Q-ZXSL-CAD-014-接待管理制度

四川置信商业旅业地产有限公司管理制度文件编号：Q/ZXSL/CAD/014版本：A.1生效日期：2014-**-**接待管理制度编制部门：综合人力部编制：日期：2014年月日审核：日期：2014年月日批准：日期：2014年月日序号文件版本修订单号/修订内容修改人修订日期1A.0初版//接待管理制度文件编码Q/ZXSL/CAD/014文件版本A.1文件页码第2页共6页目录1总则.........................................................................32适用范围.....................................................................33职责.........................................................................34管理要求.....................................................................35处罚办法.....................................................................56附则.........................................................................67附件.........................................................................6接待管理制度文件编码Q/ZXSL/CAD/014文件版本A.0文件页码第3页共6页1总则为强化与社会各界、行业之间的交流沟通，展现公司企业形象，规范公司的接待管理工作，完善接待流程，特制订本制度。2适用范围本制度适用于四川置信商业旅业地产有限公司。3职责中心/部门/岗位职责与权限不相容职责综合行政部（1）负责对口接待工作的组织实施；（2）接待的统一组织实施。无相关部门（1）配合接待工作的实施。无4管理要求4.1接待等级等级A类B类C类标准（1）省级以上党政领导（2）重要战略合作伙伴（3）行业主管部门（4）大型企、事业单位负责人（1）区、县、镇党政领导（2）中型企、事业单位负责人（3）产品供应商业务洽谈（4）新闻媒体发布会（5）重要专家、学者（6）大型活动相关接待（1）区、县、镇党政部门的普通人员（2）业内同行交流（3）各部门或项目公司之间的交流沟通4.2接待要求4.2.1对等接待。承办方根据客人级别确定接待规格，实行对等、归口接待，未经公司领导批准不得超标准接待。4.2.2严格控制陪同人员和宴请次数。根据来宾人数确定我方陪同人员数量，但陪同人员数量原则上不得超过来宾人数；适当控制宴请次数，对逗留时间超过一天的，一般只安排迎、送两次宴请，特殊情况按照公司领导批示安排。4.2.3接待要有计划。对于A、B类接待，承办方必须事先拟定接待方案，报公司领导批准后接待管理制度文件编码Q/ZXSL/CAD/014文件版本A.0文件页码第4页共6页实施。4.2.4自备烟、酒。外部接待原则上自备烟、酒，并尽量选用省内品牌。4.2.5提供正规发票。承办方在外部接待中应严格按照财务制度要求向服务提供方索要正规发票，以方便报销。4.2.6在接待过程中，注意严格保守公司机密。4.3接待规格接待类别接待规格A类（1）公司总经理带队，其他公司领导、部门（经理）主管陪同。（2）综合行政部及相关分子公司提前一天准备好公司所有宣传资料及相关材料。（3）参与接待的项目物管公司提前两天向行政部提交安保应急预案，并提前做好保安、保洁工作。（4）参与接待的项目物管公司开放所有水景及灯光。B类（1）公司总经理带队、综合行政部（经理）主管及相关部门（经理）主管陪同。（2）参与接待的项目物管公司行政部及相关部门提前一天准备好公司所有宣传资料及相关材料。（3）参与接待的项目物管公司应提前作好保安、保洁工作。（4）参与接待的项目物管公司可分时间开放水景及灯光。C类（1）公司综合行政部（经理）主管安排、物管公司行政部（经理）主管协助。（2）相关公司行政部准备好公司宣传资料备用。（3）参与接待的项目物管公司应提前作好保安、保洁工作。4.4接待流程步骤工作要求1、明确接待信息（1）接待人员明确客人情况：来访人员、时间、考察内容、住宿（就餐、乘车）要求等。（2）接待人员向领导预报：接待对象情况、考察内容、活动安排、是否交换礼品等。（3）接待人员组织完成准备工作：住宿、饮食、考察点位及车辆安排，材料准备等。2、拟定方案（1）时限及要求：原则上收到接待信息当日内拟定接待方案报批。（2）接待方案内容应包括：抵离时间、方式、考察点位、客人名单、接待领导、行程，接待管理制度文件编码Q/ZXSL/CAD/014文件版本A.0文件页码第5页共6页座谈会、会见、宴请、住宿、用餐、乘车等安排，点位简介等。3、接待准备（1）接待人员送达正式方案并明确相关事宜。（2）接待人员提前向需要配合完成接待工作的职能部门和分子公司发《工作衔接函》，明确具体事项如迎候点位及时间、线路安排、讲解、陪同领导乘车等。（3）接待人员联系机场（车站），准备好接站牌。（4）接待人员落实接待前期食宿准备工作，落实好住宿安排。（5）接待人员提前按照统一规定的文字格式，准备好座谈会等活动的文字材料。（6）如需媒体报道，接待人员要提前联系媒体。（7）如需商务接待用车，接待人员应提前一天发送《工作衔接函》与派车单位衔接，并附接待方案。（8）驾驶员须提前做好车内卫生清洁、物品补给等准备工作，并提前熟悉行驶路线。4、接待检查接待准备阶段检查。接待人员在接待前对接待准备情况进行巡查，确认接待需求的落实情况，及时指出存在的问题或提出接待调整事项。5、实施接待前往机场或车站迎候，前往酒店入住，组织参加各项活动；领导出席会见座谈时，酌情通知拍摄报道参加；领导宴请时，应准备席卡，根据来宾饮食习惯，安排菜单；机动准备礼品。6、接待收尾（1）接待负责人召集相关接待人员，总结得失，以备以后改进和借鉴。（2）及时发布相关报道，及时处理接待费用。（3）汇总接待信息交所属公司行政部，并提取其中对公司有价值的信息交相关部门。4.5费用标准接待类别餐饮标准住宿标准A类500元/人(不含酒水)标准以下五星（准五星）B类300/元人(不含酒水)标准以下五星（准五星）C类150元/(不含酒水)标准以下四星级及以下4.6行为要求4.6.1接待人员应按要求提前十五分钟到达指定位置，不得随意脱岗。4.6.2接待人员礼仪礼貌、仪容仪表符合标准。4.6.3参与接待工作时，工作人员应将手机或其它通讯设备的声音调至震动状态。5处罚办法因接待工作失误，轻者处以50—100元的罚款，重者处以200—500元的罚款。接待管理制度文件编码Q/ZXSL/CAD/014文件版本A.0文件页码第6页共6页6附则6.1本制度由综合行政部部负责解释。6.2本制度自颁布之日起实施，与该制度相驳的文件自行废止。6.3本制度由综合行政部部提出并归口管理。7附件附件1：《工作衔接函》