车辆油卡管理制度

财务部管理手册编号FA-05版号2014/A车辆油卡管理制度页码第1共2页1.目的：为规范公司（包括各成员酒店）办公及业务车辆加油卡的管理，本着“严格管理、节约支出、一车一卡、对号加油”的原则，更有效的为控制车辆使用，最真实的反映车辆的实际情况，提高工作效率，确保车辆的出行安全，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司及各成员酒店所属办公及业务车辆的管理。3.职责：3.1行政办公室是公司所属车辆加油卡的归口管理部门，根据每部车的车况和车辆平均消耗燃油费由车辆管理人员将油卡进行充值分配，并将车辆牌号、对应加油卡卡号、加油卡充值时间、金额、余额等录入电子文档存查。3.2财务部负责车辆加油费用的审核。4.车辆加油卡管理4.1公司所有车辆统一使用中石化油卡加油，实行一车一卡制度，每张加油卡限定车辆车号。4.2公司所有车辆严禁现金加油，如遇特殊情况需现金加油，需部门负责人、财务负责人、总经理审批，并报车辆管理部门备案。4.3车辆加油卡办理后，车辆管理部门应按车牌号与油卡号码进行备案登记，每月核对。油卡一经备案，不允许变更。如遇到特殊情况，例如油卡损坏或丢失，不能正常加油时，应报车辆管理部门及时补办。4.4执行一车一卡、一车一表，车辆管理部门在申请充值时，应将每辆车的《车辆加油分配表》上报财务审核，内容包括车辆加油卡余额、充值金额、上月行驶里程数、车辆总里程数及车辆油耗等完整信息。5.充值申请流程5.1车辆管理部门应实时了解车辆油卡的使用情况，在每月15号对每辆车的里程数及油卡余额进行统计。按照行驶里程数及余额计算每个车辆油耗。财务部管理手册编号FA-05版号2014/A车辆油卡管理制度页码第2共2页5.2车辆管理部门做好《车辆加油分配表》后，根据每个车的固定充值金额填写《费用申请单》，经部门负责人签字审批后，上报财务负责人、总经理审批后，凭《费用申请单》申请汇款到中石化指定账户。5.3经查中石化公司收到汇款后，车辆管理人员及时到中石化加油站根据《车辆加油分配表》分配，并收取发票。5.4车辆管理人员及时以发票及车辆加油记录单填写《费用报销单》，完成审批流程后进行冲帐。6.附件：《车辆加油卡分配表》车辆加油卡分配表序号车牌号车辆型号加油卡号现金余额充值金额加油卡保持金额上月行驶公里数现公里数百公里耗油