广东省交通运输厅关于交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》的实施细则

广东省交通运输厅关于交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》的实施细则第一章总则第一条为规范广东省水运建设项目的档案管理工作，充分发挥档案在项目建设、运行和管理等方面的作用，根据《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发﹝2009﹞225号）及省有关档案管理的法规及标准，制定本细则。第二条法规及依据性文件：1.《中华人民共和国档案法》2.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2008）3.《照片档案管理规范》（GB/T11821－2002）4.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）5.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）6.《交通档案管理办法》（交办发﹝2005﹞431号）7.《关于印发〈交通建设项目档案管理登记办法〉〈交通建设项目档案专项验收办法〉和〈交通档案进馆办法〉的通知》（交办发﹝2007﹞436号）8.《港口工程竣工验收办法》（交通部令2005第2号）、《关于实施〈港口工程竣工验收办法〉有关事项的通知》（交水发〔2005〕470号）9.《航道建设管理规定》（交通部令2007年第3号）10.《港口建设管理规定》（交通部令2007年第5号）11.《航道工程竣工验收管理办法》（交通部令2008第1号）、《关于实施航道工程竣工验收管理办法有关事项的通知》（交水发〔2008〕66号）12.《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发﹝2009﹞225号）13.《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知》（档发﹝2006﹞２号）14.《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知》（粤档发﹝2006﹞32号）第三条本办法适用于广东省新建、扩建、改建的水运建设项目档案管理工作。第四条本办法所称水运建设项目档案是指项目立项审批（核准备案）至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。水运建设项目档案是项目竣工验收、运行维护等工作的重要依据。第二章水运建设项目档案工作管理第五条各级交通主管部门（港口行政管理部门）、档案机构根据统一领导、分级管理的原则，按规定对所辖区域内水运建设项目档案工作进行管理，做到事前指导、中间检查、最后验收，同时接受项目所在地上级及同级档案行政管理部门的检查和指导。水运建设项目开工六个月内应向项目初步设计审批单位的档案管理部门报送《交通建设项目档案管理登记表一》［附件一］，项目合同段交工验收后一个月内报送《交通建设项目档案管理登记表二》［附件二］，同时抄报项目初步设计审批单位。第六条水运建设项目档案管理工作实行项目法人（建设单位）负责制。项目法人（建设单位）应将档案工作纳入项目建设计划和管理程序，纳入合同管理及监理工作内容，纳入相关人员的岗位职责，根据项目实际情况，采取有效措施，与工程建设同步管理，确保水运建设项目档案完整、准确和系统。第七条水运建设项目的档案工作应指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作，制定档案工作计划和档案管理网络，建立档案管理制度，制定项目档案的编制办法，对文件材料的形成、收集、整理及归档工作提出明确要求。配备具有水运相关专业学历或技术职称的档案管理人员，提供档案管理所需的经费、设备和场地等条件。第八条项目法人（建设单位）应审查各参建单位档案管理制度，对其档案的收集、整理和移交进行业务指导，对各参建单位移交的档案进行审核。第九条加强项目档案信息化建设，达到快速、准确查考及利用的目的。第十条水运建设项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，未进行项目档案专项验收或档案专项验收不合格的项目，不得申请该项目的竣工验收。第十一条水运建设项目在项目竣工验收后三个月内，按规定做好项目档案的进馆工作。第三章水运建设项目文件材料的形成与收集第十二条水运建设项目文件材料的形成与收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则。具体收集范围及整理单位按《广东省水运建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》执行。［附件三］第十三条水运建设项目文件材料的形成与收集工作应与建设项目进行同步实施。在项目建设过程中，项目法人（建设单位）应结合项目进度，对文件材料的形成与收集情况进行检查。第十四条收集的文件材料应为原件，能够全面、准确反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工、试验和检查记录应是现场原始记录，填写内容规范，相关签署手续完备。第十五条文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一，应使用不易褪色的书写材料，禁止使用红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰；使用热敏材料形成的文件，应复印保存；录音、录像文件应保证载体的有效性；数码相片在刻录保存的同时，还应冲晒照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。第十六条竣工图的编制要求一、竣工图由施工单位负责编制。如项目法人（建设单位）规定由设计单位编制或施工单位委托其它单位编制的，应明确施工和监理单位的审核和签字认可责任。工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人（建设单位）负责或委托有关单位编制。二、竣工图的绘制应与工程施工同步，并能完整、准确、清晰地反映项目工程的实际情况。三、竣工图的绘制应符合相关制图规范及标准。四、编制竣工图的形式和深度，应根据不同情况，区别对待：（一）按图施工没有变动的，由施工单位在原施工图（新蓝图）上加盖“竣工图章”［附件四］后，即作为竣工图。（二）在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（新蓝图）上修改并标注变更依据，加盖“竣工图章”后，即作为竣工图。（三）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充的，应重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图应保留原设计图栏内容，标注变更依据，并在原施工图图号前缀“竣”字，加盖“竣工图章”后。即作为竣工图。（四）每张竣工图上须加盖红色不褪色印泥的竣工图章，竣工图章内的编制人、技术负责人及监理人栏应手工签署。竣工图章一般加盖在图纸右下角空白处。五、每册竣工图应编制竣工说明，竣工说明应包括《变更文件与竣工图对照一览表》［附件五］。第四章水运建设项目文件材料的整理第十七条水运建设项目文件材料归档前，应由收集单位按照文件材料的内在联系，进行分类组卷。第十八条水运建设项目文件材料的组卷，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，分类科学，组卷合理，保持文件材料的内在有机联系。一、项目法人（建设单位）文件材料（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系整理组卷。（二）招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容分别整理组卷。（三）工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程整理组卷。（四）工程管理文件按问题并结合时间整理组卷。（五）与质量监督部门的往来文件按时间组卷。（六）工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容进行组卷。二、设计单位文件材料（一）勘察、设计阶段的文件材料按照不同阶段和专业分别整理组卷。（二）设计变更文件按文号组卷。三、监理单位文件材料（一）监理活动中产生的依据性、合同管理、工程质量控制、计划进度控制、费用控制、安全管理文件材料按监理工作内容结合问题进行组卷。（二）平行检验及独立抽检的文件材料按合同段分别进行整理组卷。（三）监理旁站记录、监理日志、计量支付报表、监理指令及监理指令处理结果按合同段整理组卷。四、施工单位文件材料（一）施工单位文件材料以合同段为单位进行组卷。（二）施工管理文件材料按工作程序并结合问题组卷。（三）原材料质量保证文件如属共用的，按进场材料种类、批次进行分类组卷。如属专用的，则按分项工程进行组卷。（四）单位、分部和分项工程质量评定表或分项工程质量评定汇总表组专卷。（五）原始施工记录以单位、分部和分项工程进行整理组卷。（六）设备文件材料按专业及用途分别整理组卷。（七）竣工图按照专业或单位工程结合图号整理组卷。（八）计划进度报表按时间整理组卷。（九）工程变更文件按批复文号整理组卷。五、照片档案：项目法人（建设单位）照片档案应从项目管理方面进行收集整理；监理档案应从项目质量监理角度方面进行收集整理；施工照片档案应从施工过程进行收集整理，通常同一类分项应有一组照片。第十九条卷内文件系统化排列一、来往文件应批复在前、请示在后。二、工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪要一般按照时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招投标文件和合同文件按专业依次排列。三、原材料质量保证文件按产品种类、批次排列，每批次原材料审核证明文件应组成一份文件。四、施工原始记录应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序分别整理排列。分项工程按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测等依次排列。五、监理平行检验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列。六、计量支付文件及计划进度报表按时间依次进行排列。七、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。八、施工图（完工图）及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。九、重大质量事故处理和施工中遇到非正常情况记录按事件进行排列。十、试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。第二十条经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角用阿拉伯数字逐页编写页号;已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其它文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，不需重新编写页号。第二十一条卷内文件目录[附件六]由下列项目组成：一、序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。二、文件编号或图号应填写文件材料的原始编号或图号。三、责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。四、文件题名应填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；案卷内每份独立成件的文件材料均应逐件填写文件标题。五、日期指文件材料形成的日期。六、页次应填写每份文件材料首页标注的页号，最后一份标注起止页号；如属已装订成册的材料，在卷内文件目录页次中填写本册文件材料的起止页号，并在备考表中注明累计总页数。第二十二条水运建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，均需装订。凡不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章[附件四]，档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷卷内目录中所在序号。第二十三条案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表组成。第二十四条案卷装具采用卷盒方式，脊背应填写相关要素；如一卷盒内装有一卷以上案卷，脊背则填写盒内案卷的起止卷号。第二十五条案卷封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。案卷题名应简明、准确地概括卷内文件材料的内容，主要包括项目名称、阶段或单位工程（分部、分项）名称及文件材料名称。一、立卷单位指文件材料的组卷部门或单位。二、起止日期填写卷内文件材料形成的起止日期。三、保管期限根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填写。四、密级依据国家及部有关保密规定确定并填写。五、档号由档案分类号及案卷顺序号组成。广东省水运建设项目档案档号一般采用格式如下：案卷顺序号二级属类代字三级属类代字一级属类代字大类代字（一）G表示建设单位档案分类中水运建设项目大类代字,由建设单位自行确定。（二）一级属类代字：表示建设单位的第N个项目,由建设单位自行确定。（三）二级属类代字：按《广东省水运建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》［附件三］进行分类。1表示立项审批文件；2表示设计基础文件；3表示设计文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示监理文件；7表示竣工文件；8表示科研项目文件。（四）三级属类代字：由项