有限公司物资集中采购管理办法(试行)

1集团有限公司物资集中采购管理办法（试行）目录第一章总则第二章管理机构及职责第三章计划管理第四章采购与合同管理第五章备品备件管理及有形市场建设第六章验收及结算管理第七章价格管理第八章仓储管理第九章服务管理第十章监督考核第十一章附则2第一章总则第一条根据集团有限公司（以下简称集团公司）树立现代企业管理理念，实现专业化、规范化、精细化管理的要求，为规范集团公司物资采购行为，发挥集团采购的规模与批量优势，降低管理成本、生产成本和人工成本，控制工程造价，保障集团公司利益的最大化，特制订本管理办法。第二条本办法适用范围：1、集团公司各子集团、子公司及所属单位；2、集团公司代管或委托经营管理的各单位。第三条本办法集中采购物资的范围：1、集团公司所属单位基建、生产运营项目所需物资（包括燃料油、成品油）。2、发电企业所需煤炭，执行《山东鲁能集团有限公司燃料全过程管理办法》。3、房地产所用设备建材。第四条物资集中采购工作在集团公司的领导下，坚持统一计划、统一招标、统一采购、统一储备、统一配送和公开、透明、择优、信用的原则，实行集约化管理。1、物资的招投标工作由集团公司招投标管理中心组织实施；2、物资的采购、储备、配送工作由山东鲁能物资集团有限公司组织实施。3第二章管理机构及职责第五条集团公司招投标管理中心（以下简称招标中心）招标中心是集团公司招投标工作的职能管理部门，对集团公司各产业公司、项目单位的招投标工作进行全过程统一管理。其主要职责是：1、贯彻执行国家有关招投标的法律、法规、政策和集团公司的有关规定；制定并组织实施集团公司招投标管理的有关规定、办法和实施细则等。2、根据《山东鲁能集团有限公司招投标管理办法（试行）》规定和程序，对招投标的全过程进行统一管理。3、负责集团公司系统内招投标活动的组织、指导和监督等管理工作。组织、授权产业公司、项目单位或委托有相应资质的代理机构进行项目招投标活动。4、负责和管理各产业公司及项目单位上报的招投标工作计划；接受和审定各单位项目招投标的实施方案。5、处理和调解招投标活动中的重大事项或纠纷；定期汇总通报项目招投标情况。第六条山东鲁能物资集团有限公司（以下简称物资公司）物资公司是集团公司物资采购的职能管理部门，对集团公司各产业公司以及所属项目单位的物资集中采购进行全过程统一管理。其主要职责是：1、贯彻执行国家有关物资管理的法律、法规、政策和集团4公司的有关规定；制定并组织实施集团公司物资采购的有关规定、办法和实施细则等。2、根据物资采购相关管理办法及规定和程序，负责集团公司系统内部物资采购活动的组织、指导和监督等管理工作。3、设立相应的物资管理和采购机构，建立完善的物资采购管理制度和程序，加强监督约束机制建设，确保集团公司物资管理的专业化、规范化。1）基建项目：设立物资供应项目组，实行项目制管理。项目组负责基建物资供应的全过程管理。2）生产运营项目：根据集团公司定岗定编规定，由集团公司人事部门批准，在项目单位设立物资分公司（或供应部），物资公司和项目单位双方协商后由物资公司聘任物资分公司负责人，各项目单位不再另设物资采购部门。对已设有物资采购部门的项目单位，根据物资供应管理合同（协议），其采购部门纳入物资公司业务管理范围。3）物资分公司负责所在项目单位物资的零星采购、验收、仓储、出入库、结算等工作。物资分公司接受物资公司和项目单位的双重管理，接受项目单位的监督和考核。4、负责和管理各产业公司及项目单位上报的物资需用计划，接受和审定各单位项目物资采购的实施方案，汇总和编制物资采购计划。5、负责组织物资采购合同包括技术协议的签订。56、负责采购合同的履行，协调和解决合同履约过程中出现的各种问题。7、受业主委托，负责组织设备的监造。8、负责组织物资的催交催运工作。9、负责现场服务和采购物资的售后服务工作。10、负责组织物资的验收工作。11、负责生产物资的仓储、保管保养和出入库工作。12、负责采购物资的结算工作。13、负责事故备品的管理、集中储备和调度调剂等工作。14、负责建立和完善供应商库，配合招标中心、各产业公司，结合各项目当地的市场资源情况，建立和完善集团公司物资集中采购战略合作联盟，建设与网上招标、网上采购相结合的有形市场。15、负责建立和完善物资信息系统，建立市场资源及价格信息的网络。建立服务体系和客户服务支持系统，在实施集中采购过程中，要按市场化、法制化运作的要求，严格履行供应（服务）合同。16、建立物资集中采购工作的信息定期发布制度：定期通报集团公司各项目单位物资需用计划的报送情况、物资采购情况、货款回收情况等报表，重大、重要项目发布项目简报。17、负责与项目单位签订物资供应管理合同（协议），处理和调解采购活动中的重大事项或纠纷，重大情况及时上报集团公6司。第七条子集团、子公司（以下简称产业公司）负责领导开展并管理本产业公司的集中采购工作，其主要职责是：1、贯彻执行集团公司有关集中采购的制度和规定，领导、协调和监督本产业公司系统的集中采购工作。2、负责本产业项目物资需用计划和技术规范书（或技术要求）的审批。负责协调本产业项目单位物资采购资金及时到位。3、负责推荐和预审本产业各项目合格供方名录；对所属产业合格供方提出年度资格评审考评意见。4、负责协调和处理本产业公司和所属项目单位物资集中采购过程中出现的各种纠纷，重大情况及时上报。第八条子集团、子公司所属各单位（以下简称项目单位）主要职责是：1、贯彻执行集团公司集中采购管理的有关规定和制度。2、编制物资需用计划，提出集中采购草案、预案或申请，推荐和初审合格供货商，并报送各产业集团审批。3、负责按有关规定要求，将审批后的物资需用计划报送招标中心和物资公司。4、负责编制或组织编制技术规范书（或技术要求）。5、负责落实物资采购资金。6、负责物资的验收工作。77、推荐和预审与本单位有关的合格供方名录，并提出年度资格评审的考评意见。8、负责处理本单位物资集中采购中出现的各种纠纷，重大情况应及时上报。第三章计划管理第九条基建项目1、项目年度计划1）项目单位根据集团公司年度项目安排情况，负责编制项目物资需用计划，提出集中采购草案、预案或申请，报送各产业集团审批。2）各产业公司负责对各项目物资需用计划和采购方案的审批。3）物资公司根据集团公司和各产业公司的年度基建计划，汇总、编制基建项目物资供应年度计划，分解到各项目组具体实施。2、物资供应进度计划物资公司根据集团公司年度基建计划、中标通知书和物资采购合同，编制各项目物资供应进度计划，及时分发项目单位、项目所在地物资分公司或分支机构。3、计划调整物资公司负责跟踪集团公司年度基建计划，若有工期计划调8整，在征得产业公司或项目单位书面同意的情况下，可根据现场施工总体进度调整物资供应进度计划。第十条生产运营项目1、各产业公司、项目单位根据集团公司年度、月度、大小修计划，按照时间要求，提出物资需用计划。2、物资分公司根据项目单位要求，负责收集、汇总物资需用计划，利库后，编制物资采购计划，根据招投标有关规定，具备招标条件的物资计划报送招标中心和物资公司；不具备招标条件的物资计划报送物资公司。3、物资分公司可以根据项目单位和设计单位的意见推荐供货厂商，但不得指定唯一的供货厂商。4、物资分公司要及时核实物资需用计划的变更，并以书面形式通知物资公司相关业务部门。5、物资公司业务部门负责对所有分公司上报的物资采购计划进行汇总、分类，负责对物资采购计划进行评审，形成处置意见并及时反馈有关物资分公司。第四章采购与合同管理第十一条根据“统一计划、统一招标、统一采购、统一储备、统一配送”的原则，物资采购采取招标采购、比价采购、特定物资定点采购、零星采购、战略联盟合作采购、应急采购和授权物资分公司采购等形式。9物资采购合同由商务部分和技术协议等部分共同组成。其中技术协议由项目单位、设计单位、物资公司三方共同与中标单位进行洽谈、签订。商务部分由物资公司与中标单位签订，项目单位可以共同会签。采购订货信息（订货通知单）要在合同签订完成后及时通知项目单位（或分公司），并随时对合同的执行情况进行跟踪。第十二条物资采购合同管理严格遵循集团公司有关合同管理规定的基本原则，由物资公司制订具体办法组织实施。第十三条基建项目1、物资公司配合项目单位参加初步设计审查等与物资集中采购和供应有关的项目会议。2、项目单位应根据项目建设计划、工程进度和合理的物资订货制造周期以及招标中心的规定，及时向招标中心和物资公司提供技术规范书、物资需用计划和推荐厂家意见等招标资料。3、产业公司和物资公司根据集团公司招投标有关规定配合招标中心进行招投标工作。4、物资公司在收到招标结果后，及时组织项目单位、设计单位、预中标人等有关各方召开技术协议洽谈和物资订货会议。5、物资公司依据招标书、投标书及评标澄清后确定的供货范围和技术配置，组织上述有关各方签订技术协议，并依据技术协议与中标人签订物资采购合同。6、在合同执行过程中，可依据设计单位、项目单位书面签10字或盖章的设计变更进行合同变更，重大设计变更应取得产业公司书面认可，设计变更和合同变更随合同存档。7、不适合集中采购的房地产、基础建设等项目的大宗地材，由招标中心、物资公司和产业公司共同制定采购方案，组织在当地招标（比价）采购，物资公司签订物资采购合同。第十四条生产运营项目1、物资采购合同由物资公司或物资分公司组织签订。2、具备招标条件的物资，招标中心按招标管理办法组织招标，物资公司根据招标结果和技术协议签订采购合同。3、不具备招标条件的物资，物资公司根据项目单位的物资采购计划和技术资料分别组织比价采购、定点采购等工作，并签订采购合同。第五章备品备件管理及有形市场建设第十五条事故备品（包括应急储备）1、定额：事故备品的储备必须按定额储备。事故备品定额由各项目单位和产业公司牵头，物资公司配合编制和修订。同类型物资协作组的分工储备定额由物资公司牵头编制。2、储备：按照物资公司储备中心、协作组分工和项目单位相结合的三级储备原则，事故备品的储备由物资公司储备中心和物资分公司管理。3、储备资金：集中储备的事故备品，由集团公司或产业公11司拨付专项资金，或由各项目单位根据事故备品定额出资储备。物资公司储备中心按双方储备协议进行管理。协作组分工储备和项目单位储备的事故备品，由项目单位出资储备。第十六条轮换备品和消耗备品1、定额：轮换备品和消耗备品定额由各项目单位牵头、物资分公司配合编制和修订，产业公司批准备案。2、储备：轮换备品和消耗备品由物资分公司按定额储备管理。3、储备资金：由项目单位出资储备。第十七条协作组：物资公司根据物资类型和项目情况组建或参加各类协作组，或组织有关供应厂商服务中心对各类备品备件进行分工储备，以减少储备资金。第十八条以物资集中采购管理为平台，与集中招标有机结合，逐步建设覆盖各区域各产业的物资有形市场。1、以省内为基础，依托物资分公司超市和物资公司交易中心、仓库，建设覆盖全省的物资有形市场。2、在省外物资分公司的基础上，逐步建设区域物资有形市场。以区域物资有形市场为中心，实行区域物资集中储备供应。3、与供应厂商建立长期战略联盟，利用信息网络等先进管理手段，为各产业项目提供物流金融、仓储、配送、运输等延伸增值服务。12第六章验收及结算管理第十九条基建项目1、基建物资到达施工现场由项目单位组织供应厂商、施工、监理等有关单位，依据物资公司与供应厂商签订的技术协议和合同进行物资外观质量、数量以及备品备件、专用工具、技术资料等清点检查验收工作。验收合格由项目单位出具签字盖章的物资验收合格证明作为合同结算依据，物资公司负责与供应厂商结算货款。2、各项目单位依据与物资公司签订的项目物资供应管理合同（协议），按物资采购用款计划和物资采购合同约定，及时、足额拨付物资采购资金，产业公司负责协调和督办。第二十条生产运营项目1、物资分公司负责生产运营物资的接收、验收的组织管理，按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、查验。验收完成，填写验收记录凭证，并及时传送物资公司采购部门。2、项目单位应当在采购物资入库后向物资公司支付90%的货款，