标准采购作业程序

标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：□采购作业程序及要点表12．2．1程序要点接件分发1．请购单各栏填写是否清楚2．按分配原则分派请购案件3．急件优先分派办理4．无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门5．撤销请购单应先送办理询价1．交货期无法配合需用日期时联络请购部门2．充分了解请购材料的品名、规格3．急件或需用日期接近者应优先办理4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法5．同规格产品有几家供应宜均询价6．有否其他较有利的代用品或对抗品7．应提供同规格，不同厂牌做比较8．有否必要办理售后服务及保固年限9．新厂商产品，是否需经检验试用比价、议价1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商3．其他经销商价格是否较低4．经成本分析后，设定议价目标5．是否必要向厂商索取型号比较6．价格上涨下跌有何因素7．是否必要开发其它厂商或转外购8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标呈核1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件2．买卖惯例需超交者应注明3。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因4．按核决权限呈核订购1．需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同2．再向厂商确认价格交货期质量条件3．分批交货者在请购单上盖分批交货单4．订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期交货的案件联络请购部门催交1．约交日期前应再确认交货期2．无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办3．已逾约交货日期尚未到货者加紧催交整理付款1．发票抬头及内容是否相符2．发票金额与请购单价格是否相符3．有否预付款或暂借款，应处理4．是否需要扣款5．需要办退税的请购单转告退税部门6．以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款程序要点收件、分发、核对1．收件2．按分配原则指派经办人3．核对品名4．核对规格5．核对数量6．核对需要日期询价1．选择询价对象及地区2．询价3．整理报价资料4．确认请讲内容5．寻找对抗品6．选择开发对象7．询价索样8．整理对抗品资料及样品送样9．整理检验结果议价、比价、呈核1．调查市场行情2．核对资金预算3．选择议价对象4．研拟底价5．研议采购条件6．议价(或公开比价)7．填写上次报价记录8．估算海(空)运费9．估算保险费10．核对付款条件11．比较交货期限12．检查卸货条件13．估算关税14．按核决权限呈核程序要点进口、签证、结汇1．缮打输入许可证申请书2．缮写用途说明书3．备妥签证必要文件4．提案申请签证5．签证专案申请作业缮造申请书及附件(度量衡器、无线电器材)整理必要文件提案申请6．申请结汇7．整理结汇文件8．核对签证结汇文件9．修改输入许可证或信用状作业投保、船务1．洽订保率2．投保缴交保险费3．洽订特约船公司及运费4．指定船舶公司5．交涉货柜使用期限6．核算运费7．缴交运费8．处理大宗材料船务装运1．督促预定装船期2．申请“工业用”证明3．申请分期缴税4。申请预保风险及动产抵押5．督促装运文件6．确认船期7．整理装运文件8．申请管理品放行证9．联络及安排卸货10．确认船代理11．确认公证处(所)12．联络交货期异常修改I/L，L／C程序要占报关、提货1．银行背书2．办理担保提货3．整理文件报关4．缴税提货5．收料索赔1．核对材料检验报告2．填写索赔记录单3。向保险公司、船公司索赔4．向供料厂商索赔5．办理退货掉换作业跟催1．督促收料单2．控制长期合同的交货3．控制外购资金4．整理采购案件5．计算卸货延滞费及奖金6．办理退汇