公文智能交换系统介绍

联系作者联系作者联系作者联系作者、、、、业务咨询业务咨询业务咨询业务咨询：：：：[e-mail]@[e-mail]@163.com公文智能交换公文智能交换公文智能交换公文智能交换与与与与OAOAOAOA系统系统系统系统融合管理融合管理融合管理融合管理简介简介简介简介2012201220122012年年年年7777月月月月公文智能交换公文智能交换公文智能交换公文智能交换与与与与OAOAOAOA系统融合管理系统融合管理系统融合管理系统融合管理简介简介简介简介联系作者、业务咨询：[e-mail]目录目录目录目录1.1.1.1.系统融合管理概述系统融合管理概述系统融合管理概述系统融合管理概述........................................................................................................................................................................................................................22222.2.2.2.系统融合管理内容系统融合管理内容系统融合管理内容系统融合管理内容........................................................................................................................................................................................................................33332.1.2.1.2.1.2.1.系统应用融合系统应用融合系统应用融合系统应用融合................................................................................................................................................................................................................................................33332.2.2.2.2.2.2.2.系统功能融合系统功能融合系统功能融合系统功能融合................................................................................................................................................................................................................................................33333.3.3.3.系统流程介绍系统流程介绍系统流程介绍系统流程介绍........................................................................................................................................................................................................................................55553.1.3.1.3.1.3.1.业务流程介绍业务流程介绍业务流程介绍业务流程介绍................................................................................................................................................................................................................................................55553.1.1.外来文流程.....................................................................53.1.2.督办流程.......................................................................73.1.3.发文流程.......................................................................93.1.4.发信流程......................................................................103.1.5.收信流程......................................................................113.1.6.签报流程......................................................................123.2.3.2.3.2.3.2.数据流程介绍数据流程介绍数据流程介绍数据流程介绍............................................................................................................................................................................................................................................131313133.2.1.收文数据流....................................................................133.2.2.发文数据流....................................................................143.2.3.签报数据流....................................................................15公文智能交换公文智能交换公文智能交换公文智能交换与与与与OAOAOAOA系统融合管理系统融合管理系统融合管理系统融合管理简介简介简介简介联系作者、业务咨询：[e-mail]1.1.1.1.系统系统系统系统融合管理融合管理融合管理融合管理概述概述概述概述当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、交换工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。手工管理方式受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚至还会出现失泄密等重大事故。且由于文件的收发交换信息一般在登记本上，查询统计很不方便，信息资源难以共享，无法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件交换作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。公文交换智能一体化管理系统即是针对上述问题提供的完整解决方案。该系统将条码识别技术应用于纸质公文管理，文件、信件的相关信息（如发文单位、文号、标题、紧急程度等）生成一维或二维条码附在文件、信件上，通过带有条码识读装置的“智能交换箱”来记录纸质公文流转的全部信息，并将数据自动载入电子化公文系统（OA系统），同时，实现在电子化公文系统（OA系统）中对纸质公文流转的管理和控制，从而建立公文智能交换与OA系统的融合管理系统。“智能交换箱”投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。交换箱箱体可根据用户要求改型设计。在系统中，参与交换交换的各个单位（部门）都设有“智能交换箱”，发件、取件均通过交换箱进行。系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等信息，自动打印交接清单，不必进行人工面对面的手工登记签收。特别适用于机要文件交换单位及负责文件交换的文书通信部门。利用条码自动识别技术，系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系，解决了信息流与物流的信息连接，从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。这一系统的建立，公文智能交换公文智能交换公文智能交换公文智能交换与与与与OAOAOAOA系统融合管理系统融合管理系统融合管理系统融合管理简介简介简介简介联系作者、业务咨询：[e-mail]解决了以往公文交换过程中手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、查询统计难等历史难题。系统能够生成含有文件信息的条码，把条码贴附在文件上，在文件的交换过程中通过“智能交换箱”自动采集条码上的信息，这样纸质的文件和文件的信息是完全同步的，避免了文件实物流与电子信息流“两层皮”现象。2.2.2.2.系统融合管理内容系统融合管理内容系统融合管理内容系统融合管理内容2.1.2.1.2.1.2.1.系统应用融合系统应用融合系统应用融合系统应用融合通过系统的建设，在应用方面实现真正意义的融合，主要实现：
用户身份认证方面，采用注册用户信息同步的方式实现。用户在进入OA系统后，从OA系统跳转到机要文件交换系统无需二次登录操作。
收文登记时秘书只需要在机要文件交换系统中做一次登记，即可将收文信息实时同步到OA系统的数据库中。
发文或者签报以纸质文件流转时，纸质文件在机要文件交换系统中流转的数据与OA系统中公文流转数据要实时同步。纸质文件的流转状态在OA系统中能够进行查询、统计等操作。
处室用户可以通过系统中提供的功能实现自助打印外发信件条码、登记签报信息，并直接生成内部流转条码，查询本部门交换箱中公文的数量及详细信息，领导秘书录入领导批示，部门可录入办理情况，并可通过系统接收督办提醒。
两系统使用相同的用户信息，进行不同的权限设置。各角色的用户可以查询自己权限内的公文信息、监事会范围内的流转过程，以及公文在处室内部的流转、办理情况。系统将有关系的“收文、签报及发文”进行关联，例如：在起草发文的时候可以直接看到与本次相关联的收文信息，以及多次签报的信息，使监事会实现真正意义上的完整的公文流转电子化管理。2.2.2.2.2.2.2.2.系统功能融合系统功能