来的采购风险，招标办负责《合格供应商名录》的监督管理，加强对供应商的日常管理，制定相应台账，更新资料及时报企管办备案，报备内容至少应包括：1.基本信息：包括供应商的法律主体资格、定期检（审）的资质证明、联系方式等；2.特殊信息：工程及服务外包类供应商另需提供安全类资质；3.不良履约行为记录：包括提供虚假信息、不履行或不当履行合同义务、价格欺诈等；4.实时了解国家有关部门对库内供应商的监管考核情况。第四章定期评价第十四条公司对入库供应商实行定期评价机制。定期评价由两部分组成，其中动态考核占50%，集中考评占50%。第十五条动态考核结果由各使用部门负责提供，于每年12月份汇总后上报供应商考评小组。动态考核每个供应商每年不少于一次，新合作供应商或对公司生产经营有重大影响的供应商应适当增加考核频率。第十六条集中考评于每年12月份进行。由招标办组织，供应商考评小组及相关部门参加，集中开展，公司监事监督。第十七条视情节轻重，定期评价结果（汇总动态考核和集中考评）分为通报降级、暂停交易资格或取消入库资格三类。由企管办通报。第十八条对供应商的违约行为，各部门要进行详细事实描述，尽可能收集延迟交货凭证、质量检测报告、质量责任认定报告等说明材料。1.每年进行一次供应商考核或复评，供应商考评小组根据产品使用、监督相关人员的反映和评价，对所有合格供应商过去一年在产品质量、职业健康安全保证能力、价格、交货期、服务等方面的情况进行综合评价,考评工作由供应商考评小组负责具体实施。1.1评为“A”、“B”的供应商可继续被各单位共享使用，同时“A”级供应商应优先考虑。1.2“C”供应商仅限个别单位项目试用，以观后效。1.3评为“D”或严重违犯合同条款的合格供应商，在全面考虑、综合分析实际情况后，供应商考评小组签署意见，报公司主要领导批准后，终止其供需关系。同时在该供应商做出整顿、补偿损失前，各部门均禁止使用1.4对于提供虚假资料，骗取合格供应商资格的供应商，一经查实，做无条件除名处理。1.5若供应商出现重大变故或一年以上无合作等原因，供应商“综合评价”将降为“D”，不再维护管理，如有再次合作的需要，应重新评估、更新该供应商的资料。1.6如已认可生产厂商发生重大变化（如灾害影响、变换生产地点或生产重大变更等），应按以上步骤重新评估。1.7考核评分以及相应级别处理见附表（附表5）。2.每年12月份公司将考核结果汇总后上报集团供应商管理部门由集团进行集中考评。3.入库供应商实行有效期制，有效期为三年，期满后复审。不合格的，取消入库资格。第五章名录库更新第十九条入库供应商实行有效期制，有效期为三年，期满后复审。不合格的，取消入库资格。第二十条在有效期内，各部门均可根据实际情况，对已建立名录库的采购事项提出供应商新增入库申请或取消入库申请。第二十一条对新申请入库的供应商，应按照准入审核的流程进行考核，经主要领导审批后，统一更新名录库。第二十二条对取消入库的供应商，申请部门应报告说明理由，经主要领导审批后，统一更新名录库。第六章监督与罚则第二十三条企管办牵头负责对各公司的供应商管理实行监督检查，各部门应予积极配合，对审查中提出的问题及时修改。第二十四条供应商管理工作的监督检查结果将作为各部门招标采购管理工作的重要组成部分，纳入各部门绩效考核。第二十五条对选择未经资格审查、审查不合格、违约停用期内供应商进行签约的，以及违背事实对供应商进行动态考核的，公司有权追究当事人的责任。第七章附则第二十六条本细则由企管办负责解释。第二十七条本细则与国家、地方现行有效的法律法规相违背的，以国家、地方为准。国家、地方相应的法律法规调整时，本细则另行制定补充条款。第二十八条本细则自发布之日起实施。供应商管理流程供应商准入审核评估审批样品认可录入公司《合格供应商名录库》保持合作A、B定期评审不合格停止供货提出整改C、D合格未整改按要求整改终止合作附件一供应商考评小组附表1********有限公司合格供应商推荐表供应商名称发起部门法人代表注册资金（万元）注册地址注册时间联系人联系电话主营业务收入（万元）经营范围主要业绩公司性质□国营□合资□私营□其他经营方式□生产商□代理商□经销商□进口商□其他资料验证□公司法人营业执照□生产经营许可证□产品质量检验报告□销售许可证□代理授权委托书□其他推荐理由附表2（1）货物供应商考评表日期：年月日供应商名称项目配分考核指标指标计算方法计算结果考核得分品质20分抽检合格率抽样不合格件数/抽样总数×100%20分退货率退货批次/总交货批次×100%价格30分标准价格根据从市场收集到的最高价、最低价、平均价、自行确定标准价格。价格高于标准价格1%，减2分，每低于标准价格1%，标准分加2分。交货5分交货及时率及时交货次数/交货总次数×100%5分供货率期内实际完成供货率/期内应当完成供货总量×100%服务5分配合度出现问题，不太配合解决每次扣2分5分信用度期内失信次数/期内合作总次数×100%履约评价10分合同执行情况按合同条款执行度等综合评分合计得分考评部门考评人员备注：考评得分作为年度供应商考评动态得分，占比50%。附表2（2）工程承包商考评表日期：年月日承包商名称项目配分考核指标指标计算方法计算结果考核得分工程质量40分工程施工质量发现一处不合格扣5分安全文明施工30分安全施工发生一次安全事故扣5分工期10分及时性发现一次延期完工扣2分保修服务5分信用度出现问题，未能修复每次扣2分5分及时性出现问题，延期修复每次扣2分履约评价10分合同执行情况按合同条款执行度等综合评分合计得分考评部门考评人员备注：考评得分作为年度