邮政电信行业如何实施ISO9000

邮政电信行业如何实施ISO9000邮电通信业是从事信息与实物传递的服务业，它由邮政和电信两大部分组成。邮电通信把生产经营与消费、国家与地区、城市与乡村、国内与国外紧密联结成一个网络，通过邮电通信服务，为社会和客户提供快捷、高效和经济的信息服务，缩短了空间和时间距离，已成为现代社会必不可少的服务业之一。我国邮政起源与古代邮驿。近10年来，邮政获得持续、快速的发展。目前，邮政网络四通八达，覆盖全国，总长度达到211.8万公里，拥有邮电局（所）72496个，并与141个国家和地区建立了业务联系。在稳步发展信函、包裹、汇兑、报刊发行等传统业务的同时，还开发了特快专递、邮政储蓄、广告信函、商品邮购、国际汇兑等新业务，邮政收入年均增长30.11%，正逐步建成传输快速化、作业自动化、营业电子化、管理信息化、服务多元化的布局合理、技术先进、管理科学、传递迅速、服务优良的邮政网络。电信发展更是飞速。1978年时，我国电话网总容量仅有574万门，电话机总数只有369万部，电话普及率仅为0.38%。到1996年，全国城乡电话交换机容量已达10864万门，电话用户6179万户，程控化达99.4%，电话普及率上升到6.33%，而且已有1300多个市（县）进入国际直拨网；通信网实现了由人工网的转变，并正由模拟技术向数字技术过渡；电信传输从原明线为主发展到电缆、光缆、微波和卫星的综合利用；无线寻呼、移动电话、磁卡电话、用户传真、可视电话等先进通信手段都已在我国得到迅速发展。如杭州市，在1997年，电话机用户已达50多万户、电话普及率为43.08%，长途电话可通达214个国家和地区及国内1900多个市、县。1994年12月开通电视电话会议系统使全省73个市、县和部分镇、及省、市、政府会议联成亚洲最大规模的会议电视电话大网。据国家统计部门统计，1996年完成邮电业务总量1335亿元，比上年增长35.4%，创造了世界邮电发展史上的先例，也充分说明邮电通信业已成为我国最大的服务业之一。信息社会和市场经济的发展，要求邮政、通信业提供迅速、规范和满意的服务，而要实现迅速、规范和满意的服务，就必须建立和实施服务质量体系。本章从邮政、电信两个方面分别阐述其服务质量体系的构成、特点、文件和实施方法。第一节邮政服务质量体系邮政服务是为客户传递信函、包裹、印刷品、明信片、快件等信息或实物的公用服务部门。它的客户（即服务对象）遍布各个领域，涉及各行各业。邮政服务过程必须依靠至少两个以上的邮政联合作业才能完成，服务过程中任何一个环节的疏忽都可能导致邮政服务质量事故的发生。邮政服务质量事故一般分为下列两类：一是反映在包裹邮件安全方面，即丢失损毁了邮件，使收件人收不到或收不全邮件。二是反映在影响邮件时限方面，即因错分错发、积压延误而导致超过规定的收件时间。如1993年，有一份参与国际投标的快件（投标号），被邮政部门作为一般件邮寄而延误，使投寄单位因此失去中标机会，并造成商业信誉损失和1万多美元的直接经济损失。为了杜绝邮政服务质量事故的发生，邮政部门必须尽快宣贯国际服务质量管理标准（ISO9004.2），建立和实施邮政服务质量体系。一、邮政服务质量环与质量特性1.邮政服务质量环从邮政服务实际出发，ISO9004.2中服务质量环，我们可以编制一个邮政服务质量环，如图7—1所示。从图7—1可以看到，邮政服务提供过程从邮寄一分发一邮递一交送一收取，要经过不同邮电局的许多部门与人员，才能让收件人顺利地收取寄件人邮寄的信函等邮件，这就要求邮政部门切实树立“人民邮电为人民”的服务宗旨，对邮件传递过程，即邮政服务提供过程，实行以全员参与、全过程控制、全网协作为内容的“三全”管理。2.邮政服务质量特性（1）时限性指邮政服务全过程的实践期限，即邮件运递时限。在“特快专递”邮件服务上更为重要，一般用延误时间或邮件延误率来考核。为了确保邮件在规定的时限内交送到收件人手中，邮政部门可以把全程时限分解为邮政部门内部各服务环节的工作时限指标。（2）安全性即邮件的安全和保密要求。这方面的质量考核指标有邮件损失率、报刊发行损失率和机要文件失密丢损率等。（3）准确性即邮件收发的准确程度，一般用邮件错收率和错投率来考核。（4）简便性即客户邮件、收取的方便程度。它是邮政服务获取客户满意的重要特性指标。这就需要邮政部门从设置邮政网点（包括邮箱）的密度，邮政服务人员的素质、技能，邮政服务营业时间等各方面入手，适应和满足广大客户和消费者的邮政服务需求。二、邮政服务质量体系文件质量体系文件是表述质量体系的依据。友好服务质量体系文件一般由四个层次构成。1.质量手册邮政服务质量手册可以是独立的质量手册，也可以是邮电通信质量手册中的分册，可以是ISO9004.2和ISO10013编制的质量管理手册，也可以是ISO9001或ISO9002编制的质量保证手册。2.管理规范依据邮政服务质量体系的要素及其质量活动过程控制的客观需要，编制若干个管理规范，即程序文件。如：（1）（1）邮件标识和追溯性管理规范；（2）（2）不合格邮件控制规范；（3）（3）不规范服务控制规范；（4）（4）特快专递（EMS）的收、发和交付规范；（5）（5）邮政储蓄管理规范等等。3.岗位服务与作业规范邮政服务过程中，有直接与客户接触的服务岗位，如邮局（所）的营业员、投递员等，也有不与客户接触作业岗位。因此，可分别编制岗位服务规范与作业规范。必要时，对一些管理岗位，还可编制工作规范。无论哪类规范，均应贯彻相应的管理规范和技术规范要求，并GBI标准格式编制。4.质量记录对邮政服务活动过程中和各类原始记录、汇总表及专题报告等，均应按统一、规范、数据共享的原则，设计与确定质量记录格式，并应填写真实、准确、全面，按规定分类、编号、保存和使用。三、邮政服务质量体系的建立和实施邮政服务质量体系的建立可以采用“管理者推动”和“受益者推动”两种方式。管理者推动方式，是指邮政部门或单位领导人从邮政服务市场需求和趋势调研、预测出发，以ISO9004.2及相关的质量管理标准为指导，依据邮政服务质量环，建立一个科学、合理、适用有效的邮政服务质量管理体系。受益者推动方式，是指邮政部门单位或单位依据客户或其他受益者（或认证机构）提出的质量保证要求（一般可归类于ISO9001或ISO9002）建立邮政服务质量保证体系。然后，以该质量保证体系为核心，进一步拓展、建立质量管理体系。尽管受益者推动方式是目前国内外流行的作法，但采用管理者推动方式建立的质量管理体系需要比采用受益者推动方式建立的质量保证体系更加全面和更富有成效。我国四川省南充地区邮电局，早在1990年就参照ISO9004编制《质量管理手册》，该《手册》有12部分40多个管理规范，共32万字。认证推行全面质量管理，并使质量管理科学化、标准化、法制化，取得了显著的成效，从而荣获了国家质量管理奖。近几年来，我国更多的邮电局在作出服务承诺的同时，积极主动地宣贯ISO9000族标准，结合本局实际，建立邮政服务质量体系提高邮政服务质量水平。第一节第一节电信服务质量水平电信服务主要是通过通信设备传递信息，使其实现预期空间场所地变更，使这些信息或信息载体，如电话、电报、传真等为客户或社会产生有效地用途。因此，通信设备地先进性和完善性往往成为电信服务质量好坏地重要原因。如我国地电话传输设备已经历了人工—步进制—纵横制—程控等发展阶段。城市内电话网和长途电话网的程控化比率已分别达到86%和98.6%，从而使我国的电话有效接通率迅速提高，电信服务差错率大大减少。但是，要从根本上提高我国电信服务质量水平，还是要认真建立和实施电信服务质量体系。一、一、电信服务质量环电信服务的本质或根本任务是快速、准确地把信息转送到客户处，体现其价值和效用，否则，就会随着时间的流逝而降低其价值，甚至成为毫无价值或过时废弃的东西。近百年来，电信技术发展很快，一般将其发展划分为四个阶段。1.电报信息服务（1837～1875年）以1837年美国科学家莫尔斯发明电磁式电报机为人类开始使用电报方式进行信息服务的开始。2.电话通信服务（1876～1928年）1876年英国科学家贝尔利用电流传递话音实验成功，发明了世界上第一台电话，是电话通信服务时代的开始。3.电视图象通信服务（1929～1952年）1929年英国科学家贝尔德发明电视机，标志着电视图象通信时代的开始。至今，电视电话会议已成为世界上最先进的会议方式。4.数据通信服务（1953年至今）从1953年在匈牙利数学家冯·诺伊曼的理论基础上，发明了世界上首台数字式电子计算机开始，到现代“信息高速公路”的建立，使21世纪成为信息时代，信息成为仅次于物质和能源的第三重要资源。但是，无论何种信息传输技术，其服务过程基本上可以分成信息输出—传输—交换—送达等若干阶段阶段，为此，可ISO9004.2中服务质量环编制成电信服务质量环，见图7—2。二、电信服务质量体系文件1.质量手册电信部门应该ISO9004.2的原则规定，结合电信服务特点，ISO10013《质量手册编制指南》编写质量管理手册。必要时，也可按ISO9001或ISO9002的原则规定，从电信客户的需求出发或按认证机构要求编制质量保证手册。如，某电信部门编制的质量保证手册中质量体系要素为：4.1管理职责4.2质量体系4.3电信服务合同或协议4.4设计控制4.5文件和资料控制4.6采购4.7顾客信息的安全和4.8信息标识和可这4.9电信传输过程控制4.10检验和试验4.11检验和测量设备仪器的控制4.12电信设备的检验状态4.13不合格信息和不规范服务的控制4.14纠正和预防措施4.15电信的交换和交付4.16质量记录的控制、4.17内部质量审核4.18员工培训4.19延伸服务4.20统计技术2.管理规范针对电信服务质量体系的每个要素及其每项活动过程，从电信部门的实际情况出发，编制若干个电信服务方面的管理规范，并提出明确具体的数量化管理目标。如：（1）（1）电报差错率；（2）（2）市内或长途电话接通率；（3）（3）电传合格率；（4）（4）电信设备完好率；（5）（5）服务满意率等等。根据电信服务的固有特点，应着重编制对电信设备、设施、电路等方面的管理规定。3.技术规范无论是有线电信服务，还是无线电信服务都要涉及到很多的电信设备装置，因此，必然需要编制和实施大量的技术规范，如：GB49443信息技术设备的安全GB2312信息交换用汉字编码字符集基本集GB9159无线电交换用汉字编码字符集基本集GB12638微波和超短波通信设备辐射安全要求GB13837声音和电视广播接收机及有关设备干扰特性允许值和测量方法等等4.作业规范和服务规范对电信设备操作人员来说，应制订和实施作业规程。对直接为顾客提供电信服务的营业员、电报投递员、话务员等应制定与实施服务规范。必要时，还可以对电信部门的管理人员制订工作规范。5.质量记录在电信服务与电信设备维护、使用检修过程中有产生很多原始记录、报表和分析报告，在电信服务质量管理或审核中又要产生一系列的报告与记录，这些都是质量记录，应统一涉及、规范，并填写正确、清晰。三、服务质量体系的运行和改进电信服务质量体系可以是采用管理者推动方式建立起来的质量管理体系，也可以是采用受益者推动方式建立起来的质量保证体系；可以与邮政服务质量体系合建为一个质量体系，也可以单独建立为电信服务质量体系。电信服务质量体系建立起来之后，应采取有效措施推进其不断独立运行和改进。1.1.不断进行质量培训教育电信服务质量体系有效运行的关键在于人。无论是管理人员、作业人员，还是服务人员，都应接受质量培训教育，尤其是要接受本单位电信服务质量体系文件的培训，理解其内容与要求。电信服务管理人员则应带头学习。2.2.认真执行质量考核制度，并与经济分配制度密切挂钩电信企业应推行以服务质量、设备质量为考核内容的经济责任制度，使服务（工作）质量好的员工受到奖励而激励他们进一步提高服务（工作）质量。使服务（工作）质量差的员工受到处罚、告戒而引以为戒，得到改进。3.3.积极QC小组活动、规范服务达标活动和社会服务承诺活动