商务英语写作技巧分析

商务英语写作技巧分析×××专业学生×××学号×××关键词：商务英语写作原则；商务英语写作技巧；商务英语实例分析一、商务英语的写作原则商务英语的写作包括四个原则：礼貌原则、体谅原则、完整原则以及清除原则。(一)礼貌原则1.使用you—attitude对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，构建和谐的关系；其次，you—attitude体现一种写作风格，用积极的方式。乐观的态度和愉快的口吻表达观点。2．使用we包容性词汇…we很适合表达礼貌，维护读者的面子。但作者使用we时，他实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。3．使用积极的词汇在书写商业英语时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关一“，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。4．使用原因状语从句提问或解释原因是表达礼貌的方式，它表明说话者想积极的将听者拉到谈话氛围中来，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。5．使用主动语态主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此实现礼貌的目的。(二)体谅原则商务英语写作强调信息沟通的效果，不仪要关注内容的准确与完整，还应必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题。只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方的利益。在商务中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益以及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。(三)完整原则信息完整对于商务英语的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“theabove—mentioned”，“thelatter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。(四)清楚原则清楚是商务英语写作最重要的原则。一封辞不达意的信会引起误会，甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中，对方获取信息最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及多少关乎自身的礼仪。其次，应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比，更加能够吸引对方的兴趣，激发对方热情，能更容易获得认可。二、商务英语的写作技巧商务英语的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。(一)通常要选用常用的四部式的正文结构商务英语由四部分组成，即引言、应答和结束语。第一部分的引言中，不应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西，要避免唐突。第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性。通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。第二部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第三部分结束语常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。（二）要善于使用习惯用法商务英语中的很多习惯用法，包括英语套语和不同于普通表达方法的表达法。商务英语长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于商务英语开头部分和结束部分的常用套语。三、商务英语的实例分析（一）建立贸易关系一个公司，一家企业，要想进入市场，寻找货源，求生存，求发展，最首要的工作是与别的商家建立贸易关系。达此目的的途径很多，如阅读广告、参加交易会、参观访问、引荐介绍等。此外，还可以直接通过书信的形式建立贸易关系。建立贸易关系信函的写作可以按照以下步骤进行：(1)告诉对方从何种途径获得对方的信息(如：通过……得知……)。(2)写明去函的目的：了解对方经营产品的情况；提供本公司产品的情况。(3)希望保持联系。另外，信函措辞应礼貌诚恳、热情、表达清楚透彻。常用套语1.AsyournameandaddressappearonYangtseEveningPost,wearewritingtoyouwithadesiretoopenanaccountwithyou/toestablishbusinessrelationwithyou.我们在《扬子晚报》上看到贵公司的名称和地址，非常希望与贵方建立商务关系。2.Wewritetointroduceourselvesasoneoftheleadingexportersofawiderangeof...我们作为主要的出口商之一，经营……3.Weareenjoyinganexcellentreputationandweshouldliketoofferyouourservice.本公司具有良好的信誉，并愿意向贵方提供服务。4.Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyouonthebasisofequalityandmutualbenefitandexchangingneededgoods.我方乐于在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立贸易关系。5.Yourdesiretoestablishdirectbusinessrelationswithuscoincideswithours.贵方与我建立直接的贸易关系的愿望与我方打算相吻合。6.Wearealsoenclosingacatalogueshowingthedetailsofourline.附上一本我公司经营产品的详细目录。7....thatyou'llbequitesatisfiedwithourgoodsandservice.……贵方将对我们的货物及服务满意。（二）销售推销产品是商务活动中一重要环节，其目的是要吸引对方的注意，激发购买欲望，最后售出货物。销售信函内容应包括：(1)介绍所推销产品的情况，如性能、价格等较同类产品的优越。(2)附带一些优惠条件或帮助。此类信函需措辞得当、简洁精练、语气肯定、具有说服力。忌离题、冗长、华而不实。常用套语1.Wetakepleasureinenclosingthelatestcatalogueof.../pricelistof...我方十分乐意为您（贵方）寄上我们最新的……商品目录/价格表。2.Thisitem,superiorinqualityandmoderateinprice,issuretobesalableinyourmarket.本产品质量上乘，价格适中，在你方市场一定有销路。3.Weexpectyoutotryourproductsandaresurethatyouwouldbepleasedwith...希望贵方使用我方的产品，相信贵方对……定会感到满意。4.Weinformyouthatsincepriceissubjecttochange,pleaseputanorderbefore8Oct.ifpossible.敬告贵方，由于价格可能变动，如果可能请在10月8日前订货。5.Weregretthatwehavehadnoopportunitytodobusinesswithyou.很遗憾我方与贵公司仍未有生意往来。6.Thehighqualityofourproductiswellknownanduniversallyacknowledged.我方产品的高质量已是众所周知，并得到广泛认可。7.Westandreadytoserveyou.我们随时乐意为您提供服务。(三)催款撰写催款信函是一件迫不得已而为之的事，但有时也是商务活动必不可少的一部分。催款活动必要时可以按照以下四个步骤操作：第一步，去函提醒(remind)；第二步，去函询问(inquire)；第三步，去函请求(appeal)；第四步，去函要求(demand)。每封催款信不宜过长，初次联系，应在开头简要介绍自己的情况。语言表述应清楚、得体、诚恳。常用套语1.Ourrecordsshowthatyouraccountof...ispastdue.我们的记录显示贵方账款……逾期了。2.Weshallbegreatlyobligedifyouwillremitusacheckforthegoods.若贵方汇寄支票付款，我方将十分感谢。3.Inspiteof2reminders,theaboveaccountstillremainsunsettled.尽管我方曾两次催款，上述账目仍未结清。4.Weshallbegratefulforanearlysettlement.望贵方及早偿付。5.Wewishtocallyourattentiontotheenclosedaccountwhichisnowpastdue.Weshallappreciateyourpromptremittance.兹随函附上逾期账单，敬请注意。如蒙迅速支付甚为感激。6.Ifwefailtoreceivefromyouacheckof...dollarsin5days,wewillhavetohandoverthismattertothelawyers.如果五日后我们仍未收到贵方……支票，我们将不得不求助于律师介入了。7.Wetrustthatweshallbeabletofindafavorablesolution.相信我们将能找到一个令人满意的解决方案。(四)抱怨索赔在贸易活动中，买卖双方因一方未履行所达成协议致使另一方蒙受损失，或者人们对购得的商品或得到的服务不满意时，可以向对方抱怨或提出索赔，以求问题得到尽快、妥善的解决。撰写此类信函时应注意：(1)直截了当提出原定的条件，列举不满事实、理由以及造成的后果。(2)明确提出解决的方法。(3)语言有礼有节，语气坚决诚恳。常用套语1.Wehavedulyreceivedthegoodsofyourshipment,butunfortunatelytheyarenotinaccordancewiththesample.我方已按时收到贵方发运的货物。然而不幸的是，它们与样品完全不符。2.Wearesorrytoinformyouthatthedeliveryisfarfrombeingsatisfactory.很遗憾，我们不得不告知贵方：发货远不能令人满意。3.Thegoodsweighshortby...kilos/beshortinweightby...kilos.货物短重……公斤。4.Weregrettoinformyouthatoneofthecasesofyourdeliveryarrivedinabadlydamagedcondition.遗憾地通知贵方，运来的箱子中有一箱到达时严重破损。5....beunfittouse……无法使用6....(be)belowstandardinquality...……质量未达标。7....werequireafullrefundforthedelivery.……我方要求对发货全额赔偿。8.Insupportofourclaim,wearesendingyouasurveyreportissuedbytheCommodityInspectionBureau.为了说明我方索赔理由，现寄上商检局的检验报告。9.Wearelookingforwardtoyoursettlementatanearlydate.希望贵方早日解决这一问题。四、结论商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂，我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态去做这件事情，而其写作的技巧，则是日常写作都会用到的实用技能，它万变不离其宗，可以灵活运用它，也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。而原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分，缺一不可。随着国际化交