PS102采购管理

浪潮ERP-PS管理软件第一章系统概述1.产品介绍“浪潮ERP-PS管理软件”的采购管理基于整个采购业务环节，能够帮助采购人员控制并完成采购物料从采购需求→采购计划→比质比价→订单下达→到货接收→发票核销的过程。可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况，从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略，提高采购工作质量和工作效率，降低采购成本。制造业产品的成本中主要是材料费用，如果采购成本控制不力而造成采购成本偏高的话，无论企业再如何控制企业内部的其他成本都无济于事，所以有必要对采购业务进行严格而深入的控制。“购储分离”、“比质比价”、“最高限价”等都是进行采购管理的有效方法，这些思想都在采购系统中得到了体现。采购计划是控制盲目采购的重要措施，也是做好现金流量预测的有利手段。目前的企业管理对计划的控制越来越严格，尤其是采购业务，有些企业规定所有的采购都必须要先报采购计划，不准出现无计划的采购。从供应链管理的角度来说，企业的供应商和客户是非常重要的资源，保持供应商的稳定对于企业是十分重要的。对于制药和食品等企业来说，更要求加强对供应商的管理，建立稳定的原料供应渠道，以保证采购原料的质量。企业还要在供应商中树立优良的信誉，以获得有利的付款条件和较好的采购价格。采购订单是与供应商签订的采购合同，供应商是否按合约“按时按质按价”供货对企业的生产有重大影响，所以要严格采购订单的管理，对于可能拖期的供应商应及时催货，以避免对生产造成影响。采购业务的确认和付款也是企业非常重视的业务，当供应商的物料到达企业以后，要检查相应的采购计划、订单，确认是否是本企业采购的物料。如果是，还要经过质检、验收，才能办理入库手续。当采购员持发票准备报销时，要根据入库单逐笔核对，如果物料尚未入库，不允许直接报销，应提交领导审批通过后，方可报销。采购管理与生产、库存、财务管理等均有良好的接口。系统入口从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始，接下来的业务单据都支持合并生成或参照功能，很多信息都可以自动形成，方便用户灵活使用，加强了业务的关联。采购物品收货后直接转至库存系统处理，并同时登记来源计划、订单。采购发票与付款单支持多币种采购，可以根据定义直接生成会计凭证，无需财务人员重复录入，这从很大程度上降低了企业的成本。浪潮ERP-PS管理软件2.主要功能《采购管理》的主要内容包括设置、供应商管理、采购业务、采购报表。设置：录入期初单据并进行期初记账，设置《采购管理》的系统选项。供应商管理：对供应商供应存货、以及供货价格、供货质量、到货情况进行管理和分析。采购业务：采购业务的日常操作的管理，系统提供了请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购开票、采购结算等业务，用户可以根据业务需要选用不同的业务单据和业务流程。采购报表：提供对采购情况的各种统计报表、账薄的查询分析，并且允许用户自定义报表。3.产品接口《采购管理》是供应链管理及生产管理一个重要的采购环节，几乎与其他业务模块都有关联关系，可以与《销售管理》、《库存管理》、《应付管理》、《合同管理》、《项目管理》、《应付款管理》、《物料需求计划》、《质量管理》、《委外加工》等模块联合使用。3.1合同管理－采购管理：接口图采购订单采购类合同采购管理合同管理生成采购计划《采购管理》可以参照状态为生效态、性质为采购类、标的来源为物料的采购合同生成采购订单。采购订单在参照合同生成时，订单的数量、单价、金额根据合同中的控制类型进行控制，具浪潮ERP-PS管理软件体控制参见《合同管理》。3.2主生产计划、需求规划－采购管理：接口图物料需求计划采购管理生产管理生成采购计划采购订单采购到货入库物料仓库《采购管理》可以参照物生产MRP运算结果料需求计划通知单，将需要采购的材料生成采购计划。3.3库存管理－采购管理：接口图浪潮ERP-PS管理软件采购订单采购入库单采购到货单其它出库单参照生成采购管理库存管理采购请购单采购计划自动生成参照生成调拔移库单生产领料单库存缺货告警采购发票《库存管理》可以参照《采购管理》的采购计划、采购订单和采购到货单生成采购入库单，并将入库情况反馈到《采购管理》。属于设备采购的业务，不使用采购入库业务。《采购管理》可以参照《库存管理》的采购入库单生成采购发票。设备采购的结算发票可直接参照采购到货单形成。《采购管理》根据《库存管理》的采购入库单和《采购管理》的费用发票进行采购发票与入库单核销、采购费用分摊。《库存管理》的其它出库单、生产领料单、调拨移库单可以参照《采购管理》中的采购请购单生成。并将领料情况反馈到《采购管理》，并且在《采购管理》中进行采购需求领用对比分析。《库存管理》中的库存缺货告警可以直接形成《采购管理》中的采购请购单。3.4销售管理－采购管理：接口图浪潮ERP-PS管理软件采购订单销售订单销售发票采购管理销售管理采购请购单采购计划采购到货单参照生成《采购管理》中的采购请购单、采购计划、采购订单、采购到货单可参照销售订单生成相应的采购业务单据。根据业务的需要，可以选择是按照产品采购、按照产品BOM材料采购。3.5应付款管理－采购管理：接口图采购材料发票采购应付单采购费用发票付款单采购管理应付管理结转采购发票制单结转后，在《应付款管理》对采购发票登记应付账，体现往来核算信息。发票与付款单进行付款核销，并回写采购发票有关付款核销信息，体现采购发票的付款信息。3.6采购管理－质量管理(采购来料检验流程）：接口图浪潮ERP-PS管理软件采购到货单来料请验单来料检验记录采购管理质量管理请验来料检验报告来料不良品处理读取质检结果不良品退货采购到货单报检生成来料请验检单。根据质检处理意见中的拒收信息，形成红采购到货单，实现到货的退货业务。4.操作流程采购请购单比质比价采购计划合同管理销售管理设备管理质量管理采购订单采购到货单采购入库库存管理采购发票结转应付管理项目管理库存管理设备管理合并下达核销分摊生产管理浪潮ERP-PS管理软件5.如何使用第二章应用指南为使您能够及时、顺利、准确地运用本系统，请在应用本系统之前，按以下操作流程。建立帐套，用帐套管理模块建立包含采购管理子系统的帐套。注册用户，以管理员9999身份进入维护工具，在用户管理中注册操作员。分配权限，在用户管理中为注册的操作员分配功能权限和数据权限。系统启用，以在维护工具中注册的操作员身份进入控制台—设置—系统启用，将《采购管理》启用。参数设置，对采购管理的参数设置。基础数据维护，包括物料采购员关系、采购发票类别维护、采购计划类别维护以及和您有业务往来的所有供应商的信誉记录维护等。货源维护，包括价格类别维护、货源清单维护。期初数据的录入，期初数据录入主要是输入那些在系统启用之前已经发生的但还没有结算完的采购发票。第三章业务应用采购管理分为下面几个业务类型，包括普通采购、设备采购、直运采购、寄存采购。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务处理流程。1.普通采购普通采购业务模式支持正常的采购业务，适用于一般企业的日常采购业务处理，包括普通采购、订单采购和项目采购。业务流程1.请购部门填制采购请购单。2.采购部门根据采购请购单进行比价。3.采购部门填制采购订单。浪潮ERP-PS管理软件4.采购部门将采购订单发送给供应商，供应商进行送货。5.货物到达企业后，对收到的货物进行清点，参照采购订单填制采购到货单。6.经过仓库的质检和验收，参照采购订单或采购到货单填制采购入库单。7.取得供应商的发票后，采购部门填制采购发票。8.采购部门进行采购结算。9.将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。单据流程比质比价到货质检下达订单合并下达形成报价更新货源清单结论接收入库登帐分摊到入库单分摊成金额调整采购请购采购计划价格审批采购订单金额入库采购入库采购发票货源清单报价单询价单拒收处理质检发票付款核销采购付款发票入库核销采购发票采购入库采购到货1.请购单：可手工新增，也可由库存管理、设备管理和项目管理等模块生成采购请购单。请购单元合并下达以后生成采购计划。2.采购计划生成采购订单，如果是比质比价的物料，则采购计划生成价格审批单后由价格审批单生成采购订单。3.采购订单可以手工制作，也可以根据价格审批单生成，还可以参照销售订单、采购计划、应付合同。如果是手工制作，则必须要将系统参数设置中的“允许手工录入采购订单”选项打勾；4.采购到货单可以参照采购计划生成，也可以参照采购订单生成，如果系统参数设置中设置为允许手工录入到货单，也支持手工录入。当货物是免检时，采购到货单可以被采购入库浪潮ERP-PS管理软件单参照；当货物是全检或抽检时，则到货单需要先进行采购检验，质检通过以后才能生成采购入库单。5.采购入库单：可手工新增，也可参照采购订单、到货单生成。采购订单审核以后，既可以经过到货然后入库，也可以直接入库。6.采购发票：可手工新增，也可参照采购订单、采购入库单生成。建议同一业务只参照一种单据，避免重复参照。7.采购入库单登记库存帐后与采购发票进行核销，系统回自动将与发票的核销结果回添到采购入库单上。当在采购过程中发生了费用时，可以通过采购费用分摊功能进地采购费用发票的分摊，最终确定采购的入库成本。8.采购发票结转后生成应付单。采购付款单可以根据应付单生成。最后采购发票与付款单登记帐本，形成应付帐簿。业务应用根据货物及其采购发票的到达先后顺序可分为：1.单货同行：当货物及其采购发票同时到达企业时，要检验发票与货物是否一致。检验单货一致后，可以先填制采购发票，再填制采购入库单，及时进行采购入库单与发票核销。也可以先填制采购入库单，再参照入库单生成发票，系统默认为自动核销。2.货到单未到暂估入库：当货物先到，而采购发票未到达企业时，企业可根据实际入库数量填制采购入库单，做暂估入库；待取得发票后，再冲销暂估入库单，做正常入库。3.单到货未到。当采购发票先到，而货物未到企业时：可以不输入发票做压单处理，等货到时再填制入库单、发票。也可以输入发票做在途货物处理。如果想要及时掌握在途货物情况，那么就应及时输入发票。2.寄存采购寄存采购是一种新的采购模式。该模式的主要特点是，企业替供应商保管其提供的物料，先使用物料，然后根据实际使用定期汇总、挂账，最后根据挂账数与供应商进行结算、开票以及后续的财务支付。寄存采购的实际业务流程与普通采购相似，也有采购需求、计划、订货、到货、入库、开票、结算等环节。不同之处主要是体现在结算上，即先使用后结算。业务流程1.请购部门填制采购请购单（寄存），采购部门根据采购请购单合并下达生成采购计划（寄存）；也可以是生产系统中MRP运算后生成的材料采购计划。浪潮ERP-PS管理软件2.采购部门根据采购计划制定采购订单（寄存），并把采购订单（寄存）交付与供应商。供应商根据采购订单（寄存）制定发货计划并发货，到货后采购部门填制采购到货单（寄存）；也可以直接办理入库手续。3.仓库部门办理入库手续，填制采购入库单（寄存），寄存物料进入库存保存。4.企业根据需要，从仓库领用寄存物料。寄存领用可以是生产部门领用原材料，也可以是销售部门的销售出库，还可以是盘点、调拨的其它出入库。5.在月末或者定期对使用的寄存物料进行汇总结算，并送给供应商确认；结算后，系统自动生成采购发票和采购入库单。6.采购部门按照采购发票进行付款业务。7.财务部门根据寄存物料的出入库单据进行存货核算，并将采购发票，付款单等票据登记应付帐款。单据流程一比质比价下达订单合并下达形成报价更新货源清单采购请购采购计划价格审批采购订单货源清单报价单询价单寄存采购入库采购到货1.填制请购单：将单据类型选择为寄存采购。请购单合并下达以后生成采购计划（寄存）。2.采购计划生成采购订单（寄存），如果是比质比价，则采购计划生成价格审批单后由价格审批单生成采购订单（寄存）。3.采购订单可以手工制作，也可以根据价格审批单生成，还可以参照销售订单、采购计划、应付合同。如果是手工制作，