第3单元采购准备

学习项目二采购准备学习目标1.了解制定采购计划的基础2.理解制定采购计划的依据3.掌握采购计划的制定程序案例某企业生产某种机械设备，很多原材料及零部件都需要采购。生产过程中经常会出现原材料零部件供应不足或库存积压现象，急需采购时，又出现资金困难等情况，严重地影响了生产。主要原因是企业的采购计划与预算没有编制好，计划需求量与企业生产实际需求量差距较大。由此可见，采购计划与预算对企业是非常重要的，企业必须重视这项工作。那么，如何做好这项工作呢？思考如何制定采购计划？制定采购计划的依据有哪些？有哪些步骤？1）统计分析法指运用统计的方法对采购的原始资料进行分析，找出各种物料需求的规律。制定采购计划的基础采购申请单汇总统计要求下属各个单位每月提交一份物料请购单，提出每个单位下月的采购品种和数量。采购部门对这些表进行统计汇总，统计出下月总的采购任务表，再根据此表制定采购计划。2）物料需求计划法是从产品结构来计算物料需求量的一种方法，是一种利用计算机管理物料的方法，文件柜的物料清单（BOM）3-抽屉文件柜铁锁(1)级别0级别1级别2级别3抽屉滑轨(6)铁皮外壳组装(1)拉手(1)滑轮(2)抽屉组装(3)铁壳成型(1)铁板(60in)铁壳成型(1)铁板(25in)1周3周2周4周1周3周2周3周2周3周（1）产品层次结构图例:某医疗器械企业生产A产品，每1台需要1个成品B，而成品B又需要部件C2件、D3件；每一件C需要E零件1个、F零件2件；每1个部件D需要E零件1件、G零件3件。产品结构层次图（2）采购交货期假定上述部件和零件的生产，是在专业化分工与广泛协作的条件下进行的，它们的订货与需求的周期为B：1周；C：2周；D：1周；E：3周；F：1周；G：1周。则A产品的物资需求计划为：制定采购计划的依据年度销售计划和生产计划1物料清单2存量管制卡3生产效率4采购环境51、单位销售日报表统计指把各个单位的销售日报表按单位时间（如日、周、月、季、年等进行汇总。得到一个按先后顺序排列的销售量的序列。2、物料清单是指产品所需零部件明细表及其结构。它表明了产品→部件→零件→原材料之间的结构关系，以及每个组装件所包含的下属零件的数量和提前期。文件柜的物料清单（BOM）3-抽屉文件柜铁锁(1)级别0级别1级别2级别3抽屉滑轨(6)铁皮外壳组装(1)拉手(1)滑轮(2)抽屉组装(3)铁壳成型(1)铁板(60in)铁壳成型(1)铁板(25in)1周3周2周4周1周3周2周3周2周3周3、存量管制卡品名料号订购点安全存量规格存放库号：单位：一次请购量采购时间日期凭证号码摘要入库出库结存数量订购量订购单号订购日请求交货日实际交货日交货量备注收到欠收发出欠发1000辆生产计划物料清单每辆车需配备4个轮胎存量控制卡需要轮胎数量＝1000×4＝4000库存轮胎数量700个需采购数量＝4000－700＝3300案例四、制定采购计划的程序一、认证环节（一）准备认证计划（二）评估认证需求（三）计算认证容量（四）制定认证计划二、订单环节（一）准备订单计划（二）评估订单需求（三）计算订单容量（四）制定订单计划一、认证环节采购认证的定义对采购环境的考察、开发、论证和采购物料项目的认定过程。例如：供应市场在哪？有多少供应商？供应规模多大？能否满足本企业的物料需求？…..采购认证有哪些环节呢？一、认证环节（1）准备认证计划（2）评估认证需求（3）计算认证容量（4）制定认证计划准备认证计划开发采购批量需求接受余量需求准备认证环境资料编制认证计划说明书（1）准备认证计划1)开发批量需求即：根据自身的需求找供应商关键：熟悉物料需求和采购环境需要多少物料？从哪里供应？在以前或目前的采购环境中找物料供应商？在原来的采购环境外寻找新供应商？（1）准备认证计划2)接受余量需求(物料需求量超过供应量）2个原因导致余量需求：旧的采购环境不足以支持企业的物料需求（企业自身规模扩大导致物料需求量大）采购环境下降趋势，导致物料采购环境容量缩小。（供应商的供应能力不足）3)准备认证环境资料认证容量：供应商的生产（供应）能力订单容量：供应商可供应物料的数量和交货时间(P48)注意：二者不同例：A供应商的年生产能力（或供应能力）是80万件（认证容量）B供应商的年生产能力是50万件（认证容量）例如果零部件供应商A在12月31日之前可供应6万个部件，供应商B在12月31日之前可供应8万个部件那么，12月31日之前两种部件的总体订单容量为14万个4)制定认证计划说明书是对以上各项的综合说明文件：包括物料名称、需求数量和认证周期等，开发需求计划，余量需求计划，认证环境资料等。采购环境开发需求余量需求接受批量需求接受余量需求准备认证环境资料制定认证计划说明书认证计划说明书分析开发批量需求分析余量需求确定认证需求评估认证需求（2）评估认证需求（2）评估认证需求是对以上环节的进一步分析和论证1）分析开发批量需求是研发物料开发认证需求？生产批量物料认证需求？是环境内物料需求？环境外物料需求？是直接供应物料？需要定做物料？2)分析余量需求通过生产需求计划得到各种物料的需求量及时间，分析市场需求余量。（市场需求大于生产需求计划）注意：生产需求随市场需求而变化现采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别，得到因供应商萎缩造成的需求余量（供应能力不足导致的余量需求）二者相加得到总需求容量。3)确定认证需求认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。即：由哪些供应商供应？供应多少？可根据开发需求和余量需求的分析结果确定。（3）计算认证容量1)分析项目认证资料根据认证项目准备相应的认证资料，例如，认证的物料项目若是许多种物料中的某几种，则需要掌握这几种物料的认证资料。2)计算总体认证容量总体认证容量=采购环境中所有供应商的认证容量的和在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，不做样件认证。见下例例：A供应商的年生产能力（或供应能力）是80万件（认证容量）B供应商的年生产能力是50万件（认证容量）3)计算承接认证容量当前工作供应商正在履行的认证合同量。4)确定剩余认证容量某物料所有供应商的剩余认证容量总和。剩余认证容量=物料供应商群体总体认证容量-承接认证量（4）制定认证计划1)对比需求与容量如果认证需求小于认证容量，则按照认证需求制订认证计划（为什么？）如果认证需求量超出供应，要制订采购环境外的认证计划。2)综合平衡调节认证计划尽可能地满足认证需求，并计划认证容量不能满足的剩余认证需求。3)确定余量认证计划分析采购环境不能满足的剩余认证需求，提出对策，确认采购环境之外的供应商认证计划。4)制定认证计划认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间案例某手机制造企业根据去年的销售量统计，其所生产的某款手机销售量达到了20万部。根据市场反映情况，今年的销售量会比去年增长30%（生产20万部手机，公司需要采购某种零件60万件）。由于该款产品销售量的扩大，原有零部件供应商难以达到要求的供应量。根据此情况，公司做采购前分析——制定认证计划。解：第一步，分析认证需求今年需生产20×（1+30%）=26（万部）才能满足销售需求。该种零件的需求量为：26×（60÷20）=78（万件）注意：生产1部手机需3个零件零件的需求量比去年增长78-60=18万件.思考：18万件是什么需求？第二步，计算认证容量此零件的供应商有2家，供应比例：A供应商:70%，B供应商:30%。根据需要，A供应商需要供应78×70%＝54.6万件，B供应商需要供应78×30%＝23.4万件才能满足需求。但是,A供应商的年生产能力是80万件，已经有40万件的订单，B供应商的年生产能力是50万件，已经有了24万件的订单，所以A、B供应商的供应量达到：（80－40）＋（50－24）＝66万件。思考：80?50?40？24？66?第三步，制定认证计划缺口：78－66=12万件，公司需要再进行采购12万件才能满足需要。由于此种零件是根据公司要求进行订做的，所以公司须对其能满足公司要求的新供应商产品进行认证。根据经验，测试的数量为此批零件数量的0.1%，样品数量和机动数量分别为0.05%。为赶上“五一”销售，要在4月1号之前（3月31号）完成认证，认证周期为半个月（15天），缓冲时间为15天。认证物料数量＝120000＋（120000×0.1%）＋（120000×0.05%）＋（120000×0.05%）＝120240开始认证时间＝31－15－15＝1即要求从3月1日开始认证，认证的物料数量为120240（件）2.订单环节二、订单环节（1）准备订单计划（2）评估订单需求（3）计算订单容量（4）制定订单计划2.订单环节（1）准备订单计划1)预测市场需求先有销售计划根据市场需求计划确定需要订购的物料2)掌握企业生产需求决定毛需求决定净需求对订单下达日期及订单数量进行计划。净需求量=总需求量-预计到货量-预期库存量3)准备订单环境资料供应商信息订单比例信息包装信息4)制定订单计划说明书订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)。附有：市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。（2）评估订单需求1)分析生产需求分析生产需求量和要货时间生产需求案例某企业根据生产计划大纲，对零部件的清单进行检查，得到第一级组成部件的毛需求量。第一周，现有的库存量是80件，毛需求量是40件，那么剩下的现有库存量＝80－40＝40（件）。第三周预计入库120件，毛需求量70件，那么新的现有库存量＝40＋120－70＝90（件）。。2)分析市场需求包括分析潜在的市场需求、签订合同的数量、没有签订合同的数量等内容通过市场需求和生产需求分析，制订订单计划3)确定订单需求（在分析市场需求和生产需求的基础上）根据对市场需求和对生产需求的分析结果，确定订单需求。（3）计算订单容量1)分析项目供应资料供应商的物料是否满足生产需求和满足紧急生产需求？2)计算总体订单容量可供给的物料数量和可供给物料的交货时间两方面。案例供应商A在12月31日之前可供应6万个部件(I型4万个，Ⅱ型2万个)，供应商B在12月31日之前可供应8万个部件(I型4万个，Ⅱ型4万个)，则：12月31日之前I型和Ⅱ型两种部件的总体订单容量为14万个，其中I型8万个，Ⅱ型6万个。3)计算承接订单容量指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。案例零部件供应商A在12月31日之前可供应6万个部件（I型4万个，Ⅱ型2万个)，若已承接I型3万个，II型l万个，那么，已承接的订单容量为(I型)3万个+(Ⅱ型)1万个=4万个。4)确定剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量（4）制定订单计划1)对比需求与容量根据比较出的需求与容量的关系制订订单计划2)综合平衡分析物料订单需求的可行性或调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单计划，即余量需求怎么办？3)确定余量认证计划如果容量小于需求，即供应不足，则会产生剩余需求，需要提交给认证计划制订者处理，思考：该怎么处理呢？4)制定订单计划下单数量=生产需求量-计划入库量－现有库存量＋安全库存量下单时间＝要求到货时间－认证周期－订单周期－缓冲时间采购预算就是一种用金额数量来表示的计划，是将企业未来一定时期内经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来，是经营决策具体化、数量化的表现。如何编制预算呢？预算编制方法滚动预算固定预算弹性预算零基预算概率预算固定预算不考虑预算期内经营活动水平的变化，以预算期内正常的经营活动水平为基础来编制的预算。某公司2010年度分季度预计A产品销售量分别为100吨、120吨、150吨、130吨，销售单价为1万元/吨，预计当季收回货款之80%，剩余的下一季度收回，预算期初应收账款余额为0，试编制销售收入预算。固定预算案例项目单位1季度2季度3季度4季度全年A产品销量吨1001