企业公文写作基础知识

参照《党政机关公文格式》GB/T9704—2012复指办鲁平2020年3月21日企业公文写作格式交流公文纸张及排版印制要求1.采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。2.正文用3号方正仿宋简体，标题用2号方正小标宋简体，文中如有小标题可用3号黑体，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。3.排版时版面尺寸要标准:幅面：210mm×297mm版心：156mm×225mm上白边(天头)37mm下白边35mm左白边28mm右白边26mmA4型公文用纸页边及版心尺寸按行文关系和行文方向分类下行文——企业向具有隶属关系的内部科室部门送发的公文，主要有通知、决定、指示、批复等。上行文——企业向党政机关及企业的上级机构所呈送的公文，主要有报告、请示等。平行文——企业向不具隶属关系的企业、机构、社会团体等送交的公文，主要有函等。企业公文常见类型此外还有通告、公告、会议纪要等。公文格式要素新国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。公文格式要素版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成。主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。版记由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。公文格式要素——版头部分1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字。公文格式要素——版头部分2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。公文格式要素——版头部分3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用3号黑体字。公文格式要素——版头部分公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。公文格式要素——版头部分4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。公文格式要素——版头部分联合行文发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。公文格式要素——版头部分5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。3号方正仿宋简体。下行文发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。公文格式要素——版头部分发文字号联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。平行文的发文字号居版心右上角。公文格式要素——版头部分6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。公文格式要素——版头部分签发人签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋简体，签发人后标全角冒号，冒号后用３号方正楷体简体字标识签发人姓名。公文格式要素——版头部分签发人如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm。公文格式要素——版头部分7.版头中的分隔线发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。公文格式要素——主体部分8.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行，用２号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。公文格式要素——主体部分标题（1）完整结构：发文机关＋事由＋文种（发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种）。（2）公文标题要正确选用文种。（3）“事由”的结构：“关于……的”，要求准确概括公文内容。（4）通常“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”公文格式要素——主体部分9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋简体，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文格式要素——主体部分注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；（2）顶格，回行仍顶格；（3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。公文格式要素——主体部分10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号方正仿宋简体，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号方正黑体字。公文格式要素——主体部分注：（1）正文一般由三部分组成：原由＋事项＋结尾。（2）引文：先引标题，后引发文字号。（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2009年写成“09年”。公文格式要素——主体部分（4）结构层次序数：第一层：汉字“一、”，第二层：汉字加括号“（一）”，第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”。第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用方正仿宋简体字。公文格式要素——主体部分（5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法标点符号的用法应符合GB/T15834计量单位的用法应符合GB3100、GB3101和GB3102.1~13数字用法应符合GB/T15835公文格式要素——主体部分11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号方正仿宋简体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。公文格式要素——主体部分附件说明如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。公文格式要素——主体部分12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。公文格式要素——主体部分发文机关署名联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（主办机关在前，每排最多排３个）。公文格式要素——主体部分13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期在发文机关署名之下，右空四字，用阿拉伯数字标全。公文格式要素——主体部分注：成文日期以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准。电报则以发出的日期为准。公文格式要素——主体部分14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文格式要素——主体部分印章加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章用红色，不得出现空白印章。公文格式要素——主体部分印章联合行文时，应将各发文机关署名（可用简称）排在成文日期和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期。公文格式要素——主体部分15.特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。公文格式要素——主体部分16.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用３号方正仿宋简体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话。公文格式要素——主体部分17.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。公文格式要素——主体部分附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。公文格式要素——主体部分附件如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。公文格式要素——版记部分18.版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。公文格式要素——版记部分19.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文格式要素——版记部分抄送机关如有抄送机关，一般用4号方正仿宋简体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，抄送机关名称之间用逗号，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。公文格式要素——版记部分注：如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。公文格式要素——版记部分20.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号方正仿宋简体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。公文格式要素——版记部分21.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。左右各缩进1.5个字符。公文的特定格式信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为30mm。联合行文时，使用主办机关标志。公文的特定格式信函格式发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距页下边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。公文的特定格式信函格式如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。公文的特定格式信函格式发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。公文的特定格式信函格式第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。公文的特定格式信函格式版记不加印发机关和印发日期。公文的特定格式纪要格式纪要标志由“