企业合同管理容易出现风险的成因,以及解决方案分析

企业合同管理容易出现风险的成因，以及解决方案分析虽然风险是发包方和承包方在市场上博弈的结局，但承包方的弱势地位以及管理失控是其合同风险加大的主要原因，合同风险主要成因：许多承包方在工作中重中标，轻履约;重报价，轻措施;重义务，轻权利，重口头承诺，轻证据保留;重实体规定，轻程序过程;重客观性，轻时效性。这直接导致施工还没有开始，风险已经临门。具体表现为以下几个方面：承包方主动或被动放弃自己的权利。承包方于发包方对中标单位的决定权，放弃自己的权利;心理上不敢与发包单位进行平等的协商，对许多隐藏着风险甚至重大风险的中标条件、不合理要求和不利客观环境因素，自愿不自愿地予以接受。更有一些承包方，为了争取中标机会，在响应招标文件实质条件之外，又进一步放弃自己的权利，提出超出公平范畴的更为优惠的要约条件，以至带来更大的风险。承包方对合同风险控制工作不够重视，放任风险的发生和存在。不分析风险如何控制，而是一厢情愿地、毫无根据地期望中标后遇到开明的发包方，在合同谈判和实际履约过程中，给予巨大让步，甚至于期望在履约过程中修改合同，以挽回在投标过程中的被动。这无疑把企业置身于难以预测的险境。国峰合同管理系统作用从法律顾问到战略伙伴的转变使用先进的合同管理系统，企业内部法务部门能够轻松地从合同库中查询合同信息，从而深度挖掘合同中包含的重要情报，直接促使法务部门能够更好的发挥其专业素养和谈判的优势，让其从单纯的法律顾问角色转变为参与企业战略发展的重要决策部门。降低风险并增强合同合规从合同拟定初期就大力确保合同起草工作的正确性，能够为企业消除在合同执行过程中财务和道德方面所面临的潜在问题。利用合同管理系统中先进的合同框架和模版，预先设立和通过审批的专业合同语言以及完善的合同审批流程，轻松确保合同合规。提高企业法律部门效率合同管理系统对企业合同审批流程按预先的设定进行自动化的管理，确保相关的法律人员彩玉的流程的决策和控制当中，从而使得合同拟定、谈判和审批的效率与质量大大提高。合同周期的可见性和可控性通过合同管理系统，企业能够了解和掌握合同周期中各个环节所涉及到的重要信息，例如相关责任人、货物与服务条款、交付时间、交付地点、合同金额等、并且可以对合同到期信息等进行提醒设置，这对企业来说具有重大意义，实现合同的可见性和可控性。在项目上，项目管理人员和施工人员由于缺少风险意识、缺少责任心或者缺乏经验，致使许多重大风险，未能被正确识别和有效处置。缺少科学、有效的风险控制方法。许多承包方没有从预防风险的角度，由专业人员对招标文件进行深入研究和全面分析，对现场勘察、审查图纸、复核工程量，分析合同条款等重要的基础工作，做的不深不细，因而在投标文件中埋下巨大隐患。最终转化为合同风险和经营风险。在合同谈判和签署阶段，没有组织专业、高效的谈判班子。对关键问题，没能发现和有效处置，导致施工合同中存在重大风险因素。对重大问题，如计价方式、职责权限、工作程序、工作标准、奖罚额度等，没有认真的讨论并用准确的文字固定下来。特别是没有对发包方的义务和责任加以明确，而自己的义务十分沉重。对程序问题和时效问题不够重视。承包方在这方面的教训很多。如合同中约定工程延期、设计变更等重大事项必须由业主确认后才可以实施，任何未经后者确认的上述决定，都是无效的。如果违反上述规定，重大问题完全请示监理工程师，则可能因程序上的错误而受到损失。还如在合同中约定，工程款的给付，或是经过验收或是经过专家测试，但在工程完工之后，发包方又用各种手段不做验收、测试等工作，导致承包方工程款无法及时收回。施工合同中对许多工作都有时间上的严格规定，必须在规定的时间里完成相关手续的办理。一些承包方，由于疏忽、工作拖踏等原因，不及时签证，以至超过时效。国峰合同管理系统国峰合同管理系统为企业提供一个全面的、完整的合同视野，清楚的展示企业在合同中所涉及的权利、责任和义务。这使得企业中相关责任人员能够即时查询合同中的重要信息，彻底消除了在文件柜中手工查询合同所带来的麻烦。国峰合同管理系统能够立即查询到期合同库中全部合同的信息与条款，并能够将合同按照类别和部门进行归类，进而在全局视野下进行分析，风险相关趋势并找出潜在风险。通过分析，企业甚至能够发掘资金节省和提高利润的新机遇。把企业法律部门从纸质合同检索等琐碎的任务中解放出来，让其参与到更加具有战略意义的工作当中去。国峰合同、资产管理解决方案国峰针对企业的特点，综合众多公司项目管理实施经验，专门开发了一套合同管理系统，以提高企业的法务管理水平。集团经过十多年的发展，在长期的经营管理中，已经摸索并制定了一系列有效的合同管理办法，大大规避了经营中的风险，但不可否认，由于经验主义作怪，特别是法律知识的缺乏，我们之中有少部分人也缺乏对合同管理重要性的认识，有的仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。不重视或者不擅长索赔工作。索赔是当事人在合同实施过程中根据法律、合同规定，对于并非由于自身过错造成的损失向对方提出补偿要求，它是承包方转移风险的主要途径。但在工作中许多承包方对索赔工作不够重视，表现为不敢索赔和不知道该如何索赔。不敢索赔，认为会得罪发包方，破坏合作关系，不利于履行合同;不知如何索赔，是对合同及相关条款缺乏深刻理解，不能以此为基础进行工作，相关证据没有全面、及时收集及有效处置，不及时主张权利，项目上相关人员工作素质的低下，致使索赔工作无从下手，无法达到规避风险、保护自身权益的效果。这些都会使索赔工作变得异常艰难。合同风险主要形态从施工合同的招标及最终履行过程来看，承包方风险呈现顺次递延、逐渐增加和最终显现的特征。在施工合同订立阶段，主要是要约风险。订立施工合同需要经过要约邀请、要约和承诺阶段。发包方利用承包商急于中标的心理，可能通过编制招标文件、对的高度垄断，以及主导订约过程，签订有利于自己一方的合同。承包方在急于中标的情况下，通常主动或被迫承认发包方所有要求，放弃自身的一些重要权力。另外，承包方的工作失误也不同程度地增加风险。从形式上看，承包方对风险具有主动接受性。在这一阶段，风险主要来自以下几方面：一是来自发包方主体资格及相关资信方面。发包方不具备主体资格。就是说发包方没有依法成立，这种情况不多见，但并没有完全消失。虚假项目法人没有独立的项目运作资金和相应管理能力，甚至是为了规避可能承担的责任而设立，实际上也不具有独立承担民事责任的法人资格。承担这类项目法人的施工项目，可能随时被强令停工，甚至承包方的工程款都难以收回。即便通过诉讼，受到损害的权利也难以救济。从项目本身来看，项目可能存在未正式列入国家、部门或地方的年度固定资产投资计划，建设用地的征用工作没有完成，施工需要的图纸及技术资料不能满足施工需要等情况。承担这样的工程不但面临停止施工的危险，严重的还要强制拆除已经施工的部位。承包方还可能遇到费用不能结回的风险。上述风险应当说是浅层的，较容易辨识和防范，但是许多承包方的确疏于相关情况的核实调查工作，盲目投标，给后续的施工生产埋下极大的风险。二是来自招标文件方面。招标文件是反映发包方意图和要求的要约邀请，以此传达出对未来投标者提出要约的条件、要求和限制。分析起来看，其中可能有如下风险：违法要求。如要求承包方进行垫资施工，或者变相要求垫资施工，对主体工程肢出要约的条件、要求和限制。分析起来看，其中可能有如下风险：违法要求。如要求承包方进行垫资施工，或者变相要求垫资施工，对主体工程肢解招标、指定分包等。显失公平的要求。如提前工期奖励很小，而延误工期则处以高额罚金等。故意隐瞒对承包方提出要约有重大影响的细节问题，使承包方产生误解。资金、地质情况，项目所在地的自然环境状况等。对中标后产生法律后果的重要问题。如一些发包方要求承包方提供低价中标保证金，直到施工验收完毕才可提取等。在合同签署阶段，大量风险来自投标文件。该阶段主要是以合同的形式将承包方的承诺进行确认;另一些则是由于承包方的过失或屈服于发包方的压力等原因新增的风险。国峰合同管理系统功能记录收纳企业所有合同文本及信息合同创建：起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式；合同文件：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰；对合同相关支撑、附属信息进行管理和存档客户/供应商：提供对客户或供应商的登记、分级、评价、信用记录、审批等操作,并且可以对其资质进行管理；业务相关：包括合同的分类、编码、参数，关联合同等；提供系统化的法务诉讼管理业务法律诉讼：律师信、诉讼申请及收款等律师业务的申请、审批和维护法务报表：提供全面的法务处理业务报表，帮助企业法务人员进行全局把控和让企业领导全面了解公司法务信息创建与维护管理标准合同、流程模版合同模版：国峰系统提供合同示范文本库，支持多种业务类型（采购、销售、实施、服务、开发等），支持多种合同类型（标准、框架、总分包等）流程模版：提供多种与合同相关的管理的业务流程样板，企业可以直接使用或者参考修改使用提供合同报警机制资金预警：根据合同应收/应付计划情况等方面进行提前预警进度预警：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便领导调整进度，安排下一步的工作；合同预警：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策；资质到期提醒：对客户及供应商资质进行到期提醒合同审批流程设置与流转机制流程设置：对合同对方、项目、合同、资金和发票等内容进行审批，支持灵活的流程定义，审批对象自动匹配审批流程，规范审批流程；合同审批：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单；信息统计与分析报表：从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形。欠款报表：可以从不同角度统计企业欠款信息；收款报表：可以从不同角度统计企业收款信息；坏账分析：可以从不同角度统计企业坏账信息。本文编辑来自：国峰企业管理软件（免费合同管理软件试用点网址）℡→0755-66801334