广东省机关档案分类办法

广东省机关档案分类办法为了适应我省机关档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进机关档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为两个文明建设服务，根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和《广东省机关档案工作业务建设实施细则》，结合我省机关档案工作的实际情况，制定本办法。一、分类原则1、机关档案分类原则是以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据机关职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。3、本办法适用于对一个全宗的全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。有类设类，无类空类。二、类别设置1、一个全宗内的档案原则上分为七大类：即（1）党政工团档案（代字：A），（2）基建档案（代字：B），（3）设备、仪器档案（代字：C），（4）会计档案（代字：D），（5）已故人员档案（代字：E），（6）声像档案（代字：F），（7）专门档案（代字：G）。大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。从左至右依次叫一级属类、二级属类……。要求各单位的大类与本办法保持一致，大类以下属类可根据本单位的实际情况决定。2、对下属单位报送的科研成果、产品鉴定，基建项目的审批文件可分别归入有关业务部门的管理性文件中。3、一些机关因业务性质特殊，形成的本专业的专门档案，可根据实际情况设立大类，依次排列在声像档案后面，代字用英文字母接上。三、分类方法A、党政工团档案（其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动）；B、基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置；C、设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置；D、会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置；E、已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置；F、声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置；G、专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置；H、荣誉、实物档案。四、编号方法1、党政工团档案的编号，其结构模式由大类代字+保管期限代号+目录序号和案卷顺序号组成。保管期限代号：永久1、长期2、短期3；永久、长期合编为12，长期、短期合编为23；永久、长期、短期合编为0，按年度（或若干年）编一目录号。例如：1985年永久保管档案目录序号为25，其目录号为A1.25，1986年是A1.26，1987年是A1.27，如此类推。例如：已故人员档案参照此形式编号。2、基建档案按工程项目编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+分类号+案卷序号，例如：设备仪器、会计、声像档案均参照此形式编号。五、本办法适用我省各级党政机关、群众团体档案的实体分类。各地区、各部门可结合各自的实际情况，制定分类编号方案。六、本办法自分布之日起施行。在这之前，已整理、编目的档案原则上可维持不动。七、本办法由广东省档案局负责解释。