公文的种类及应用

张文英公文的概念公文：行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政机关公文种类新出台的《党政机关公文处理工作条例》中公文种类主要有十五种：分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。一、如何选用文种（一）根据文件内容选择文种（二）根据发文与收文机关之间（行文对象）的关系选择文种（三）根据待拟公文的具体发文目的选择文种（四）根据发文机关的职权范围来选择文种根据所拟文件内容，按照《党政机关公文处理工作条例》所确定的十五种文种的要求来进行选择。1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复。适用于答复下级机关请示事项。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（一）根据文件内容选择文种（二）根据发文与收文机关之间（行文对象）的关系选择文种。发文与收文机关之间的关系主要有三种：上行文:请示、报告平行文:函下行文:决定、命令（令）意见、通知、通报、批复等社会等一定范围群体：公报、公告、通告（三）根据待拟公文的具体发文目的选择文种。（四）根据发文机关的职权范围来选择文种。不同性质或级别的机关，依法享有不同的职权。比如：命令（令）、公告一、如何选用文种二、常用文种的具体应用（一）通知（二）报告（三）请示（四）批复（五）函公文种类：通知1.通知的概念。通知是发布法规和规章，批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或者执行的事项及任免和聘用干部所使用的公文。公文种类：通知2.通知的适用范围。《党政机关公文处理工作条例》中规定：通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通知按用途分类通知1.批转下级机关公文2.转发上级机和不相隶属机关公文3.发布行政规章4.下发本机关起草的计划、意见等5.布置工作，安排活动6.向下级机关告知事项7.宣布干部的任免和聘用事宜作用1.批准和指导作用。2.传达或联系作用。3.指挥和约束作用。4.载体作用。5.批示作用。6.传达作用。7.传递信息作用。通知文种更加明确的界定黑龙江省《党政机关公文处理工作条例》实施细则（征求意见稿）对通知文种的使用进行了更加明确的界定。具体为：凡上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”；凡下级机关转发上级机关的来文，或党政机关办公厅（室）根据授权，发布平行机关或不相隶属机关的来文，用“转发性通知”；凡上级机关向下级机关行文时使用《条例》规定以外的其他文种，如准则、条例、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等，用“印发性通知”。人事任免可使用通知。党委、政府的部门依据职权需要告知其他部门知晓或办理某一事项时，可使用通知。例：《国务院关于批转促进就业规划（2011-2015年）的通知》（国发〔2012〕6号）——批转性通知我市今年已发通知情况举例3.通知的格式和写法。（1）标题：由三部分构成，制发机关+事由+文种。（2）正文：是通知的主体和核心，概括来说，内容简单、篇幅简短的通知，采用篇段合一的方式；内容复杂而重要的通知，通常篇幅较长，适宜采用分层表达的方式，一般包括开头、主体和结尾三个部分。通知的正文（开头、主体、结尾）开头：写明制发通知的原因、依据、理由和目的，即写明为什么要制发这个通知。指示性通知的开头方法有两种：一种是针对问题制发通知，其开头通常要概括说明存在问题的现状与危害性，引起收文单位的重视，以便认真执行。另一种是为部署任务制发文件，其开头可以直接说明行文目的或行文根据。主体：写明通知的事项，如有关政策、规定，需要周知、办理、执行的事项等。主体分横向结构和纵向结构。横向结构（并列式结构）：针对主题进行分解或者找出解决问题的各要素，分别加以说明。纵向结构（递进式结构）：按照一定顺序表达主题内容。结尾：指示性通知常以提出执行要求结尾，或者提出希望，或提出注意事项等，都可作为结尾方式。注意：如果在正文第一段尾没有“通知如下”字样，在结尾时常冠以“特此通知”结束。（3）落款。包括制发机关和日期。《党政机关公文处理工作条例》要求落款时必须写明制发机关名称，日期也改为了小写。即：2012年8月28日。批转性通知例文：国务院关于批转促进就业规划（2011-2015年）的通知国发〔2012〕6号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意人力资源社会保障部、发展改革委、教育部、工业和信息化部、财政部、农业部、商务部制定的《促进就业规划（2011-2015年）》，现转发给你们，请认真贯彻执行。国务院二○一二年一月二十四日告知类通知（篇段合一）：双鸭山市人民政府办公室关于启用双鸭山市人民政府食品安全监督协调办公室印章的通知各县、区人民政府，市政府直属和在双中、省直各单位：根据《双鸭山市机构编制委员会关于组建市政府食品安全监督协调办公室的通知》（双编〔2012〕14号）精神，经市政府领导同意，从即日起启用“双鸭山市人民政府食品安全监督协调办公室”印章，原“双鸭山市食品安全委员会办公室”印章同时废止。特此通知。附件：启用和作废印模双鸭山市人民政府办公室2012年8月16日告知类通知（递进式结构）：双鸭山市人民政府办公室关于建立双鸭山市跨境人民币结算工作联席会议制度的通知各县、区人民政府，市政府直属和在双中、省直有关单位：为全面推进全市跨境人民币结算工作，加强市内相关部门的沟通与合作，搭建信息交流平台和定期对接协调机制，促进全市外经贸事业快速发展，经市政府领导同意，建立双鸭山市跨境人民币结算工作联席会议制度。现将有关事项通知如下：一、主要职责（略）二、组成人员（略）三、工作机构和职责（略）四、工作规则（略）双鸭山市人民政府办公室2012年5月19日告知类通知（并列结构）：双鸭山市人民政府办公室关于召开全市2012年一季度经济运行分析会议的通知各县、区人民政府，市政府直属和在双中、省直各单位：市政府定于2012年4月16日（星期一）8时30分（8时15分前报到），在市人大培训中心四楼大会议室召开全市2012年一季度经济运行分析会议（会期半天）。现将有关事宜通知如下：一、会议内容（一）市委常委、市政府副市长李明春同志通报全市2012年一季度经济运行情况。（二）单位发言：市发展改革委、工信委、财政局、统计局。（三）市委副书记、市长武凤呈同志讲话。二、参加人员（略）三、有关要求（一）各县区、各单位务于4月13日10时前将参会人员回执单打字上报市政府办秘书三科（联系人：祝广铭、侯磊，联系电话：4224160、4227177，传真：4228005）。（二）各县区、各单位要按照要求组织人员参加会议，如有特殊情况不能参加会议的，须向市长请假。附件：1.参加会议人员名单2.参加会议人员回执单3.应参加会议人员不能到会请假登记单4.会议报到卡双鸭山市人民政府办公室2012年4月10日4.撰写通知的注意事项（1）行文的目的明确。（2）提出的措施切实可行。（3）结构严谨、层次清晰。（二）报告报告概念：是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问所使用的公文。适用范围：根据《国家行政机关公文处理办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告适用范围：根据《国家行政机关公文处理办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。举例：向省政府和市人大报送的报告报告3.报告的写法：开头：首先写明制发报告的原因、缘由，然后用“现将**情况报告如下”一语转入下文。主体：报告的核心部分，用来说明报告事项。一般是情况、成绩、做法和经验、教训、问题，今后意见或措施、建议等在主体部分说明。结尾：同通知一样，一般在首段没有“报告如下”字样，在结尾时常冠“特此报告”或者是“特此报告，请审阅”。报告例文：****市人民政府关于2007年节能减排工作的报告省政府：今年以来，为全面贯彻落实科学发展观，加快资源节约型、环境友好型社会建设，中央和省将节能减排工作作为调整经济结构、转变发展方式的突破口和重要抓手，作为宏观调控的重点，出台了一系列促进节能减排的政策措施。市政府按照省政府节能减排工作的总体部署和要求，通过及时传达，精心部署，强化服务和加强监管，督促检查等各项工作措施，全市节能减排工作取得了新的进展。一、节能减排工作目标及完成情况（一）目标任务。（略）（二）完成情况。（略）（三）主要做法。1.及时传达，精心部署。（略）2.加强领导，制发文件。（略）3.细化目标，落实责任。（略）4.注重监管，增强实效。（略）5.搞好循环，综合利用。（略）6.狠抓宣传，强化服务。（略）二、存在的问题（一）节能减排的意识有待于进一步提高。（二）节能减排形势依然严峻。（略）（三）节能减排空间缩小。（略）（四）产业结构不合理。（略）（五）节能减排投入不足。（略）（六）节能减排体系不完善。（略）三、下步工作措施（一）进一步强化节能减排工作认识。（二）进一步严格节能减排目标责任制。（三）进一步调整和优化工业经济结构。（四）进一步加强清洁生产和循环经济。（五）进一步加强重点企业节能减排工作。（六）进一步加强节能减排监察。（略）（七）进一步加强节能管理队伍建设和宣传教育工作。以上报告，请审阅。***市人民政府2008年3月15日4.撰写报告的注意事项一是报告中不能掺杂请示事项。二是报告是下级对上级的上行文，语言要谦虚、准确（实事求是，客观的反映情况，有喜报喜、有忧报忧）。三是报告要突出重点内容，做到点面结合。四是如果有请上级批转的要求，应当使用“请示”或“意见”文种行文。（三）请示1.概念请示：是向上级机关请求指示、批准时所使用的公文。请示是事前行文。2.适用范围。根据《国家行政机关公文处理办法》规定：“请示适用于向上级机关请示指示、批准”。须向上级请示的问题主要有以下情况：（1）属于上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；（2）对现行方针、政策、法令、规章、制度不了解，有待上级明确答复才能办理的事项；（3）工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的事项；（4）因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；（5）因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项；（6）有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事关重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项；（7）超出本级权限，需要上级机关明确指示的事项。3.请示的写法：标题：发文机关+事由+请示请示的主送机关一般只有1个。内容：开头：制发请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点。主体：写明请示的事项，并提出解决问题的初步方案、具体建议或意见，供上级机关定夺。结尾：写明批复的要求。一般我们用“当否，请批示。”作结尾。注意：请示，必须有联系人和联系电话。请示标题举例2012年3月13日，市政府向省政府报的请示《双鸭山市人民政府关于我市友谊农产品深加工园区享受省级开发区政策的请示》（双政呈〔201