专题二、采购组织

专题二采购组织专题二采购组织学习情境一采购管理组织的组建学习情境二采购组织类型学习情景三采购组织的团队建设学习情境四采购组织人员的设置及要求学习情境一采购管理组织的组建一、采购管理组织概述（一）采购管理组织的概念采购管理组织，是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的一种采购团队。一、采购管理组织概述（二)采购部门的工作范围采购部门的工作范围主要包括采购管理和采购结果两大类别的工作，如下图所示：1、采购管理指为了保障组织物资供应而对采购活动进行的组织管理。2、采购结果是对采购管理工作的校准衡量。采购管理采购结果组织结构设置；人员队伍建设；行政机制制定采购部门工作结果和评定；物流部门协作采购方针、政策及目标制定采购体系及工作程序构建采购工作实施及过程控制物流配送体系的构建采购绩效考核图2-1采购的工作范围二、采购管理组织的组建步骤建立一个采购管理组织，具体步骤为：（一）确定采购组织的结构四种组织结构形式：产品结构式、区域结构式、顾客结构式、综合式采购组织（二）进行合理的人员配置采购部门人员包括：总经理、采购科长、助理、采购人员（三）确定采购部门人员的数量（四）明确采购部门的职责三、影响采购组织结构设计的因素（一）企业规模（二）采购供应状况（三）经营范围（四）采购人员素质（五）企业内部各部门的配合程度（六）信息传递形式与速度（七）其他因素采购组织的设计方法（1）按采购地区设计按采购地区设计即指按物料的采购来源分设不同单位，譬如国内采购部、国外采购部。这种采购部门的划分方式，主要是基于国内、外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对采购人员的工作要求也不尽相同，所以应分别设立部门加以管理；采购管理人员需就相同物料比较国内、外采购的优劣，判定物料应该划归哪一部门办理。按采购地区设计的采购组织（2）按物品类别设计按物品类别设计一般是指按主要原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、维护与保养等类别，将采购工作分由不同单位的人员办理。此种组织方式的优点，可使采购人员对其经办的物料项目相当熟悉，通常能够发挥采购人员熟能生巧及触类旁通的优势。这也是最常见的采购组织设计方式，对于物料种类繁多的企业尤为适用，如图所示。按物品类别设计的采购组织（3）按采购物品价值或重要性设计按采购物品价值或重要性设计是指由采购管理人员负责那些采购次数少但价值较高的物品，反之，则交予基层采购人员负责。这种建立采购组织的方式，主要让采购管理人员能够对重大的采购项目倾力处理，达到降低成本的目的；并让采购管理人员有多余的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。物品价值比重/%采购次数比重/%承办人员A7010经理B2030主管C1060职员按采购物品价值设计的采购组织另外，可将策略性项目（利润影响程度高，供应风险高）的决定权，交予最高阶层（例如采购总监），将瓶颈项目（利润影响程度低，供应风险高）交予较高阶层（例如采购经理），杠杆项目（利润影响程度高，供应风险低）交予中阶层（例如采购主管），将非紧要项目（利润影响程度低，供应风险低）交予较低阶层（例如采购职员）类别利润影响程度供应风险程度采购承办人策略性项目高高总监瓶颈项目低高经理杠杆项目高低主管非紧要项目低低职员按采购物品重要性分工的采购组织设计（4）按采购功能设计按采购功能设计即根据采购过程，将询价、比价、议价和决定分由不同人员负责，产生内部牵制作用。此种组织方式，以采购工作庞大（每月可达数万件以上）的企业为宜；借此可将采购工作分工专业化，以避免由一位采购员担任全部有关作业可能造成的不利情况，如图所示。（5）混合式设计混合式设计即指综合运用上面各种采购组织的设计方法，如图所示。返回目录按采购功能设计的采购组织混合式设计的采购组织学习情景二采购组织类型一、采购组织类型采购组合的基本类型有分权式采购组织、集权式采购组织、混合式采购组织和跨职能采购小组。一、采购组织类型（一）分权式采购组织分权式采购组织属于平行式管理组织。物料采购作业分散平行的体系。企业把与采购相关的职责或工作分别授予不同的部门来执行。如子公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购。这是集团将权力下放的采购形式。第一步初步筛选有吸引力的市场第二步评估行业市场潜力第三步公司销售潜力分析图2-2分权式采购组织分权式的采购组织（一）分权式采购组织1、分权式采购组织的优点①紧急采购时可争取实效，能够主动配合，及时提供最佳服务。②有利于地区性物资的采购，仓储管理方便。③采购手续简便，过程较短，如有问题能够快速直接反馈。2、分权式采购组织的缺点①权力分散，无法获得集权式采购的价格折扣，难以培养专业人才②对供应商政策可能不一致③决策层面低，易产生暗箱操作④作业分散，手续重复，致使成本增加分权式的采购组织的适用情况如下：（1）实行多样化经营的企业，其下属每个经营单位采购的产品与其他经营单位有明显的不同。（2）企业工厂分散于多处，存在大量地域性采购。（二）集权式采购组织集权式采购组织，是指所有生产或经营的物料、商品集中进行采购与供应。也就是说将与采购有关的职责或工作集中授予一个部门来执行。集权式采购组织如图：总经理采购部办公室部门A部门C部门B生产市场销售生产市场销售生产市场销售图2-3集权式采购组织（二）集权式采购组织1、优点：①减少作业费用，获得价格折扣、运输等方面的多种优惠，形成规模效益，降低采购成本和物料成本。②采购功能集中，便于人员分工，提高效率，培养专业人员③易于稳定与供应商的关系，实现成效最佳的长期合作④公开采购、集体决策和阳光操作，可有效防止腐败⑤便于实行采购程序标准化，减少分散采购的重复作业。2、缺点①手续较多，过程较长②专业性强，责任重大集权式的采购组织的适用情况如下：（1）企业产销规模不大，采购量均匀，只要一个采购部门就可完成全部工作。（2）企业各部门及工厂集中于一处，不存在地域性采购。（三）混合式采购组织混合式采购组织吸收了集权式采购和分权式采购的优点，一个健全的采购组织应该是决策集中，执行分散，集权和分权协调运用，最终在集权与分权的采购中建立一种有效的平衡。总经理采购部办公室部门A部门C部门B采购销售生产采购销售生产采购销售生产（1）采购总部通常处理与采购程序及方针有关的问题。（2）采总部定期对下层经营单位的采购工作进行审计。（3）采购总部对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以参考使用。（4）采购总部协调、解决其他部门与采购部门或经营单位之间的采购工作，避免恶意竞争。（5）采购总部集中采购总公司共性化的产品和服务，实现采购总成本最低。同时，在各部门或经营单位采购部门，根据各自个性化的需求进行采购，以此促进公司的发展。（四）跨职能采购小组跨职能采购小组这种组织形式是采购中相对较新的，用一个来自1BM的例子来描述再恰当不过。作为1992年巨大财务亏损的结果，IBM的采购职能被加以重组。IBM的新采购结构采用了一个与供应商的单一联系点(商品小组)，由这一商品小组为整个组织提供对全部部件需求的整合。合同的订立是在公司那一层次上集中进行的。然而，在所有的情况下业务的采购活动都是分散的。采购部件和其他与生产相关的货物是通过分布在全球的采购经理组织的。这些经理对某些部件组合的采购、物料来源和供应商政策负责。他们向首席采购官(CPO)和他们自己的经营单位经理汇报。经营单位经理在讨论采购和供应商问题以及制定决策的各种公司业务委员会上与CPO会晤。CPO单独与每一个经营单位经理进行沟通，以使得公司的采购战略与单独的部门和经营单位的需要相匹配。这保证了组织中的采购和供应商政策得列彻底的整合。IBM通过这种方法将其巨大的采购力量和最大的灵活性结合在一起。DB公司的组织结构变革DB公司是一家以科研为基础的全球性企业,涉及的领域包括食物与营养保健、服装、家居与建筑、电子及交通等。DB公司不断完善与调整原有的组织机构，进行组织结构创新，保持企业持续发展。DB公司原有的组织机构如图1-11所示。图1-11DB公司原有的组织结构随着公司业务的大幅度扩展及多元化经营，组织机构遇到了严重的问题。DB公司经过周密的分析，对原先的组织机构进行了调整，如图1-12所示。图1-12调整后的DB公司组织结构分析：1.变革前——集权式的采购组织变革前，DB公司属于典型的集权式采购组织。在这种结构下，集团各职能部门有其独立的组织结构，并且不同部门的领导风格可能存在较大差异，导致各职能部门之间的衔接不利，特别是随着企业多元化经营和跨国经营的发展，这种采购组织无法实行集团化的资源共享，影响集团的整体利益。2．变革后——混合式的采购组织变革后，企业在执行委员会下，设立了财务和咨询两个总部，还按产品类别设立分部。由于企业实行多样化经营，其下属每个经营单位采购的产品与其他经营单位有明显的不同，并且企业工厂分散于多处，存在大量地域性采购，这种采购组织能进行独立核算，有利于各部门之间的顺利衔接，并能将一些共用的职能集中，做到了资源共享。分析：企业采购组织设立必须与企业的规模和经营范围相适应，能实现企业的战略目标，并且能保持较高的柔性。返回目录二、采购管理组织结构的基本类型一般企业采购管理组织结构类型可以分为直线制、职能制、直线职能制、事业部制和矩阵制几种类型。他们呢各有各的特点，分别适用于不同的情况，一般企业要根据具体情况选择适合自己的组织结构形式。1、直线制直线制1、直线制1）优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关系明确，横向联系少，内部协调容易；信息沟通迅速，解决问题及时，管理效率比较高，管理费用较低。2）缺点：缺乏专业化的管理分工，要求行政负责人通晓多种知识和技能，亲自处理各种业务；管理工作简单粗放，成员之间和组织之间横向联系差，不利于后备管理人员的选拔。3）适用范围：该模式仅适用于规模较小，业务活动简单，对生产技术和经营管理要求较低的小型企业。2、直线职能制2、直线职能制1）优点：既保证了集中统一的指挥，又可以发挥职能管理部门的参谋、指导作用，弥补相互的不足。2）缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横向沟通，工作易重复，造成效率不高；若授权职能部门权力过大，容易干扰直线指挥命令系统；职能部门缺乏弹性，对环境变化的反应迟钝，可能导致管理费用的增加。3）适用范围：规模中等的企业，随着规模的进一步扩大，将倾向于更多的分权。目前我国绝大多数企业均采用这种组织结构模式。3、事业部制3、事业部制1）优点：权力下放，有利于管理高层人员从日常行政事务中摆脱出来，集中精力考虑重大战略问题。各事业部主管拥有很大的自主权，有助于增强其责任感，发挥主动性和创造性，提高企业经营适应能力。各事业部集中从事某一方面的经营活动，实现高度专业化，整个企业可以容纳若干经营特点有很大差别的事业部，形成大型联合企业.；各事业部经营责任和权限明确，物质利益与经营状况紧密挂钩。2）缺点：容易造成机构重叠，管理人员膨胀；各事业部独立性强，考虑问题时容易忽视企业整体利益；事业部间竞争激烈，可能发生内耗，协调也较困难。3）适用范围：适用于规模庞大，品种繁多，业务多样化、技术复杂的大型企业。事业部制是欧美、日本大型企业所采用的典型的组织形式。近几年我国一些大型企业集团或公司也引进了这种组织结构形式。分类：1）产品事业部制2）区域事业部制4、矩阵制4、矩阵制1）优点：各职能部门抽调人员共同组成项目小组，将企业横向、纵向进行很好的联合，实现企业综合管理与专业管理的结合，克服了职能部门相互脱节、各自为政的现象，便于互通情报，集体攻关，保证任务的顺利完成；在不增加人员的前提下，将不同部门专业人员集中起来，较好地解决了组织结构相对稳定和管理任务多变之间的矛盾；具有较大的机动性，任务完成，组织即解体，人力、物力有较高的利用率。2）缺点：组织关系比较复杂，成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责任心不够强，人员受双重领导，出了问题，很难以分清责任。3）适用范围：适用于环境复杂多变、创新性强、工作任务需要多种技术的