物业公司-组织架构、-部门职责、岗位说明书201508

物业管理有限公司组组架构、部门职责和岗位说明书1、公司组织结构1.1公司组织架构图1.2公司岗位架构图董事会经营管理层物业管理处工程部财务部办公室总经理董事会常务副总经理总经理助理管理处主任工程经理人事经理财务主管副总经理2、公司高管岗位职责2.1总经理岗位说明书岗位名称总经理岗位编号所在部门岗位定员1直接上级董事长直接下级副总经理、总经理助理、财务经理、人事经理工作概述对公司董事会负责，主持公司全面工作保证公司物业管理目标顺利实现。工作内容规划设计1、制定公司的总体物业管理发展规划，审核、决定公司各项规章制度、工作计划及发展计划。2、决定组织体制和人员编制，健全各部门和管理中心的工作管理。3、组织公司各项规章制度的建设讨论，并批准执行。4、组织研讨公司改革方案、改革措施，领导公司改革。5、提出公司经营理念，主导企业文化建设的基本方向。创造良好的工作环境、生活环境，培养员工归属感，提升企业的向心力、凝聚力。日常执行1、项目实施、绩效考核、财务收支等经营活动的计划审批、进度监控、进程协调。2、审批财务预算、决算方案、使用方案及利润分配方案，审批工资表及各种财务报表。3、审批人事任免、调整、奖惩和晋降建议及权限内的请假手续。4、定期召集相关人员会议，收集员工建议，商讨、决策公司重要事务。5、代表公司签署有关文件、合同。6、其它事关公司全局的工作。推动指导1、投资等重大事项的主持、指导和推动。2、公司副总和总监的工作协调。3、各物业管理中心工作督导。行政支持1、主持公司日常经营会议,组织公司重大活动和工作。文案工作1、公司战略方案起草。2、公司年度、季度经营计划编制。3、公司中高层奖惩令颁发。权限和责任权限：1、有权根据公司董事会批准的公司经营目标、经营方针、制订经营计划；制订实施方案，并组织实施。2、有权根据公司董事会原则性要求制订实施公司改革方案、改革措施，制订公司制度。保证公司服务质量适应客户须求。3、有权提出公司机构设置建议。4、有权向董事会提请高层人选。5、有权聘用或解聘公司各部门经理、员工，并决定其薪酬待遇，有权对各部门员工进行工作调配。6、有权审核公司重大支出事项。7、有权对公司中高层作出奖惩决定。责任：1、对公司经营目标、经营方针、经营计划未达标负责。2、对公司制度改革方案、改革措施全面实施负责。3、对公司出现重大经营失误负责。4、对公司出现重大管理失误负责。5、对公司费用支出负责。任职资格教育水平本科及以上学历。工作经验五年以上企业管理经验。专业知识企业管理、沟通心理、公共关系管理等知识。能力团队领导能力、经营判断与决策能力、人际沟通能力、影响力、计划与执行能力。使用工具设备办公电脑、电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络。备注2.2常务副总经理岗位说明书岗位名称常务副总经理岗位编号所在部门岗位定员1直接上级总经理直接下级工程经理、物业主任工作概述对公司总经理负责，代表总经理主持公司全面工作，保证公司物业管理目标顺利实现。工作内容规划设计1、制定公司的年度、季度、月度经营计划，审核公司各项规章制度、各部门、管理处的工作计划。2、制定组织体制和人员编制、项目预算，健全和完善各部门和管理处的工作管理制度。3、参与公司发展战略规划研讨。4、参与公司年度经营会议，提出发展规划和进度计划。5、执行公司经营理念和服务理念。日常执行1、主持公司日常工作会议，晨会、周例会、月度例会。2、审核项目管理、绩效考核、财务计划和收支管理。3、商讨、决策人事任免、调整、奖惩、晋升和降级。4、审核各类合同、方案，审核工资表及各种财务报表。5、指导各部门、各管理处的工作计划实施。6、主持协调各部门、各管理处的工作管理。7、其他事关公司全局的工作。推动指导1、投资等重大事项的参与和推动。3、各物业管理处工作督导。行政支持1、主持公司日常经营会议,组织公司重大活动和工作。文案工作1、公司经营方案起草。2、公司年度、季度经营计划编制。权限和责任权限：1、有权根据公司经营目标、经营方针、制订经营计划；制订实施方案，并组织实施。2、有权根据公司规划制订公司制度，保证公司正常运营。3、有权根据战略规划向总经理提请管理中所需的费用预算。4、有权向总经理提出人员配置、薪酬、奖惩、晋升、降职、解聘等建议。责任：1、对公司经营目标、经营方针、经营计划未达标负责。2、对公司制度改革方案、改革措施全面实施负责。3、对公司出现重大经营失误负责。4、对公司出现重大管理失误负责。5、对公司费用支出负责。任职资格教育水平本科及以上学历。工作经验五年以上企业管理经验。专业知识企业管理、沟通心理、公共关系管理等知识。能力团队领导能力、经营判断与决策能力、人际沟通能力、影响力、计划与执行能力。使用工具设备办公电脑、电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络。备注2.3总经理助理岗位说明书基本资料岗位名称总经理助理岗位编号所在部门本岗位编制1直接上级总经理直接下属人数下级岗位名称办公室编制日期本岗位设置目的协肋总经理行使对公司运营工作的指导、指挥、监督、管理的权力；负责公司的安全管理、应急管理、品质管理和对外联络的工作岗位职责与工作任务部门的发展规划和落实根据公司的战略规划和经营计划，制订下属部门的发展规划和工作计划按期进行工作总结，制定和实施下属部门工作提升方案向总经理总结汇报下属部门的各项工作安全管理组织各管理处完成公司下达的安全责任目标，督促其落实完成负责组织各管理处安全管理制度的制定、修改与完善负责组织各管理处安全管理执行情况的检查、评估及考核负责组织各管理处的安全培训工作负责组织安全管理的所需物资、设施设备的统筹采购协助财务部门对各管理处安全管理成本实施监督和控制应急管理负责组织健全和完善应急预案体系、应急管理体制和应急运行机制负责组织各管理处做好应急预案，即根据发生和可能发生的突发事件，研究制订应对计划和方案负责组织各管理处应急预案的培训、演练和总结品质管理严格执行公司的各项规章制度，落实管理处各项工作计划代表总经理对各项物业的使用行使管理、监督权负责组织公司物业招租、洽谈、合同签订工作，掌握物业的使用情况，监督检查各项物业租赁合同的履行情况，维护公司利益增收节支，及时催收物业出租等款项，建立详细的收费账目，搞好成本核算，加快资金回收代表总经理处理各类重大纠纷、矛盾、投诉开展日常管理和服务工作，主持和引导项目开展的多种经营负责组织各管理处小区的创优评比活动对外联络负责与物业上级部门、相关单位的沟通和联系负责协调和处理与其他单位的内外部关系与其他部门密切协作，并完成总经理交办的其他任务工作职权人事方面对本部门员工有录用、解聘、奖惩，职务、职级调整有建议权；对部门员工绩效评价有考核权；对本部门人员的任务安排有决定权；对本部门员工的争议有裁决权财务方面对部门预算和相关费用开支的建议权；对部门预算范围内的相关费用开支的审核权，权限内的审批权业务方面对管理处的运营情况及考核情况有审核权，对违规操作有处罚权；权限范围内的合同签订权工作沟通关系内部关系汇报向上级汇报本部门各项工作的开展和完成情况督导督导本部门员工高效地完成分配的工作任务；对本部门职权范围内由本部门牵头组织、需要其它部门配合的工作执行情况进行督导和检查协调按照制度和流程与其他部门相互配合，并协调各方面关系外部关系负责与经营有关的客户及相关部门沟通协调任职资格教育水平本科或以上学历专业知识熟练掌握企业管理、物业管理的相关专业知识；熟悉行业相关政策法规，了解行业的发展状况与竞争趋势相关经验5年以上相关行业运营工作经验，其中3年以上同岗位工作经验能力素质具备很强的领导能力、组织、计划及协调、控制能力；具备很强的分析和判断能力、决策能力；具备很强的人际交往能力和沟通能力；具备很强的执行能力和自我学习能力技能技巧熟练掌握常用办公软件，具备良好的文字处理能力岗前培训要求公司战略规划与业务发展规划培训；公司和部门制度与流程培训；岗位职责培训、职业道德培训等其它事项使用工具/设备计算机、一般办公设备、网络工作环境固定的办公场所，工作需要外出处理公务工作时间特征固定的工作时间，根据需要加班3、办公室3.1办公室岗位架构和编制办公室行政助理1采购兼司机13.2办公室部门职责部门名称办公室组织级别部级直属上级总经理职能概述制订和实施公司总体战略与年度经营计划，建立和健全公司的管理体系与组织结构，主持公司日常经营管理工作，实现公司经营管理目标和发展目标职能模块职能细则企业文化1、对企业文化的内部建设进行规划。2、收集整理公司大事记、光辉事迹。3、进行企业先进人物和团队的宣传，组织对标榜的学习。4、策划、组织企业文化活动。计划跟进1、对总经理下达给各部门的工作计划实行跟进。2、对总经理下达的工作计划完成情况进行统计、分析和汇报。3、定期提供计划完成情况的统计分析表，作为绩效考核依据。会议管理1、起草、下发会议通知，进行会议场地的安排，会议设备的准备、提供会议接待和后勤服务。2、进行会议记录、编写会议记要。3、对会议决议进行跟进和汇报。制度管理1、制定和完善企业各类行政管理制度和办公管理制度。2、检查督促各部门对行政管理和办公制度的执行。3、审查各部门制度制定的规范性和统一性。4、按照相关的规章制度处理各种违规违纪行为。文件档案管理1、制定公司文件控制度、档案管理制度。2、进行文件档案的编号、保管、整理、借阅、发放等管理工作。3、收集、整理、保管公司各类需要存档的书面或光碟资料。印章管理1、由专人负责保管。2、遵守有关保密制度，随用随锁。3、建立印登记制度，由办公室统一登记，以供查考。办公服务1、进行公司文件复印工作，如实登记文件、资料的名称和数量并上报。2、公司办公场地的日常维护。3、对各部门快件进行邮寄和结算。车辆1、制定车辆调度和管理制度，并检查实施。管理2、进行司机工作的分配和车辆调度。3、进行车辆维修和费用的价格征询和报销申请。4、进行车辆证照管理和验审工作。5、驾驶员日常工作管理和安全教育。6、对驾驶员进行违章查询，进行交通事故的处理。环境卫生1、统筹、安排、监督检查日常清洁工作。2、安排并监督检查重要活动/大型活动的清洁工作。3、卫生清洁设备、工具、用品的购买和管理。3.3行政助理岗位说明书基本资料岗位名称行政助理岗位编号所在部门办公室本岗位编制直接上级直接下属人数直接下级岗位名称编制日期本岗位设置目的具体负责公司行政事务、物资保管、后勤服务等工作岗位职责与工作任务会议管理起草下发会议通知，进行会议场地安排，会议设备的准备、提供会议接待和后勤服务进行会议记录、编写会议记要对会议决议进行跟进和汇报制度管理检查督促各部门、各管理处对行政管理和办公制度的执行按照相关的规章制度处理各种违规违纪行为事务办理负责办公车辆管理等负责办理证照、工商行政手续等负责公司各类文档的起草与编辑负责办公环境卫生、维护等物资保管负责采购物资的入库、出库管理负责物资领用、分发的登记和统计负责员工制服的保管、发放、更换等负责固定资产统计与核查保持物资摆放有序和库房的整洁档案管理负责各类文件、合同的整理、归档和管理负责编制档案编号和目录保持档案的完好工作职权财务方面对本部门预算和费用开支的建议权与知情权业务方面对办公用品采购有建议权；对固定资产，办公用品的使用有监督权工作沟通关系内部关系汇报向上级汇报工作完成情况督导对本岗位工作职权范围内的有关工作事项进行督导协调协调各部门的行政、后勤事务外部关系建立和维护与办公用品供应商、卫生局、工商局等相关单位的关系任职资格教育水平大专或以上学历专业知识熟悉行政公文处理工作流程；掌握档案管理专业知识；具备一定行政管理、文秘、公关礼仪等相关专业知识相关经验具有2年以上相关岗位工作经验能力素质具备良好的沟通表达能力；较强的学习能力；良好的应变能力；较强的解决问题能力；较强的计划组织能力技能技巧熟练掌握办公设备使用操作；熟练掌握常用办公软件，具备良好的文字处理能力岗前培训要求公司企业文化和相关的制度和流程培训；行政管理专业知识培训；业务技能培训其它事项使用工具/设备计算机、一般办