前台接待 行政助理岗位培训

前台接待行政助理岗位培训仅本人成功经验为例，仅提供参考，每个公司体制制度不同，操作方法也不同。但可以说都大同小异，好好看看，了解一下前台或行政这种岗位，看看是不适合自己。没什么难的，只要心够细就能做好。日常事务1，办公区域环境保洁：日常前台区域卫生需要自己保持，包括更换垃圾袋，时时刻刻保持自己的办公区域卫生，不要堆攒垃圾，让前台变成垃圾场。办公室的卫生需要督促保洁按时及时清理，尤其是会议召开或领导莅临时，需要和保洁协调多做一次，保持会场清洁。保洁月工资（我公司）600元／月，每月月底把下月的保洁工资填写报销单，申请批款，批款后下发。例如：一月份还有1周保洁就做完了，这时候需要填报销单，保证在1月底将他的工资结算清，不拖欠不预支！2，办公区域植物维护：公司的绿植（花草树）购买的占少数，为保持常鲜多数都是租赁来的。比如公司有10盆树，每盆30元／月，那就说明每月的绿植月租费300元。但是为了保持绿植新鲜，一般最开始都多交一倍的租费，也就是1盆交2盆的钱。为的是中途有死伤的，可以联系绿植负责人及时更换。绿植的工资也是每月结算，但也有季度结算的。这里想说的是如果有需要减少或增加的绿植，要及时与植物负责人沟通，及时添减费用。3，公司门禁考勤制度：一般公司都是刷卡，也有指纹的，更有手写填表的。前台电脑里都会安装一种门禁软件（这种软件品牌杂乱，视情况而定吧）。如果真是刷卡记录考勤，就能省去你许多人情世故上的麻烦。初做前台一定不要兴奋到看到人就跑过去给别人开门，可以先抬头看一下情况，不要急于处理。如果来人确实没有门卡（没带或是来访者）示意你帮忙开门，这时你附近应该会有一个快捷按钮，按一下门就解锁了（这是你可以示意他推或拉的动作,告知对方门已开）。这里需要注意的是，见到高级领导一定要跑过去亲自开门。千万不要按快捷键，让他自己进来。除了领导之外，还会有不少推销信用卡之类的推销人员，一定要拒之门外。就算真没挡住进来了，一定严肃的问他有何贵干，或是问他和谁预约了，或是问他和谁对接业务，来分辨来者用意，对于难缠的推销者可以以领导近期都在公司开会，或是办公时间不便打扰等缘由谢绝。每天的考勤会自动记录在你的电脑中，通过导表，发邮件（周发或是月发）给人事部供其参考。4，快递快件收发或跟踪：按常理公司每天都会有快件的收发，业务量稍大的公司应该有专门的快递合作方。我们公司的长期合作方是“圆通快递”用于收发普通快件，重要的发票或是合同原件等会用当前最好（最有保障）的快递“顺丰速运”。先说一下快递费用的结算方式，一般有合作的公司都会采用月结。每月月底快递人员会将这个月你们公司产生的快递费用的结算联和正规机打发票给你送到公司，便于你申请报销费用。收发快递的方法：收快递很简单，核对一下收件人及公司的信息，没有问题的话，就在确认栏签字，签字后把结算单给快递人员（不知道哪个是结算单就等着他管你要，要哪个给他哪个），你把快件收下分发即可。发快递，把寄收件人双方的姓名，地址，电话写清楚。这三个信息是必备的，尤其是姓名和电话，一般没有电话的快件，快递人员（揽件人）是拒收的。如果有人让你帮忙发快递，一定要问他要这三个信息，尤其是收件人的，千万错不得！最好让他写下来，或发在QQ／MSN上，要不就当着他的面核实清楚，看不懂的字一定问清楚，避免出错耽误了事情承担责任。快递一般有名址联、结账联、发件联、备用联。名址联就是第一张，需要填写基本信息的；发件联是要你妥善保存的；结账联是快递人员要拿走的，统一在月底返给你跟你结算；备用联是快递公司自己留用备案的。每次发快递都需要把发件联保存好，以便于特殊情况时使用。例如，小A的快件发出去3天了都没有到，让你帮忙跟踪查询。这时你就要翻出保存好的发件联，找出小A的发件单（快递每张单子都会有一个属于自己的单号，单号在条形码底下），可以通过网络或是电话（人工）进行查询。快递分为同城快递（北京到北京的），一般是6-8元（市区），郊区控制在8-10元之内或包含10元；还有异城快递（北京到外地），一般是10元（北京到上海），地区不一样价格也不一样。物品会按重量和距离计算。5，办公用品采购和快递一样，每个公司的合作方都不一样，但肯定会有固定的合作方支援你。在办公用品缺失的情况下进行集体采购，最好把缺少的东西攒一攒列一个明细，统一购买。不要今天买包打印纸，明天买几只笔，东西买少了人家不愿意送货，而且为你几只笔跑一趟，也不值得，相互体谅一下。注意：每次有人问你领东西时，正规的话都需要他填写办公用品领用表，记录办公用品的耗损流向。还有就是当某种用品快要用完时，就要及时做记录，千万不要到了山穷水尽，大家一块围着你要时，才手忙脚乱的和人家解释。最重要的一点，VIP人物的所需用品一定要做到什么时候要用什么时候都有，这是最重要的！切记！还有采购要注意节约成本，看看之前的采购记录，每个月都大概多少钱，哪个月多了哪个月又少了，找找规律，想想原因。办公用品采购的费用结算，应该是月结，卖方会给你这个月的明细和正规机打发票，便于你申请报销。6，办公设备维护报修及基本故障排除办公设备包括电脑、打印传真机、电话机、饮水机等。常见故障有：传真机卡纸，硒鼓没墨（或不均匀），网络打印机文件阻塞等等，出现的问题能解决的解决，解决不了的报修。