削减成本

Chap10電子採購:削減成本的下一波1.電子採購模式的演進•結構的轉變:從獨立採購到即時的流程整合•採購為什麼是高階主管的議題•究竟什麼是作業資源採購?•微軟的作業資源採購:微軟市場2.採購流程的演進•採購業務問題:流程缺乏整合•下一代的整合式採購應用3.電子採購基礎建設:•買方電子採購方案的基本要素•專業採購者的買方應用系統•賣方電子採購方案的基本要素4.電子採購分析與行政應用程式5.市場推手6.電子採購:經理人指南7.給企業執行長的話(fromCIO):台塑經驗顧客服務部客戶採購人員客戶電腦中心客戶物流銷售/庫存資料KARS產生建議訂單查對後簽名認可產生採購單產生發票寫入實收檔物流中心驗收貨物典型企業應用系統流程圖EDI傳輸傳真EDI傳輸實收新竹貨運送貨傳真程式支援企業面臨五大採購挑戰1.降低訂單處理，節省成本及時間2.讓企業整體了解採購功能3.使員工利用電腦，進行自助式採購4.採購應用系統應整合至管理資訊系統5.採購功能提高至高階主管，成為企業決策的議題如何減少營業成本OrderAcquisitionVendorRefillManualOrderEDIDataIntegrityOrderConfigurationEachesInnersCartonsLayersUnitLoadsSlipSheetsPalletsFreight,TransportandReceivingSmallloadsFulltrucksCustomerPickupASNReceivingTimePayment#ofInvoicesClaimsEFTCashFlow電子採購架構圖電子商務網站電子採購後的效益實例1.機械零件損壞將造成公司每小時損失十萬，利用電子採購後四小時修復2.秘書小姐大部份時間填寫辦公用品的採購單，利用電子採購後工作量減少3.老板緊急出國，利用電子採購後馬上完成旅程規劃，真方便4.外務員出差限定回來馬上報銷幾乎不可能，利用電子採購後隨時報銷電子採購系統介紹電子採購系統•電子採購前言:採購模式•電子採購的成功關鍵1.結構的轉變:從獨立採購到即時的流程整合2.採購為什麼是高階主管的議題3.究竟什麼是作業資源採購?4.微軟的作業資源採購:微軟市場5.採購業務問題:流程缺乏整合6.下一代的整合式採購應用美國電子採購系統介紹ElectronicProcurementintheUSATheUSAisquiteadvancedconcerningeProcurementandtherearemanyon-goinginitiativesundertakenbytheFederalGovernmentandotherpublicadministrations.ThisreportprovidesanoverviewofsomeofthepubliceProcurementinitiativesintheUSAandprovidesfurtherdetailsaboutaselectionofthem.電子採購前言:一般採購作業一般採購作業包括規劃面和作業面兩方面，即採購規劃與實際採購作業，在現有的企業採購作業當中，包括詢報價、下訂單、訂單追蹤、運送、付款等等作業流程。採購規劃是依照生產製造規畫，配合存貨政策與採購策略，與供應商進行原料交貨日期及協商送貨的方式，完善的採購規劃可以減少原料管理的費用以及降低資金積壓。實際採購作業則包含請購、議價、交易到付款。採購的品項可分為直接物料（與製造相關之原料），以及間接物料（非製造相關之採購項目，例如辦公設備、工具、耗材）等二大類。企業於供應鏈中與上下游垂直整合過程中，直接物料採購是最主要的活動之一，而直接物料的採購直接涉及下游需求預測、企業內生產排程以及上游供應商的產能安排，因此也提高了整個採購過程的複雜度，因此，企業必須有效的利用資訊系統來幫助公司來進行採購規劃與作業。採購成本的有效控制所得到的效益會比增加銷售量而提高的利潤來得容易，所以透過更有效率的自動化採購方式節省人力及時間成本，是現代企業削減成本的第一步。電子訂貨系統(ElectronicOrderingSystem,EOS)電子訂貨系統(EOS)即藉由電子傳遞方式，取代傳統人工書寫、輸入、傳送的訂貨方式，也就是將訂貨資料轉為電子資料交換(EDI)方式，藉由電腦與通訊傳送取代傳統商業下單/接單動作的自動化訂貨系統。電子訂貨的作法可分為三種：(1)訂貨人員攜帶訂貨簿及掌上型終端機巡視貨架，若發現商品缺貨則用掃描器掃描訂貨簿或貨架上的商品標籤、再輸入訂貨數量，當所有訂貨資料皆輸入完畢後，利用數據機(Modem)將訂貨資料傳給供應商或總公司。(2)利用銷售點管理系統(POPSystem)收銀機在商品庫存檔裡設定安全存量，每當銷售一筆商品資料時，電腦自動扣除該商品庫存，當庫存低於安全存量時，即自動產生訂貨資料，將此訂貨資料確認後即可透過電網路傳給總公司或供應商進行下單。(3)透過網際網路(Internet)來訂貨。一般而言，透過電腦直接連線的方式最快也最準確，而藉郵寄、電話或銷售員攜回的方式較慢。由於訂單傳遞時間是訂貨前置時間內的一個因素，其可經由存貨水準的調整來影響客戶服務及存貨成本，因而傳遞速度快、可靠性及正確性高的訂單處理方式，不僅可大富提昇客戶服務水準，對於存貨相關的成本費用亦能有效地縮減。電子採購前言:電子化採購電子化採購對企業的重要性主要在於企業的生存競爭與電子採購的效益上。對大多數企業而言，原料或服務的採購金額約占其營業額一半左右，如果能夠降低採購金額、增加採購效益，必能增加企業的競爭力，而所節省的採購成本（包括物料與服務的成本、行政管理成本、存貨成本）可以直接轉換成企業利潤，增加投資報酬率。除此之外，改善供應鏈（如流程改善、降低成本、增加生產力）的首要工作是在企業採購流程上，因為採購成效的改善最容易做也最容易見看到到成效。電子採購前言:企業對e-Procurement的期許如何能將無效的購買、繁複的流程、雜亂的搜尋方式…轉變為高效益的採購流程。主要的變化在掌握有效採購策略與商業流程緊密結合的機制，導入正確合適的技術架構，才可能在未來的新世界市場經濟體系中取得優勢領導地位，同樣的也才能讓人力資源充分運用於正確的決勝點之上，不在虛擲時間、精力於無生產價值的文書作業中。電子化採購的成功關鍵供應鏈管理由於零組件的全球性採購，產品生命週期的縮短，為了更快速的回應顧客需求及降低庫存成本，生產型態由依預測生產逐漸轉變為接單後生產（Build-to-Order，BTO）及接單後組裝（Configuration-to-Order，CTO），趕上市場上快速的產銷變化。（一）精確定義電子採購的目標（二）建立採購流程的稽核（三）建立電子採購鏈的最佳化（四）選擇與廠商之間的關係類型（五）選擇電子採購的應用程式（六）整合是成功的最高原則（七）解決人的問題電子化採購的成功關鍵(1)（一）精確定義電子採購的目標電子化採購的目標包括提供採購人員及員工自動化且方便的採購流程；透過有組織的設計、規劃及流程再造，大幅削減公司採購成本；快速、正確提供公司的各類採購模式；減少因為經授權產生的錯誤購買行為。電子化採購的成功關鍵(2)(二）建立採購流程的稽核策略性目標確定之後，最重要的是瞭解採購流程，採購流程牽涉的人、事、時、地、物極廣，徹底瞭解現行的採購流程是成功導入e-Procurement的關鍵。採購流程的稽核必需確保目前的流程符合策略性目標、流程能滿足顧客需求、流程能促進效率。必須經過多面向的思考以確認所有的資訊是安全的、完整的、正確的、容易存取。電子化採購的成功關鍵(3)（三）建立電子採購鏈的最佳化為了減少支出，讓公司降低成本，必須找出採購鏈上沒有效率的地方，以減少被採購鏈困住的資金，公司就可以更快取得利潤。例如如果有適當的規劃，企業可以加速作業資產的運送，就可以避免較高的運送成本。另外，降低流動資本則可以改善資產的利用率，提昇公司的利潤，例如廢除倉庫以及消除過量庫存。前者可以提昇存貨的可利用率，且讓庫存量最小，後者可以降低隱藏性庫存。企業不但要進行企業內的流程最佳化，也必須漸漸移向採購鏈的最佳化，讓由企業、顧客、供應商所組成的虛擬企業有更快速的運作流程。電子化採購的成功關鍵(4)（四）選擇與廠商之間的關係類型現今的商業模式中，絕大多數的企業組織並不願意建立長期的緊密關係，因為會缺乏對新興機會反應的彈性與效率，企業希望建立可變動的相互關係，而不是被單一、僵化的關係支配。在複雜的採購環境下，企業必須定義與廠商間的適當關係，以便讓採購鏈最佳化，因此必須發展出一套方法以協助企業評比供應商或廠商對於企業體現在與未來的貢獻度，根據這樣的評比，可以將所往來的供應商或廠商「定位」，並預防在採購過程中產生不必要的延誤。電子化採購的成功關鍵(5)（五）選擇電子採購的應用程式當企業選擇電子採購系統時，必須考慮到一些問題：是否有足夠的能力支援採購流程；是否能提昇公司在其他應用系統上的投資；是否可以和其他應用程式緊密的合作；系統是否具有延伸性；解決方案是否能持續接納技術的新轉變等等。電子化採購的成功關鍵(6)（六）整合是成功的最高原則電子採購要成功，不能單採買方或賣方的觀點行事，買賣雙方必須相互搭配，同時考慮員工（使用便利性）、供應商（取得正確訂單並降低成本）及採購人員（進行有效率及降低成本的採購）的需求。電子化採購的成功關鍵(7)（七）解決人的問題系統導入失敗的主要原因，「人」的因素佔比很大，因為改變通常會產生員工的抗拒，進而阻礙採購鏈的發展，因此高階主管必須聆聽、溝通、推銷，讓採購鏈順利並有效執行。此外，採購鏈是動態而有生命的組織，由人、資訊、技術、系統組成，採購是持續的過程，不是分散的零件，因此必須持續改良。電子化採購系統建置過程中，企業必須思考如何能將無效的購買、複雜的流程、雜亂的搜尋方式，轉變為高效益的採購流程。針對企業內部，企業必須掌握有效的採購策略與商業流程，加上與相關部門緊密結合，並導入正確合適的技術架構。針對企業外部，與必須與交易伙伴充分合作彼此信任，如此才能讓人力資源充分運用於正確的決勝點之上，並在未來的新世界市場經濟體系中取得優勢領導地位，同時不再將時間、精力浪費於無效率與價值的文書作業中。1.結構的轉變:從獨立採購到即時的流程整合採購購買運輸倉儲收貨購買:對原物料的實質買入動作及相關活動採購:封閉過程使於請購終於付款整合採購供應鏈:統一採購、節省人力、以量制價1.結構的轉變:從獨立採購到即時的流程整合:Thee-ProcurementChain送交貨主應付帳款收貨1.結構的轉變:從獨立採購到即時的流程整合電子採購效益效率效能效率:採購成本降低、處理週期縮短、未核准採購減少、採購物件資訊正確、與後端系統結合效能:對供應鏈控制增加、對關鍵採購資料主動管理、以及組織內較高品質的採購決策資訊經理人:什麼是作業資源採購?採購為什麼是高階主管的議題?作業資源採購如何改變微軟市場?2.採購為什麼是高階主管的議題1.作業成本管理是電子採購的中心目標•公司競爭力=降低成本*提高服務2.作業資源採購主管的任務:提昇效率與效能•降低訂單的採購成本及處理週期•提供企業整體對採購能力運用•透過電腦的自助式請購•提供採購物件資訊正確與後端系統結合•提昇採購作業為公司策略性地位3.採購管理系統(ProcurementManagementSystem)2.1採購管理系統(ProcurementManagementSystem)採購管理系統(ProcurementManagementSystem)係指提供採購功能的管理資訊系統(MIS)，亦即將資訊管理運用於各項採購功能之上。商品入倉是物流中心(DC)實體物流的起點，採購管理必須從採購單送出開始，隨時掌握確實之資訊，直到貨品正確無誤入倉為止。採購管理系統的主要目的在提供採購人員一套快速而計算準確的工具來對供貨廠商適時適量地開立採購單，以使商品能於出貨(Shipping)之前準時入庫並無庫存不足