纸质档案数字化与电子文件管理(2013)

纸质档案数字化与电子文件管理信息科技科政务网IP访问地址：15.14.47.252•档案信息化内涵及现实意义•档案信息化内涵：所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。•现实意义：档案信息化的现实意义，在于档案信息资源实现的“三化”：→一是档案信息数字化→二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;→三是档案信息网络化。一、纸质档案数字化•纸质档案数字化定义（Digitizationofpaper-basedrecords）是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、软盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。•基本原则：1.规范性原则2.安全性原则3.效益性原则4.价值性原则•基本环节：档案借还、档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。•档案借还•档案整理：1.目录数据准备2.拆除装订物及页面修整3.档案整理登记4.扫描完成后的案卷装订•档案扫描：1.扫描模式2.扫描色彩模式3.扫描分辨率•图像处理：纠偏、去污、拼图、裁边等•图像存储：1.存储格式TIFF、JPEG、PDF；2.图像文件的命名：全宗号（4位）\目录号(2位)\案卷号(4位)\顺序号(3位)+文件页号(3位)如:0001\01\0001\001001.jpg•数据挂接•数据验收(95%)→合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数*100%•数据备份在线、离线（3套）→一套封存，一套提供利用，一套异地保存→注意：标准性的光盘二、电子文件归档管理1、定义•电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子公文：电子公文是电子文件的一种，专指各单位通过统一配置的电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。2、电子文件归档管理工作遵循原则•集中统一管理原则•全程管理原则•前端控制原则•真实性保障原则•电子、纸质文件并存原则3、电子文件收集与积累•电子文件的归档范围按照纸质文件的有关规定执行。•各单位档案人员应加强对电子文件收集积累工作的监督和指导，保证归档电子文件的齐全、准确、完整、有效。（1）电子文件正本及其背景信息、元数据应一同收集。电子公文形成单位应同时收集其定稿，其他电子文件根据需要确定是否收集其定稿及历次修改稿，电子文件正本应收集两套。（2）当公务或其他事务处理过程中的不同情形下该怎么做？（3）单位形成同一类型的电子文件格式应统一。（4）只有电子签章的电子文件与使用可靠电子签名的数据电文下如何处理？（5）状态、存储、登记、备份。4、电子文件整理归档经过鉴定符合归档条件的电子文件形成后应及时或定期向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。※实时归档：指电子文件生成或处理完毕时归档※定期归档：是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。·→《办法》强调：电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成；·→归档方式分为逻辑归档、物理归档•整理要求：–按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素逻辑集中。–整理归档前应进行备份，以备意外时随时恢复。–归档电子文件以件为单位整理，其中正文与附件、重要法规和重要文件的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等视为一件。–确定电子文档号编码规则。–电子文件形成单位应在电子文件整理归档时检查相关项目，合格后交档案室集中保管。5、归档电子文件保管利用•存储环境•载体：防写处理、保护涂层–环境：T：17－20，RH：35－45％–远离强磁场，隔离有害气体•磁载体每2年，光盘每4年抽样检查。•磁载体每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。6、电子文件送交、寄存、进馆•移交载体：→《规范》：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等.禁止使用软磁盘作为移交载体→移交归档电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、时间、载体类型、密级、保管期限等谢谢大家！