市场推广物料宣传管理办法2013版

-1-市场推广物料宣传管理办法2013版1目的及适用范围1.1目的：规范公司广告宣传材料的制作、使用及管理，提高利用效能，降低运营成本，根据公司实际，制定本制度。1.2适用范围：适用于广告宣传材料的申请、设计制作、领取或发放、保管、费用报销及归属划分等工作。2材料分类2.1常备物料：手提袋、纸杯、可重复使用的物料（如促销台、促销服）等。2.2促销赠品：用于促销活动的物品，如台历、礼品等。2.3广告宣传品：宣传手册、画册、直邮广告（DM单）等。2.4特殊促销品：因特殊需要而制作的物料。3职责3.1销售部：负责广告宣传材料需求的提出，并对广告宣传材料的设计方案提供参考意见。3.2市场部：负责供应商的选择、费用的谈判；广告宣传材料的设计、制作、验收、发放；负责相关费用的报批。3.3供应商管理部：负责广告宣传材料供应商的资质审核及价格体系审核。3.4仓库管理部：负责宣传物料的保管、发放。3.5宣传资料制作小组成员进行方案的设计和审核。（见附件名单）3.6分管副总：对广告宣传材料的设计方案进行审批。4流程4.1需求提出4.1.1每年12月10前，销售人员对次年广告宣传材料年度需求计划提出要求，编制《广告宣传材料需求年度计划》，12月15日前销售总监审核完毕，提交至市场部。4.1.2市场部对年度需求计划进行汇总，编制《广告宣传材料需求年度计划汇总表》，于12月20日前提交分管副总经理审核。4.1.3分管副总经理于12月30前对《广告宣传材料需求年度计划汇总表》进行审批。4.2设计制作4.2.1制作频次：广告宣传材料每个季度制作一次，于每个季度第一个月份的15日前制作完成，若有紧急需求时可临时加印。4.2.2制作数量：广告宣传材料制作前，市场部向销售人员进一步确认其需求数量。若其需求数量在年度计划内，则无需进行审批；若超出年度计划，则需履行本制度第4.1条的审批程序。4.2.3设计方案：每个季度最后1日前，市场部根据公司最新进展情况，完成广告宣传材料的设计工作。设计方案须突出公司靓点，宣传公司优势，并保持广告宣传材料的连续性、一贯性。制作小组成员进行审核，并在3个工作日内提出意见。市场部根据各部门意见进行修改，-2-在1个工作日内完成修改稿，并提交分管副总经理审批。分管副总经理在2个工作日内完成审批。4.2.4印制单位：市场部负责提供印制企业资源，经供应商管理部和市场部评审合格后选取2-3家“性价比”最优的单位作为公司长期合作伙伴，评审流程参照《供应商管理制度》执行。4.2.4印制合同：公司与选定的印制单位签订年度框架协议，经供应商管理部、财务部评审后，由分管副总和财务总监审核，总经理审批。每次印制以订单方式进行约定，订单由市场部负责人审批。4.3验收及保管4.3.1印制完成后由印制单位免费送至公司指定地点，市场部物料管理专员负责验收印刷质量、仓库部管理员负责验收交付数量，验收完成后编制《广告宣传材料验收单》进行签字，市场部负责人审核确认。4.3.2验收完成后，仓库管理部安排专人对广告宣传材料进行保管。保管人对照《广告宣传材料验收单》核对实物，无误后登记《广告宣传材料台账》，其主要内容包括品名、摘要、入库、出库、结存等。4.4领用或发放销售人员及需求部门向市场部领用广告宣传材料，或市场部按照销售人员的要求向经销商或客户寄发，销售人员申请领用或发放时应填写《广告宣传材料申领单》。广告宣传材料验收单、广告宣传材料申领单是登记广告宣传材料台账的原始凭证。4.5结存盘点每月5日前市场部对上月广告宣传材料结存情况编制《广告宣传材料库存明细表》，同时和仓库管理部进行库存实物盘点，双方在《广告宣传材料库存明细表》纸质版本签字确认，经市场部经理审核后，传递至销售部及分管副总经理。盘点差异经市场部负责人审核、分管副总经理审批后予以处理。若是人为造成损失，责任人根据货物制作价值应予赔偿。4.6付款及发票在广告宣传材料验收合格入库，并收到增值税专用发票后的次月28日（节假日顺延）向印制单位付款。4.7费用报销及归属市场部负责费用报销事宜，相关费用记入各销售人员“市场费用”，纳入销售人员考核。5制定、解释及实施5.1本制度由总经理办公会制定和解释。5.2本制度自2013年11月1日起实施。