Access最详细教程-办公室数据管理必备

Access2007循序渐进教程第1章Access2007和数据库础知识Page2第2章表——Access的“仓库”Page22第3章“查询”——Access的检索系统Page79第4章窗体——Access的“查询界面”Page119第5章报表——Access的“统计系统”Page189第6章宏——完善数据库的工具Page233第7章学习使用VBAPage270第8章“保密”、“数据共享”和“界面定制”Page325第9章创建实用Access数据库Page357办公必备软件第1章Access2007和数据库Access2007的主要用途Access2007的主体构成数据库的基础知识Access2007空白数据库的创建Access2007的操作界面和设置Access2007和编程Access2007、VB、ASP和SQL典型实例：利用模板创建“学生”管理数据库1.1Access2007的主要用途Access2007是Office2007的一个组件，在安装Office2007时，通常进行默认安装就可以将Access2007安装到电脑上。1.能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统计和报表功能。2.Access可非常方便的开发简单的数据库应用软件，比如进销存管理系统、计件工资管理系统、人员管理系统、超市管理系统等。Access2007的对象主要包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。1.2Access2007的主体构成“表”创建按钮“窗体”创建按钮“报表”创建按钮“查询”创建按钮“宏”和“模块”创建按钮导航窗格•1.2.1表表是存储数据的对象。Access2007数据库中所有的最基本的数据都是存储在表中的。其它的几个对象，比如“查询”、“报表”等都是以此为基础进行操作的。表最上边的这一行是列的标题列标题这里是表格的数据，也就是行，应用程序或者说最终用户主要操作的就是这些数据，在此处可以添加或修改表格数据打开“联系人管理”素材•1.2.2查询查询是Access2007数据库的另外一个对象，它的主要作用是查询出满足客户要求的数据，并显示出来。这里是查询出来的数据打开“联系人管理”素材•1.2.3窗体窗体就是用户的操作界面。在表中直接输入或修改数据不直观，而且容易出现错误，为此我们可以专门设计一个窗口，用于输入数据。打开“联系人管理”素材打开的“联系人输入”窗体•1.2.4报表报表的作用就是将数据以格式化的方式打印出来。报表中大多数信息来自表、查询或SQL语句。打开“联系人管理”素材打开的“报表”•1.2.5宏宏是若干个操作的组合，用来简化一些经常性的操作。宏没有具体的实体显示，只有一系列操作的记录。所以宏只能显示它本身的设计视图。关于宏的设计和制作，将在第7章中详细讲述。通过触发一个宏可以更为方便地在窗体或报表中操作数据，如它可以执行打开表或窗体、运行查询、运行打印等操作。当数据库中有大量重复性的工作需要处理时，使用宏是最佳的选择。•1.2.6模块模块是用Access2007提供的VBA语言编写的程序段。当然如果能利用好模块，您将会事半功倍。VBA（VisualBasicforApplications）语言是MicrosoftVisualBasic的一个子集。在一般情况下，用户不需要创建模块，除非要建立比较复杂的应用程序，或者为了更加方便的实现某些功能。简单地说数据库就是许多数据的集合。实际上，在日常生活中，大家都在不知不觉地建立各式各样的数据库，如手机上的电话薄便是一个数据库。•1.3.1数据库的概念1.3数据库基础知识使用数据库组织和存储数据的好处是：数据结构更加规范、易于检索和统计。所以很多应用程序（如人事管理等）需要使用数据库来组织和存储数据。计算机和操作系统数据库数据库管理系统应用程序计算机、数据库、数据库管理系统和应用程序的关系如下图所示。从图中不难看出，Access2007数据库管理系统的操作对象是数据库，它的服务对象是应用程序。•1.3.2关系型数据库Access2007建立的数据库属于关系型数据库。关系型数据库是目前最流行的数据库。它的一个最重要的概念是“关系”。无论是实体还是实体之间的联系都用关系（二维表）来表示，—个关系就是一张二维表。二维表中的“列”一般表示特征。“行”代表一个实体单击“空数据库”链接模版类型切换选择数据库的存放位置单击数据库模板1231.4Access2007空白数据库的创建1.5Access2007的操作界面和设置创建空白的数据库后，可以进入Access2007的主操作界面。标签新建表操作界面1.6Access2007和编程Access的编程功能与数据库完美的集成，使得在只是实现一些基本的数据存储、统计查询等操作时，用Access内置的向导即可轻松完成，无需编写代码。如果深入学习，使用Access的VBA编程语言，几乎可以实现其他编程语言可以实现的所有功能。据统计，在编写数据库程序时，Access要比其他编程工具节省2/3的时间，可见其便捷。1.7Access2007、VB、ASP和SQLVB（VasualBasic）是一种可视化的应用程序开发工具，简单方便，容易入门。用在Access2007中的VBA语言，从某种意义上说是VB语言的子集，其主要作用是使现有的应用程序自动化。ASP是一种编写网页的语言，在ASP中有一种主要的脚本语言VBScript，能够实现与Access数据库的交互。SQL则是SQLServer数据库的一种查询语言，在Access中也使用此语言进行查询以窗口形式显示表1打开Access选项对话框2选择选择31.8典型实例：利用模板创建“学生”管理数据库1打开主操作界面4单击23单击单击5输入单击6双击7窗体报表查询监护人窗体和报表表格单击可更改照片输入数据第2章表——Access的“仓库”“货架”——认识“表”的结构存储数据的架构——创建“表”规划“容器”——“表”中“字段”的设置“归类”引用——设置“表”的关系“容器”包装——设计“表”的外观典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”2.1“货架”——认识“表”的结构如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着各种货物。字段字段属性2.2存储数据的架构——创建表•2.2.1输入数据直接创建表123双击直接输入单击单击456单击输入•2.2.2使用“表模板”创建表选择1单击23设置“表”字段•2.2.3通过“表设计器”创建表1单击“表设计”按钮2单击“创建”标签34输入字段名称选择数据类型在此可设置字段参数右击“ID”5选择“主键”6新建“部门”字段7单击8单击9输入单击1011创建的“部门表”•2.2.4边学边练：“计件工资管理系统”的表对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工资管理系统，是很多企业所关注的。本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格。2单击“创建”设置主键1单击“表设计”按要求输入相应的“字段名称”，并设置字段的”数据类型“34选中“性别”字段5在“有效性规则”属性中输入：“男“Or“女”7设置字段大小为26创建了“人事表”后，按照相同的操作步骤，创建其他表按照相同的步骤设置其它字段的“常规”属性。设置完毕后将此对话框关闭，并选择保存为“人事表”后，即可完成此表的创建82.3规划“容器”——“表”中“字段”的设置•2.3.1Access2007中的字段类型在Access2007数据库中共有11种可用的数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们的作用如表所示。某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主要需要考虑如下几个方面的内容。1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。Access2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。•2.3.2Access2007的“字段”属性在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。右击“人事表”，选择“设计视图”命令12选中“姓名”字段文本型字段的15个属性“字段大小”属性的意义为：“字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。文本型数据的大小范围为0～255个字节。数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。至于其它字段，这里不再详细叙述。•2.3.3设置“字段”的显示和打印格式1．文字型数据“格式”的设置方法我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置前和设置后的效果。设置前设置后选中此数据类型12在格式栏中输入：“所在部门是：&&&&&[蓝色]”通过这些设置就会实现上边的效果了右击我们前边创建的“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口2．数字与货币型数据“格式”的设置方法右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“数字”12单击格式旁的下拉箭头，可以选择所要设置的货币格式这样即设置了货币型数据类型3．日期型数据“格式”的设置方法右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“日期/时间”12单击格式旁的下拉箭头，选择所要设置的“日期/时间”格式这样即设置了日期数据类型•2.3.4设置字段的输入格式用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数不能输入错误。为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求用户必须按照特定的格式来输入数据。1．使用向导设置“输入掩码”右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口新建“部门电话”字段，并将数据类型设置为“文本”13选中“输入掩码”文本框单击打开对话框按钮继续24单击输入56单击8单击3次“下一步”按钮7单击“完成”按钮产品表的数据输入窗口点中此处将会见到输入掩码，并可按要求输入数据2．通过直接输入格式符号设置输入掩码使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便的定义所输入的格式。比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入“Password”，这样，用户输入的所有字符就可以被“*”所掩盖。•2.3.5设置字段的默认值如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步骤如下。右击“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口选中“录入时间”字段1输入“Now()”字符2自动填充的当前日期和时间•2.3.6设置字段输入的有效性规则如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么在这个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能输入其它的字符，这时我们应该怎么设置呢？这时使用字段的“格式”属性已无法实现这个要求了，而必须设置字段的“有效性规则”属性。有效性规则的设置方法如下。选中“性别”字段1右击“人事表”，选择“设计