信息技术基础第5章

第五章电子表格软件25.1Excel2010概述Excel2010是一个电子表格处理的组件，具有数据计算、数据统计、数据分析、图表制作等功能。Excel2010与2003版相比，采用面向结果的新界面，以功能区为操作主体。3Excel2010的启动和退出1.启动Excel2010常用的方法有以下几种：①单击“开始”按钮，打开“开始”菜单；单击“所有程序”，在打开的级联菜单中选择“MicrosoftOffice”下的“MicrosoftOfficeExcel2010”命令即可启动Excel2010。②双击Excel2010桌面的快捷方式图标，可以启动Excel2010。③双击已创建的Excel文档42.退出Excel2010常用的方法有以下几种：①通过标题栏按钮关闭单击Excel2010窗口标题栏右上角的“关闭”按钮，退出Excel2010应用程序。②通过“文件”选项卡关闭单击“文件”选项卡，再单击“退出”按钮，退出Excel2010应用程序，如图5-1所示。5图5-1单击“文件”选项卡，退出6③通过标题栏右键快捷菜单关闭右击Excel2010标题栏，再单击快捷菜单中的“关闭”命令，退出Excel2010应用程序。④使用快捷键关闭按下键盘上Alt+F4，关闭Excel2010。75.2Excel2010的窗口界面简介启动Excel2010后，就会看到Excel2010的窗口界面。Excel2010的工作界面与Excel2003比较做了很大改变，操作变得更加方便、快捷。Excel2010窗口的工作界面主要包括标题栏、快速访问工具栏、“文件”按钮、功能区、数据区、编辑栏、工作表标签等，如图5-3所示。8图5-3Excel2010窗口的工作界面快速访问工具栏“文件”按钮功能区编辑栏名字栏工作表标签数据区5.2Excel2010的窗口界面简介95.2.1标题栏标题栏位于窗口的最上面一行，标题栏上的左边是“快速访问工具栏”，默认的快速访问工具栏是：。标题栏上的右边是窗口的控制按钮。5.2Excel2010的窗口界面简介105.2.2功能区功能区是用户使用Excel2010时完成各种操作的命令集合，这个命令集合又被分成多个命令子集合或命令组，分别放在不同的选项卡中，每个选项卡涉及一类相关的操作。Excel2010的功能区主要包括：“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、“加载项”八个选项卡。5.2Excel2010的窗口界面简介111．“开始”选项卡Excel2010启动后，功能区中默认打开的是“开始”选项卡。如图5-4所示。图5-4“开始”选项卡2．“插入”选项卡这个选项卡中集合了“表格”、“插图”、“图表”、“迷你图”、“筛选器”、“链接”、“文本”和“符号”命令组的操作命令，其中每个命令组又由若干个命令按钮组成。如图5-5所示。图5-5“插入”选项卡133．“页面布局”选项卡这个选项卡中集合了“主题”、“页面设置”、“调控为合适大小”、“工作表选项”、“排列”、“链接”、“文本”和“符号”命令组的操作命令，其中每个命令组又由若干个命令按钮组成。如图5-6所示。图5-6“页面布局”选项卡4．“公式”选项卡这个选项卡中集合了“函数库”、“定义名称”、“公式审核”、“计算”、“排列”、“链接”、“文本”和“符号”命令组的操作命令，其中每个命令组又由若干个命令按钮组成。如图5-7所示。图5-7“公式”选项卡155．“数据”选项卡这个选项卡中集合了“获取外部数据”、“连接”、“排序和筛选”、“数据工具”、“分级显示”命令组的操作命令，其中每个命令组又由若干个命令按钮组成。如图5-8所示。6．“审阅”选项卡这个选项卡中集合了“校对”、“语言”、“批注”、“更改”命令组的操作命令，其中每个命令组又由若干个命令按钮组成。如图5-9所示。图5-8“数据”选项卡图5-9“审阅”选项卡167．“视图”选项卡这个选项卡中集合了“工作簿视图”、“显示”、“显示”、“窗口”、“宏”命令组的操作命令，其中每个命令组又由若干个命令按钮组成。如图5-10所示。该选项卡中的命令按钮主要用于页面显示等的相关操作。图5-10“开始”选项卡175.2.3“文件”选项卡按钮在Excel2010中，“文件”按钮位于左上角区域。打开该菜单,有很多的命令或命令组。1．命令按钮：保存、另存为、打开、关闭四个命令按钮，用于文件的打开或关闭相关操作，这四个按钮是固定不变的。如图5-11所示。2．信息：用于显示工作簿的信息，工作簿的属性、日期、文档路径等。并可设置工作簿的操作权限等。如图5-11所示。图5-11“信息”选项卡图5-12“最近使用文件”选项卡183．最近使用文件：用于显示最近使用过的工作簿的信息，用户可以在此点击某一文件，快速打开工作簿文件。如图5-12所示。4．新建：用于创建一个新的工作簿，可以是空白工作簿，也可以是由某个模板来创建的工作簿。如图5-13所示。5．打印：用于设置表格的打印份数、边距、纸张大小等。如图5-14所示。图5-13“新建”选项卡图5-14“打印”选项卡196．保存并发送：用于设置保存方式，如Web方式，更改文件保存的类型，在Excel2010中可以直接保存为PDF文件类型，并可将保存的文件作为附件，以电子邮件发送出去。如图5-14所示。7．选项：选项打开后是以对话框方式显示，用于设置Excel2010程序的多种工作方式和使用习惯，其中包含了大量可选择或设置的信息内容。如图5-16所示。图5-15“保存并发送”选项卡图5-16“Excel选项”对话框图5-17“自定义快速工具栏”快捷菜单5.2.4“快速访问工具栏”单击快速工具栏右侧的下拉命令按钮，就可以打开“自定义快速工具栏”快捷菜单，如图5-17所示。215.2.5状态栏状态栏在Excel2010窗口的最下面一行，用于显示当前工作区的状态，如默认的“就绪”、输入数据时的“输入”、编辑数据时的“编辑”等，另外，还三个视图显示选择命令按钮默认的“普通”、“页面布局”、“分页预览”。图5-18状态栏225.2.6右键快捷菜单在Excel2010可以右击某个对象，打开对该对象可使用的快捷菜单，菜单的内容会根据所选择的对象可进行的操作相关。如图5-19所示。图5-19单元格右击快捷菜单235.2.7工作簿和工作表在Excel2010中一个工作簿可以由多个工作表组成，工作簿中工作表的个数可以由用户自己添加或删除，默认状态下，打开的工作薄中包含三个工作表，分别命名为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”,如图5-19所示。每个工作表就是一个由行和列组成的二维表，工作表中包含存放和处理的数据，工作表也是Excel2010工作界面中最大的区域，是Excel2010的主体。5.2.8文件保存格式选择Excel2010文件保存的格式有多种，默认的文件保存格式是.xlsx后缀名，而Excel2003版文件默认的文件保存格式是.xls后缀名。Excel2010文件还可以直接保存为.PDF后缀名的格式文件，另外，还可以保存为网页格式的.xlm后缀名格式文件，除此以外还有多种文件格式。软件兼容性问题，新版本的Excel2010可以打开低版本保存的文件，但低版本的Excel不能打开高版本的文件。255.2.9使用帮助学习Excel2010单击Excel2010窗口右上角的“帮助”按钮，可进行自我学习.图5-20Excel2010帮助菜单5.3工作簿和工作表的操作使用Excel2010首先要创建工作簿和工作表。5.3.1工作簿的操作1.新建工作簿1）方法一：启动Excel2010程序，自动新创建一个空白的工作簿，其中包含三个工作表，这是Excel2010默认的。2）方法二：在已经启动了Excel2010后，（1）单击“文件”选项卡按钮，然后单击“新建”命令。（2）在“新建”选项卡中的左窗格中的“可用模板”或“Office.com模板”中选择一种工作簿类型，再单击右窗格中的“创建”命令按钮。272.关闭工作簿3.保存工作簿①单击“快速访问工具栏”上的“保存”命令按钮。这种方式下，文件的保存位置与上次保存的位置是同一位置。②选择“文件”选项卡，再单击菜单中的“保存”命令。这种方式下，文件的保存位置与上次保存的位置是同一位置。③选择“文件”选项卡，再单击菜单中的“另存为”命令。这种方式下，打开一个“另存为”对话框。284.保护、加密、共享工作簿对工作簿的保护、共享操作是在功能区的“审阅”选项卡下的“更改”组中设置，如图5-22所示。图5-22“审阅”命令组291）保护工作簿单击功能区中“审阅”选项卡下“更改”组中的“保护工作簿”按钮，打开“保护结构和窗口”对话框，如图5-23所示。在该对话框中输入密码，并单击“确定”。此时会打开“确认密码”对话框，如图5-24所示，再次输入所设置的密码，然后单击“确定”按钮，完成工作簿的保护操作过程。工作簿被保护后，工作簿的删除、重命名、插入、移动或复制等操作将被禁用。图5-23“保护结构和窗口”对话框图5-24“确认密码”对话框302）共享工作簿在Excel中可以允许多个用户对一个工作簿同时进行编辑，这就需要对工作簿设置我共享工作簿。共享工作簿的操作如下:单击功能区中“审阅”选项卡下“更改”组中的“共享工作簿”按钮，打开“共享工作簿”对话框，如图5-25所示。图5-25“共享工作簿”对话框313）加密工作簿在Excel可以对工作簿进行加密。加密后只有知道密码的用户才可以打开加密后的工作簿。加密工作簿的操作如下:①单击功能区中“文件”选项卡，然后单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，如图5-26所示。②单击该对话框左下角的“工具（L）”命令按钮，然后单击弹出的菜单中的“常规选项”命令，打开“常规选项”命令对话框，如图5-27所示。在“常规选项”命令对话框中完成密码的设置。图5-26“另存为”对话框图5-27“常规选项”对话框5.3.2工作表的操作1.选定工作表先选择\后编辑.要使用工作表，必须首先选择工作表。1）使用工作表标签栏显示工作表标签单击要选择的工作表标签，即可选定一个工作表。被选中的工作表称为当前工作表，其标签名底色为白色。如果一个工作簿中包含较多个工作表，在标签栏上就不能将工作簿中的所有标签全部显示出来，可能用户要选择的工作表标签隐藏在标签栏内，如图5-28所示。如果用户要选择隐藏在标签栏内的某个工作表标签，可单击窗口左下角，标签栏滚动按钮之一来显示某个表工作表标签。33图5-28工作表标签选择342）选择工作表（1）选择单个工作表使用鼠标：单击要选择的工作表标签。使用键盘：按Ctrl+PgUp键，向左移动一个标签，按Ctrl+PgDn键，向右移动一个标签。（2）选择多个工作表①多个连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，再单击最后一个要选择的工作表标签。②多个不连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住Ctrl键，再单击其它要选择的工作表标签。③全部工作表的选择：鼠标指向【工作表标签】区中，右击鼠标，弹出如图5-29所示的快捷菜单，单击【选定全部工作表】命令。图5-29选定全部工作表菜单2.隐藏或显示工作表工作表较多时，可以将暂时不用的工作表隐藏起来，为了便于工作表之间的切换。隐藏后的工作表还可以取消隐藏，重新显示。1）隐藏工作表选定需要隐藏的工作表，右击要隐藏的某个工作表标签，在弹出的快捷菜单中，单击“隐藏”命令，如图5-31所示。2）显示隐藏的工作表如果要显示隐藏的工作表，右击工作表标签栏，在弹出的快捷菜单中，单击“取消隐藏”命令，如图5-31所示。此命令打开“取消隐藏”对话框。图5-31隐藏标签快捷菜单35363.重命名工作表标签及设定工作表标签颜色工作表标签的名称在默认的情况下是Excel2010系统命名，如Sheet1、Sheet2、Sheet3等，用户在实际使用中，一般都希望工作表的标签与实际应用有关，所以，对工作表的标签进行更名，以达到见名思意的目的。另外，用户也可以通过