电子公文处理

电子化公文实践重庆市政府办公厅电子政务技术中心胡力介绍的主要内容一、电子公文的内涵二、公文工作体系环境巨变三、电子公文推进的障碍四、电子公文计算机程序构成五、电子公文建设的策略六、电子公文重点问题的处理七、电子公文建设的组织与实施一、电子公文的内涵（一）电子公文与核心要素1、什么是电子公文？是文档表现的磁、光载体？是生成文件的工具决定的技能？2、一种更全面的说法应用现代信息和通信技术，将公文工作通过计算机网络进行集成，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，实现公文工作体系的优化重组。简单地说就是借助电子信息技术而进行的公文活动。3、重点是电子公文是一种工作体系。一、电子公文的内涵电子公文需要把握三点核心要素：1、对象数字化公文涉及的“全部”、“所有”事务的对象数字化，公文构成形式、表现形式的全部数字化转换。不仅仅是公文自身，包括公文的外延内容，如公文登记本等辅助管理信息。电子公文是公文的数字化生存。2、过程网络化公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、工作责任传递的方式，全部要通过计算机网络实现，工作联系方式的全部网络化转换。3、工作整体性在公文生存生命期的各个部分，内容加工各个阶段与环节都是不可分割存在的工作体系，每一个工作步骤的对象与成果，相互间都是可以继承和共享的。一、电子公文的内涵（二）电子公文从名变到实变素近3-5来出现的提法，经历从名词变化到实质改变的过程1、办公自动化文字处理的工具，解决手工工作效率问题，一项技能。2、公文管理对标题、目录或部分公文项的处理，以计算机“做”管理为主。3、信息共享如全文查询，简单的公文传输等，分别作用在公文处理的各个层面上。以上可称之为前电子公文阶段一、电子公文的内涵（二）电子公文从名变到实变4、前电子公文的特点辅助手工工作的工具，辅助管理工作的工具，局部孤立的应用，作用在公文处理工作外围，不对原有公文工作体系产生影响。5、前电子公文的效果易变，不能生存，多次重复建设，成效有限。6、电子公文的实变成为整个公文处理工作体系的重建，这是电子公文不同于传统办公自动化和公文管理的根本所在，这也是电子公文实施的难度所在。一、电子公文的内涵（三）电子公文是办公室信息化生态体系表现在以下四个方面：1、全要素内容全过程，全对象，全信息化，工作体系。2、相互依存各部分难以分割独立生存，业务上交互、数据上共享、控制上为一整体，互为关联，承上启下，互为支撑。3、基于过程涵盖所有公文工作自然过程，根植于公文业务工作的各个方面，业务工作与公文工作溶为一体。4、综合体系电子公文是包括了理念、业务、管理、技术、人员的综合体系。二、公文工作体系环境的巨变（一）传统公文处理工作方式主要特点1、个体工作方式以个人，以经办人为中心，事无具细、亲力亲为，工作重复进行。2、封闭自我管理情况只有经办人自己清楚，工作成的暗箱，难以考核，经办人说了算，3、运行阶段独立各个阶段内部工作可完全独立存在和运行，相互间可以没有多少关联，表现在阶段都自有登记本，自己一套工作规程，是传统公文处理程序各个阶段自成体系的原因。二、公文工作体系环境的巨变（一）传统公文处理工作方式主要特点4、公文资源独享以公文夹为传递载体，资源公文夹独，信息难以共享。5、手传手的交接当面确认交接，签字认账，有的环节不好当面确认，容易出问题。6、公文管理粗放形式管理，不确定、易变、自由度大，靠人的自觉性来保障，制度上书、上墙，无约束力，公文处理与公文管理在技术层分离。二、公文工作体系环境的巨变（二）电子公文工作方式主要特点1、协同工作方式分工明确，工作边界清楚，以个人集中处理向以流程协同处理转变。2、开放的工作环境网络打开管理暗箱（客观存在），记录工作痕迹。3、流程化关联处理工作步连续、继承，减少重复，工作步相互制约。4、资源的全面共享资源控制主体从个人变为了服务器第三方所有，资源交换不是物理给予，而是规则授权。二、公文工作体系环境的巨变（二）电子公文工作方式主要特点5、以物为主的控制控制不可视，当事人离线间接，认物不知人，责任认定方式变化。6、管理植于过程管理根植在计算机程序中，监管不受人的因素的影响，可定性、定量。7、具有全局性成效与作用的区域成正比，局部应用代价大，难生存，跨单位特征。二、公文工作体系环境的巨变（三）狭义电子公文与广义电子公文1、狭义电子公文文秘工作范畴的公文，称为文秘公文。2、广义电子公文行政审批或业务处理类公文，称为业务公文，广义电子公文包括文秘公文和业务公文。3、传统公文文秘与业务分离文秘公文与业务公文的运行完全分开，单位内部的业务分割。4、电子公文是广义公文体系公文资源是一个整体，文秘与业务存在政策照应或事件上的联系，形成广义公文体系，是发展需要，电子公文建设是一个机关的信息化基础平台。三、电子公文推进的障碍（一）行政主导与技术主导1、行政主导推进专家确定线路，与原业务人员分离，建立新体系，培训不适应换岗，先实现组织机构与业务流程的再造，再建立业务工作体系的科学做法。2、技术主导推进这是没有办法的变通方式，主导权掌握在原来业务管理者的手中，小心地琢磨业务人员的行为，只能影响、引导、启发，同样有办法，技术演变业务、演变管理，有成效的推进已有不同程度流程再造。三、电子公文推进的障碍（二）文秘人员的障碍是最大的障碍1、个体手工业者向产业工人转换传统的公文处理——个体手工业者，电子公文方式——产业工人，一定程度的阶级身份的转换。2、知识技能的适应文科知识体系为主，看重舞文弄墨，看轻工匠式的操作技能。3、文化习惯的差异习惯于人文式思维，不适应工程规则式思维，以个人为主体不惯于配合的，乐于决定于密室缺少开放的观念，不适应过程管理。三、电子公文推进的障碍（二）文秘人员的障碍4、角色转变的困难增强了更多的责任，亮出了工作细节，变自主干活到受别人控制地干活，从办文的主人变为被管理对象，是一次利益调整。电子公文引起一些文秘人员的反对是可预见的。三、电子公文推进的障碍（二）领导支持的态度1、要面对重大变革公文与办公室工作体系的重大变革，领导的态度影响全局。2、清醒的领导按工作的缓急排不上，不愿引麻烦，一旦支持就会有力度。3、不清醒的领导迎合潮流赶时髦，被动推着干这个事，摇摆不定，易变的因素多，风险大。三、电子公文推进的障碍（四）周边环境的阻力1、工作环境的差异电子公文要跨机关，机关间办公环境差异，单方面对跨机关的单位提工作要求，不同层级跨机关，不同系统跨机关。2、外面的阻力影响更大外单位意见牵涉大的关系，领导的压力更大，阻力影响更大，有实际的教训。三、电子公文推进的障碍（五）电子公文推进要面临几大阶段1、反抗期普遍性，不同程度存在，消极对抗，借题发挥，拖延时间，不了了之，为难领导，施加压力。2、适应期解决心结问题，断掉了后路，适应不困难。3、推进期主动参与，难于应付。四、电子公文计算机程序构成（一）程序形成的几种方式1、基于管理的程序从搞公文内部管理开始，没有强制性的辅助应用，脱离基础业务工作。2、基于共享的程序从方便查阅文件开始具有一定的实际作用，脱离业务过程难以解决好信息源的问题。3、基于交换的程序从跨机关的公文交换开始，利用了信息化的长处，开始进入业务过程的门坎。四、电子公文计算机程序构成（一）程序形成的几种方式4、基于过程的程序从环节控制，过程管理入手，实现对原有工作体系的替代，不仅去掉纸质公文，也去掉各种管理的登记本。5、基于过程的程序是逐步形成的以公文交换过程为例：1）实现交换，电子邮件加Word，2）载体的格式控制，解决格式不一致问题，3）交换过程的控制，解决确定性问题，4）增加责任认定，确定授权责任，5）综合集成，完全替代公文交换业务过程。四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式1、点对点方式初期：点对点的零星的联系，工作面各自独立，各个部分的程序分离。2、星型方式目前：以一点为中心，关联所有工作面，建立整体的程序体系，形成整体的电子公文体系，中心点单位星型向外扩展业务，办公厅（室）电子公文系统的典型。3、星型方式存在的问题以中心点封闭，单向需求为主，难以解决半成品双向的复杂业务协同，不能解决中心点以外单位间的业务互动。四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式4、紧密联系方式区域解决方案所有单位点用一套程序，理想化的好模式，空降系统，不能兼容条与块差异的特殊性，难以分别满足各个应用的个性需求，不能分别实现各单位文秘工作平台与业务平台整合，既解决广义电子公文的问题。从计算机程序关联角度，N个单位用同一套程序形成整体，每对单位间的关联，将形成几何级数的网状关联对的复杂关系，增加了协同控制难度的不可确定性。四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式5、松散耦合方式区域解决方案机关对内控制与对外交往方式有质的差异，跨机关关联用不上紧密耦合，以交换为主的关联是松散耦合的关系。6、星型方式加交换中心的松散耦合体系星型方式的中心点增加一个公文交换中心，所有机关，包括中心点，对交换中心都同级，形成公用电子公文交换中心，专解决交换问题，各机关内部电子公文处理保持相对的独立性，这是一种能兼顾各方情况的方案。四、电子公文计算机程序构成（二）程序构成方式7、集群方式的公文处理体系也是大集中，所有机关的电子公文共用一套程序，运行在一套服务器上，各机关公文处理系统的流程和运行自行独立，互不干扰，从根本上解决了电子公文各自运行平台支撑的负担问题。8、程序构成方式的选择省级或地市级适合于用公文交换中心的区域化电子公文方式。区县级适合用集群方式的区域化电子公文系统。四、电子公文计算机程序构成（三）电子公文技术支撑要求1、可靠性要求业务工作对技术支撑的高度信赖性，提供7*24连续运行支撑，敏感性可约降低，制度化日常数据保护，保证关键设备不低于2小时等待的系统切换。2、适当性要求不过多追求设备档次与性能，以够用为原则，不过多考虑升级特性，设备性能一次用尽。四、电子公文计算机程序构成（三）电子公文技术支撑要求3、可变性要求电子公文软件的长期修改变化不可避免，电子公文软件要具有开放性和可调整性，谨慎引进电子公文软件，重点看解决业务问题能力、后续服务能力，形成长期合作关系。4、技术保障管理不能忽视电子公文运行保障管理，出了问题才到处找原因，被动应付贫于奔命，技术保障信息化与业务信息化的同步，可以形成全面掌控业务运行细节的监控系统。五、电子公文建设的策略（一）破除技术迷信1、技术不是万能的警惕先进、一流、全部搞定，避免一步到位，技术不是工作的制约点。2、业务才是主体最难的问题不是技术，是业务问题，业务是“因”，是因业务才用技术，主要的精力在业务的实质上，用适合于自己情况的技术。五、电子公文建设的策略（一）破除技术迷信3、适度的技术手段警惕过度启用安全技术手段，非敏感业务的安全手段投资远超过主要业务，专网与公网环境有质的区别，注重选用实用低成本的控制技术。4、管理手段与技术手段相结合管理始终是第一位的，可以没有技术，不能没有管理，通报出的问题还没有看到因技术强度不够，管理与技术结合发挥更大的作用。五、电子公文建设的策略（二）坚持整体思路1、传统习惯制约整体性传统公文处理有分割电子公文整体性外在诱因，信息化反而复杂、增加工作量的原因，避免电子公文不同部分各用不同程序，整体思路的档案管理提高效率的例子。2、整体性的基本控制点不需要做到100%控制，主要控制关键环节，1）把握两个流，一是信息流，强调资源的继承性，二是业务流，强调过程的延续性。2）统一基础数据库，主要是多个系统共有特征的数据，3）统一或开放程序的接口，所有部分程序的接口都是自己掌握或是能向第三方开放的。五、电子公文建设的策略（二）坚持整体思路3、始终坚持整体思路从一开始就坚持整体思路，任何新建系统，要用尽已有系统的资源，任何新建系统，要保持与已有系统关联，没有整体性的系统越早重搞越主动，在这方面有太多的教训。4、整体性不单是技术问题整体性从本质上说是业务问题，业务问题应以业务为主的方式来解决，避免依靠技术解决所有问题的技术陷阱，整合技术不能形成有密切联系关系的整体系统。五、电子公文建设的策略（二）坚持整