知名房地产公司集团内部控制制度手册--149页

*集团有限公司内部控制制度手册（4.0版）目录总则及说明第一章组织机构及岗位设置第二章内控运行机制第三章法律法规与风险管理第四章战略制定与管理控制第五章财务管理控制第六章集团固定资产管理第七章子公司固定资产管理第八章集团费用支出控制第九章子公司费用支出控制第十章销售和应收账款第十一章采购和应付帐款第十二章项目开发与总控第十三章产品研发与设计第十四章工程招标与预算第十五章工程建设管理第十六章集团人力资源及行政管理第十七章子公司人力资源及行政管理第十八章对外投资管理第十九章内部审计总则及说明一、内控手册的使用责任二、内部控制的目标三、内部控制的概念四、内部控制的框架五、内部控制的缺陷六、内部控制的描述BACK一、内控手册的使用责任本手册适用于*（集团）公司及其子公司，为方便描述，以下简称为“公司”。本手册中若不特殊指明即为集团及子公司的通用流程，流程中“部门”泛指集团公司各部门及各子公司本手册的内部控制制度是关键的控制制度，不包括所有的运作流程，使用者应当根据手册提示的内部控制关键点建立完整的运作流程。BACK二、内部控制的目标内部控制是一个由公司董事会，管理层以及其他员工共同作用的过程，此过程在以下的三个方面对公司实现其经营目标提供合理保证：1.行之有效并且富有效率的经营过程2.可信赖的财务会计报告3.对法律法规的遵循总而言之，内部控制主要体现在对公司现金以及实物资产的保全以及被有效的利用，以合理保证公司短期和长期的营运目标能够实现。BACK三、内部控制的概念内部控制是一个过程。是一种实现目标的手段，而不是结果；内部控制是人为控制的，不仅仅包括制度和政策，同时包括公司各个部门的员工；内部控制对董事会和管理层只能提供合理的保证，而非绝对保证；内部控制是为了实现各个不同而又相互交错的公司目标而设计的。BACK四、内部控制的框架业务流程财务报告法规遵循BACKCOSO内控框架的描述COSO要素含义相应的内控制度举例控制环境任何经营的核心是由公司的人力资源——员工的个人品行，包括诚实正直、道德观念以及胜任能力；以及公司的经营环境组成的。1.明晰的权利和义务体系来明确内控的重要性；2.有关行为准则和业务标准的书面政策；3.完善的预算机制以及对产生差异的原因作及时分析；4.吸引并留住合格员工的计划；5.有效的内部审计委员会以及内审部门风险评估公司必须意识到它所面临的风险，并采取措施应对。公司必须设立整合所有组织活动的目标，这样公司整体才能统一运转。公司同时必须建立一套发现、分析并且管理风险的机制。1.有关经营、财务报告以及法律法规等职能的明确目标；2.全公司范围内的风险评估控制活动公司要建立能确保管理层应对风险的策略，以及使之奏效的内控政策和程序。1.职责分离：现金收款有两个以上的职员进行处理；2.对投资资产的独立稽核；3.信息系统的控制以及数据备份信息沟通信息与沟通存在于公司所有的活动层面。它可以使得员工获取并分享有关程序的执行、管理以及控制等各方面的信息。1.管理层要建立并维护有效的信息发布以及反馈系统；2.与外界同行业在政策变更以及行业风险方面进行资源共享；3.员工举报违规或舞弊现象的奖惩措施有效监督管理层要监督整个控制活动的运作过程，发现问题要及时纠正。这样公司才可以主动积极地针对所发现的不利状况作出反应。1.定期通过内审或外部审计渠道获取内控审计报告并作出反应；2.对预算差异进行及时跟进；3.对现金及实物资产进行定期盘点，对账实差异进行分析BACK五、内部控制的缺陷任何的内部控制设置都有其自身的缺陷，包括：在实施内部控制的过程中会存在人为的错误或过失；由于两名或多名员工的串通而导致的内控失效；舞弊（例如：管理层滥用权力；伪造凭证或记录以及欺骗性行为等）即使是设计完善的内部控制也会因无意或故意的行为而导致缺陷的产生。但是，管理层可以期望良好的内部控制系统能够给董事会以及管理层提供其控制目标得以实现的“合理保证”。非常重要的一点是：公司应该进行合理谨慎的措施来保证内控目标的实现，而不是设想或者认定仅仅依靠“优秀”的员工就可以达到目标。BACK六、内部控制的描述公司内部控制制度的描述和形式由以下三个方面组成：1.内部控制的目标：内部控制服务于公司的整体目标以及各职能目标，通过控制活动为目标的实现提供合理保证，并且能够有效识别公司面临的风险并采取应对策略；2.关键控制点：关键控制点指关键的内部控制行为，保证这些内部控制行为被正确采用并持续使用，就可以保证公司的内部控制目标得到实现。3.流程图：流程图是描述内部控制行为的主要方法，是通过对经营活动整个过程用图表形式进行描述，并对关键控制点着重说明的一种方法。BACK流程图图标说明BACK第一章组织机构及岗位设置BACK一、职位分工职位职责不相容的职责董事会编制或授权编制总裁的岗位职责审定总裁的岗位职责审批公司一般授权文件总裁编制或授权编制副总裁、各部门总经理、各分子公司总经理的岗位职责审定副总裁、各部门总经理、各分子公司总经理的岗位职责复核公司一般授权文件审定公司一般授权文件编制本岗位职责各部门总经理/总会计师编制或授权编制部门经理的岗位职责审定部门经理的岗位职责编制本岗位职责各部门经理编制下属岗位职责编制本岗位职责生产运营中心编制公司授权文件对各岗位授权进行评价审定公司一般授权文件BACK一、金帝集团公司根据新战略实施纲要优化后的组织结构图股东大会董事会监事会集团总裁投资决策委员会薪酬与提名委员会风险管理与审计委员会行政人力资源中心财务管理中心生产运营中心成本预算中心地产发展中心战略投融资部审计法务部各分子公司BACK二、公司岗位描述流程编制、修改总裁及助理岗位描述编制、修改各部门总经理岗位描述编制、修改部门经理岗位描述编制、修改下属岗位描述董事会或授权董事总裁或授权人部门总经理或授权人部门经理批准董事会总裁部门总经理批准批准部门经理批准行政中心审核行政人中心存档并发至相关部门管理目标1）规范制定每个岗位的职责和权限；2）提高管理效率，防范潜在的经营管理风险。关键控制点1）岗位职责应满足业务需要，保证公司整体运作；2）岗位描述应遵循不相容职责分离原则，无重叠原则及无空白原则；3）赋予每个岗位相应的职权，保证职责和职权能够保持对等和平衡。注释1）一般由直接上级编制下属的岗位职责，也可由其授权人进行编制，但直接上级必须严格审核下属的岗位职责。BACK三、公司授权体系管理目标1）规范公司授权管理工作2）防范由于权限划分不清而导致工作效率低下、渎职、滥用职权等潜在的经营管理风险。关键控制点1）授权线路必须清晰、简明和连贯，避免出现权力交叉、冲突、越级越权或权力真空现象2）授权必须明确清楚并与相关业务处理程序相匹配3）所有授权必须是书面的4）授权范围不得超过授权者本人处理有关工作的权力注释1）生产运营中心负责监督授权的执行情况，当公司业务、结构等发生变化导致业务程序、工作岗位发生变化时，须对相关岗位的授权进行调整或撤销2）授权管理程序须经董事会通过后方可执行3）有一定批准权限的工作人员，在较长时间离开办公所在地可能影响业务的正常进行时，或是由于其他各种原因不能执行其职能时，应由其本人书面授权其副职人员或相关下属来完成自己某些职能；当涉及到有个人利益冲突的事情，应由其直接上级书面授权其副职人员或相关下属来完成自己的某些职能部门/子公司总经理明确各岗位的权利运营中心组织对每个岗位的授权进行评价运营中心根据讨论结果进行修改总裁审核董事会决议公司一般授权文件行政中心存档并发至相关部门一般授权临时授权授权表授权申请授权人同意处理临时授权事项授权终止01授权变更或撤销0203BACK第二章内控运行机制BACK一、内控手册的运行管理目标1）内控手册运行中不断完善。关键控制点1）各部门/子公司员工在内控手册的运行中及时发现问题；2）行政中心/子公司综合部进行定期的内控检查。注释1）基层员工在内控运行中发现问题（内控手册与实际业务不符、实际业务发生变化、职责分工发生变化、部门出现新增业务等情况）时，应填写内控问题表，详细描述问题，提出改进方案或解决方案，并报部门/子公司总经理审核。2）在周报中反映内控手册运行状况和内控手册运行中发现的问题。3）紧急重大问题可随时直接向生产运营中心反映。4）行政中心每周对集团各部门内控执行进行检查，子公司综合部对子公司内控执行进行检查，随时进行不定期抽查。周六向生产运营中心提交内控检查报告5）生产运营中心每周一出内控运行报告，若一切运行正常，直接报行政中心备案；若存在问题则按程序进行审批确认。6）生产运营中心负责进行内控手册调整，协调各部门解决。运行中发现问题BACK内控手册内控问题表部门/子公司总经理审核生产运营中心内控运行报告内控检查周报内控委员会评估内控手册调整报审计部通知相关部门行政中心备案0102030405解决内控存在问题0606内控手册更新报告二、内控手册的全面更新管理目标1）内控手册不断完善；2）保证内控手册对实际工作的指导意义。关键控制点1）当公司业发生重大调整、法律法规发生重大变化、组织结构发生重大变化或内外审计出具内控整改报告时，生产运营中心及时提出内控调整更新申请；2）内控委员会根据SEC对上市公司内控的要求对内控手册进行评估。注释1）当发生以上四种状况之一时，即进行内控手册的全面调整更新。2）由生产运营中心提出内控调整更新申请。3）各部门/子公司调整部门相关内控手册，生产运营中心负责汇总结果，全面调整内控手册。4）内控委员会根据SEC对上市公司内控的要求针对内控手册的调整进行评估修改。5）内控手册更新后通知各部门/子公司，下发新的内控手册。内控委员会评估行政中心备案公司业务重大调整法律法规发生变化组织结构重大变化内、外审计内控整改报告全面调整内控手册内控调整更新申请各部门/子公司内控手册调整内控手册更新报审计法务部通知相关部门/子公司0102030405内控手册更新报告内控委员会审批BACK三、内部控制的自我评估内部审计报告公司绩效考核结果/业务周/月报重大经营会议纪要外部专业人士评估报告/审计报告员工意见反馈管理层进行内控自我评估根据SOX404出具管理层对内控的评价会计师事务所对管理层评价发表意见控制环境有效监督风险评估控制活动信息沟通01020305管理目标1）公司管理层负责建立并维护完善的内部控制2）管理层在财务报送时需就其内部控制的有效性进行评价关键控制点1）管理层负责建立完善的内部控制制度，并且确保得到有效实施2）管理层定期进行内控评估3）内部审计、专业机构以及员工应在完善内部控制中发挥作用注释1）内部审计职能应该涵盖公司经营、资金运作、财务报告、舞弊调查、法规调查等各个方面2）总裁应该了解各部门运作情况，定期召开经营会议进行讨论，发现问题及时纠正3）公司应该建立完善的员工意见反馈机制，让管理层了解基层所发生的情况4）按照COSO框架进行内控自我评估，一般通过自我评估问卷表的形式进行分析与归纳5）在年度以及季度的财务报告中进行内部控有效性的陈述04内部控制自我评估问卷运行评估及内控手册更新记录BACK第三章法律法规与风险管理BACK一职位分工职位职责不相容的职责内控委员会组织进行公司管理风险、内控风险评估组织编制风险评估表负责编制风险评估报告法律事务部经理投诉及诉讼分类、审核授权内法律事务授权内合同审核超过授权的合同审核及法律事务法律顾问授权内合同审核根据授权代表公司参加法律诉讼生产运营中心建立公司危机处理机制公司各类危机确认及分类危机处理小组（临时）授权内危机处理授权内对外发表声明危机原因调查危机评估风险评估小组（临时）负责进行管理风险评估BACK一、经济合同管理管理目标1）公司的重要经济行为由经济合同进行规范保护2）合同的签订符合相关法律法规3）合同内容详实合理，能够保障公司的利益关键控制点1）重大合同特别是重大关联交易合同签订前，应当征求独立董事的意见并按规定对外披露2）重要经济合同的保密，公司各级管理人员不得随意调阅合同原件，只能到有关部门查阅复印件3）合同样板应及时更新注释1）在从事各项经济活动时，