房地产开发有限公司接待管理办法

沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法(试行)沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第1页共26页目录第一章总则...................................................................................2第二章接待管理............................................................................2第三章招待费用管理....................................................................2第四章接待物品管理....................................................................4第五章对外接待工作....................................................................4第六章内部接待工作....................................................................6第七章接待礼仪............................................................................7第八章附则...............................................................................7沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第2页共26页第一章总则第一条为树立和维护公司形象,使接待工作规范、有序、高效开展，特制订《沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法》（以下简称《接待办法》）。第二条本办法接待工作包括：一、日常接待，包括客人简单聚餐、短暂来访等。二、外部重要来访客人的大型接待，包括各级政府部门及外部单位来公司进行的公务活动（视察、指导、检查、调查、联系工作等）、参观考察等。三、内部接待，总公司或其它分子公司因工作原因（包括工作检查、制度培训、会议召开、汇报工作等）前往沈阳公司发生的事项。第三条接待工作应坚持快速、礼貌周到、有序安全的原则。第四条本管理办法适用于沈阳荣盛房地产开发有限公司及下属各项目部。第二章接待管理第五条由办公室或被访问部门，根据来访情况与相关领导沟通确定接待类型。第六条接待程序根据不同类型，按以下规定执行。日常接待，由被访部门人员负责。除有独立办公室的人员外，其他人员原则上应在会客室、会议室接待，以免影响他人办公。同时，接待部门根据实际情况，与办公室沟通安排就餐、住宿等。第三章招待费用管理第七条各部门(项目部)须在年初预算中列出招待费预算并写明日常维护政企关系所涉及的单位及部门，公司将根据各部门业务性质沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第3页共26页及各项目部开工的批次按比例重新分配各部门及项目部的招待费预算，各部门（项目部）须严格按公司批复后的预算执行。第八条接待部门在接待前，应视招待费预计使用情况请示相关部门和领导，招待费预计在1000元以下应请示部门经理或项目负责人；招待费预计在1000元－3000元应电话或短信请示办公室负责人；招待费预计在3000元以上应电话或短信请示总经理，以上请示内容应包含接待的缘由、招待对象、职务、人数、预计发生费用等信息，经相关领导同意后方可开展接待工作。第九条费用发生时，先由实施接待部门垫付，待接待工作完成后，将发票、消费小票和《招待费用明细单》（附件一）贴在一起送至综合管理办公室与财务部联合审察。接待部门每月应按接待次数填写《招待费报销明细单》，每张明细单仅对应一次接待，综合管理办公室负责审核费用明细与发票内容是否一致，是否符合公司接待标准，并将审核意见写入《招待费报销明细单》；财务部负责审核招待费是否超支预算，所贴票据是否合规。第十条各部门招待费须严格遵循公司批复的预算，本着节约的原则支出，不得超支，预算外发生的招待费原则上由个人承担，财务部门有权拒绝报销，各部门、各项目部招待费参阅沈阳公司各部门、各项目部招待费预算。第十一条有关单位和部门未执行本办法而出现问题的，由相关责任单位或人员承担一切责任。第十二条接待完成后，由综合管理办公室建立起相应的《接待工作管理台账》（附件二），记录各部门招待费使用情况。第十三条各部门、项目部招待费应与各项工作时间节点相挂钩，财务部每季度对各职能部门、项目部工作招待费使用情况进行公示。如相关工作未按规定时间节点完成，视情节严重程度扣除下季度5%－30%招待费。沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第4页共26页第四章接待物品管理第十四条公司接待所用烟、酒、茶、礼品等由综合管理办公室根据各部门需求统一采买，原则上各部门、各项目到外就餐应到公司合作酒店消费，可自带烟酒（啤酒除外），节约公司招待费用。各部门、各项目部可提前申请酒水等物品备存，避免因考虑不周而产生烟酒费用。特殊情况无法自带酒水，须提前知会综合管理办公室，否则综合管理办公室有权拒绝报销烟酒费用。第十五条烟酒由综合管理办公室统一采购，办公室负责对招待烟酒进行管理，做好采购、入库、领用、盘点、转账等相关工作。第十六条各部门申请烟、酒需填写《接待用品申请表》（附件三），选择所需的物品种类及数量，经部门负责人签字后，到综合管理办公室领取，所涉费用将转入申请部门。第五章对外接待工作第十七条参与接待的人员与来访人员级别须对等，专业须对口。一、来访者为政府部门厅、局级以上领导或外单位总裁级时，需由公司总经理出面接待。二、工商、税务、银行、审计、联交所等关联业务部门来检查工作的，由各财务管理部门负责做好接待工作。三、国家安全部门、公、检、法、海关等有关部门因侦、检工作事务，需我方配合的，由办公室协助相关部门、各项目做好接待工作。四、各电台、电视台、报纸、杂志媒体记者的采访，以营销中心为主做好接待工作。五、旅行社带旅游者参观楼盘的或社会团体参观学习的，由各项目负责接待。第十八条对外接待程序沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第5页共26页大型接待（或重要接待）由办公室负责。办公室填写《接待方案审批单》（见附件四），制定接待方案、确定协助部门，并落实。（一）《接待方案审批表》按照“谁安排、谁负责、谁签批”的原则，进行逐级批复。（二）办公室应在接到接待任务4小时内完成《接待方案审批单》及接待方案的制定，与领导沟通确定后执行。“接待方案”内容应尽量详细周密，主要内容应包括：迎送方式、食宿地点和标准、来访目的、是否安排参观或考察、活动日程、陪同领导及人员、接待费用、交通工具、礼品准备、其他要求等。（三）分配接待任务：各级办公室负责召集参与接待工作的全体人员根据分工明细表单，将任务逐项分配。按时间节点在接待发生前2-4小时完成最后工作落实的碰头会。（四）接待活动结束后，办公室负责对本次接待活动进行总结评估，并将接待审批单和方案、领导讲话、音像以及图片资料等一并进行整理并存档。第十九条对外接待的要求一、接待人员须注重公司形象和自身形象，做到热情大方、诚挚礼貌、不卑不亢，严格遵守工作纪律，无关人员不参与接待过程。二、对外披露公司情况时，需经过公司领导审定，以统一信息的对外口径。在接待过程中，不得乱插话、说瞎话，不得自相矛盾和内部争执。三、须遵守公司保密制度，不得泄漏公司重要经营数据和机密。原则上不能提供参观项目之外的材料，不能提供有公司经营数据的书面文件，如果需提供时，须经过相关领导认可。第二十条人员陪同、接待地点和接待用品按以下规定执行，但主要用于日常接待、大型接待。沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第6页共26页一、人员陪同规定：在来宾来访期间，除陪同领导外，必要时承办单位应指定专人陪同，负责照顾客人、按日程沟通联系。在客人停留期间，陪同人员在不影响客人个人工作和生活的前提下，提供主动、热情、周到的服务。二、接待地点及环境要求：（一）会客地点主要以内部会客室、会议室为主；如需参观，以参观当地或周边地区标志性建筑、名胜古迹为主。（二）涉及重要客人接待，须对会客场所及参观现场进行相应的布置，如悬挂条幅、摆放绿植鲜花等。（三）接待室布置要保持简洁大方、干净整齐、空气清新、室温适度。三、接待用品：饮品、香烟、鲜花、水果、茶品及专用茶具、干果、条幅、绿植等。如有外宾接待需备咖啡饮品并要配备专用咖啡用具。必要时提前与领导沟通是否需要赠送物品，并及时提醒。第六章内部接待工作第二十一条内部接待，由被到访单位的各部门与办公室联合，本着节约、实际的原则安排就餐、住宿及工作协助，让员工工作方便、生活舒适。第二十二条就餐原则上在工作期间到公司食堂就餐，因其它原因需要到外就餐的，每次公务不超过1次在外就餐。就餐、住宿等其他标准按照《内部接待标准清单》（附件五）执行。第二十三条接待用车由来访单位对接部门提前向综合管理办公室申请，由办公室统一安排车辆、酒店、宾馆、票务等事宜，公司合作酒店、宾馆详见（附件六）。沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第7页共26页第七章接待礼仪第二十四条迎接、接待、会谈、参观、宴客、送客以及签约等方面的待客礼仪原则上按照常规和规定礼仪执行，具体详见附件《接待礼仪》（附件七）。第八章附则第二十五条本《接待办法》办法自发布之日起生效，最终解释权归沈阳荣盛房地产开发有限公司综合管理办公室。第二十六条本办法自2012年6月起执行。沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第8页共26页附件一：招待费报销明细单编号：申请日期：年月日接待时间接待来宾职务所在单位就餐总人数报销费用（元）接待事由办公室复核招待费报销明细单编号：申请日期：年月日接待时间接待来宾职务所在单位就餐总人数报销费用（元）接待事由办公室复核附件二：接待工作管理台账序号接待日期接待单位职务级别姓名人数实际费用所属部门附件三：沈阳荣盛房地产开发有限公司接待烟酒申请表编号：申请部门：所需香烟种类数量所需酒水种类数量种类数量中华五粮液张裕（卡斯特）苏烟剑南春泸州老窖（地字坛）玉溪大青龙泸州老窖（金色聚会）其他物品具体事由申请人签字：部门负责人审批审批人签字：领用人签字领用人签字：沈阳荣盛房地产开发有限公司接待烟酒申请表编号：申请部门：所需香烟种类数量所需酒水种类数量种类数量中华五粮液张裕（卡斯特）苏烟剑南春泸州老窖（地字坛）玉溪大青龙泸州老窖（金色聚会）其他物品具体事由申请人签字：部门负责人审批审批人签字：领用人签字领用人签字：沈阳荣盛房地产开发有限公司接待管理办法（试行）第11页共26页附件四：接待方案审批表来宾单位人数男女级别（客人中最高级别）接待规格接待联系人□接待标准一;□接待标准二;□接待标准三到访时间停留时间离开时间是/否用车是/否接站（机）时间是/否需要车辆全程陪同（是/否）宴请宴请（有/无）公司领导参加（是/否）住宿住宿标准（是/否）准备礼品及数量宴请标准宴请次数参加人参加次数接待方案（可另附）：接待方案应至少包括以下两部分：一、具体接待方案（一）拟定日程安排，包括时间、地点、内容安排、参加人、组织者、负责人等事项。（二）拟定经费计划，包括工作经费、住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、礼品费、参观游览费、娱乐费、宣传公关费等费用。（三）对于重要客户接待的，可根据需要成立突发事件处理小组，安排有关人员及24小时联系电话；并制定相应的应急预案，对接待过程中有可能涉及到的方面及困难提前准备，会客、用餐、住宿、参观游览等计划制定备用方案。二、需协助接待部门承办事宜，包括明确协助的单位以及协助事项等。（一）办公室作为主导部门，须根据来客身份做好协助接待工作。包括宾馆预定；车辆接送（接站）；会客及用餐地点安排；接待物品购置、摆放；车票（机票）订购等。（二）主导部门须根据客人参观、考察等不同情况，及时安排相关人员进行引领、讲解等。方案制定人签字：日期：办公室负责人意见签字：