第七章采购与应付帐款管理子系统

《会计信息系统》第七章采购与应付帐款管理子系统内容提要：本章讨论与材料物资采购和应付帐款有关的管理与会计核算，内容主要包括采购与应付帐款管理子系统的主要任务、数据流图、功能结构图、主要库文件设计，某些程序如材料物资需求计划、采购计划、付款计划程序设计的思路以及本子系统应有的控制措施等。采购与应付款管理子系统是用于支持材料物资（原材料、外购半成品、修理用备件，包装材料、燃料、低值易耗品、包装物）或商品的采购、付款有关的业务处理、计划制订、会计核算、采购与付款控制、决策等会计和管理活动的子系统。接受劳务供应和购买固定资产的应付帐款，也在本子系统予以反映。第一节手工条件下的采购与应付帐款的管理与会计核算在手工条件下，我国的工业生产企业一般设有供销科（或材料科）负责材料物资采购、供应工作。其一般工作流程为每年年末前根据下一年度的生产计划，计算出各种材料物资的需求量，加上各部门的材料物资、设备需求申请量，制订出材料物资、设备的需求计划，采购计划，然后按计划向供应商发出订单采购。材料的采购通过材料采购帐户核算。赊购通过应付帐款帐户核算。相关的具主要处理(1)由生产计划部门取得下年度的各产品产量计划。(2)由生产计划或成本管理部门取得产品零部件构成、原材料消耗定额等数据。(3)收集各部门其它用途的材料、物资的需求申请报告。(4)制订材料物资采购计划。(5)选择合适供应商，订单发送给供应商，其副本存档，另一副本送收货部门。相关的具主要处理(6)根据发票进行采购付款时记帐：借：材料采购贷：银行存款收货时验收部门点验货物，开出验收单，月末根据收货单记：借：原材料贷：材料采购相关的具主要处理（7）若先收货。月末仍未收发票要暂估入帐：借：原材料贷：应付帐款—暂估下月初用红字冲回。以便付款时按正常记：借：材料采购贷：银行存款借：原材料贷：材料采购相关的具主要处理（8）若预付款：付款时：借：预付款贷：银行存款采购时：借：材料采购贷：预付款（9)对赊购，财务管理部门根据折扣条件、资金情况，制定付款计划。第二节采购与应付帐款管理子系统的任务、数据流图、功能结构图一、不考虑计划制定（一）采购与应付款子系统的主要任务接受供应商资料、采购订单、收货单、供应商发票和付款凭证的输入。进行采购与应付帐款的明细核算。编制相应的自动转帐分录送帐务处理子系统进行总帐处理。输出有关采购订单、收货单、供应商发票、采购明细帐、应付帐款明细帐、转帐分录等。供应商资料发票付款凭证采购订单输入输出统计转帐供应商表订购单应付款明细帐付款清单采购明细帐采购统计表供应商发票统计结果库帐务处理子系统数据流图付款凭证文件收货单订单文件收货单文件供应商主文件更新核对更新统计收货表功能结构图采购与应付帐款子系统输入采购处理付款处理打印查询系统维护供应商资料采购订单收货单供应商发票付款凭证发票入帐发票统计自动转帐入帐统计转帐订单供应商资料采购统计表应付款明细帐采购明细帐付款清单收货表订单供应商资料采购统计表应付款明细帐采购明细帐付款清单收货表初始化代码维护口令修改数据备份数据恢复供应商主文件供应商编号名称地址电话邮政编码法人代表主要供应商品银行帐号电子邮箱期初应付余额本期借方发生本期贷方当前余额年初应付余额本年借方累计本年贷方累计此表每个供应商一个记录二、考虑计划的制定１.采购与应付款子系统的主要任务（1）输入：①输入供应商的资料。②输入（或从其它子系统取来）各产品产量计划、各产品原材料和零部件消耗定额。③输入机内自动编制的采购计划以外的订购单上的数据。④输入采购付款凭证上的数据。（2）处理：①由上述数据和从存货子系统取来的存货编号、名称、重定货点、经济定货量等数据自动制订采购计划。②分析并制订付款计划。③登记并统计采购数据、付款数据，进行采购与应付帐款的明细核算，并编制相应的自动转帐分录。（3）输出：①打印采购计划、付款计划、用料申请计划、订购单、采购明细帐、应付帐款明细帐、采购统计表、付款通知单、付款清单、欠款帐龄表、供应商资料查询信函、在途材料一览表等。②查询上述各有关信息。存货子系统供应商资料产量计划零部件表材料定额发票付款凭证计划外订购输入制订计划打印统计转帐供应商表采购计划订购单付款计划应付款明细帐付款清单采购明细帐采购统计表付款计划库供应商库产量计划库零部件库申请用料库采购业务库统计结果库零部件库采购计划库帐务子系统２.数据流图发票及付款业务3.功能结构图┌────────────┐│采购与应付帐款管理子系统│└──────┬─────┘┌──────┬──────┬┴─────┬──────┐┌──┴──┐┌──┴───┐┌─┴─┐┌─┴─┐┌─┴─┐│输入││计划与统计││打印││查询││维护│└──┬──┘└──┬───┘└─┬─┘└─┬─┘└─┬─┘┌──┴───┐┌─┴──┐┌──┴──┐┌──┴──┐┌──┴──┐│供应商资料││采购计划││供应商表││查供应商││系统初始化││可供物资资料││付款计划││可供物资表││查申请表││每月初始化││用料申请计划││采购统计││耗料定额表││查耗料定额││口令修改││产品产量计划││付款统计││采购计划表││查采购计划││数据备份││产品零部件││自动转帐││付款计划表││查付款计划││数据恢复││材料消耗定额│└────┘│订购单││查采购业务│└─────┘│发票帐单││付款通知单││查统计结果││付款凭证││付款清单│└─────┘└──────┘│采购明细帐││采购统计表│└─────┘图11－２采购与应付帐款管理子系统的功能结构图第三节主要数据文件设计１．供应商资料文件供应商编号名称地址电话邮政编码法人代表主要供应产品或商品银行帐号此表每个供应商一个记录２.供应商供应物资资料文件供应商编号物资编号物资名称型号规格单位单价折扣条件需提前订货日数此表每个供应商与本单位有关的每种物资一个记录。３．计划产量文件产品编号年计划产量１月计划产量２月计划产量．．．．．１２月计划产量此表每种产品一个记录４．产品结构库文件每种产品结构图：┌───┐│A产品│└─┬─┘┌────┴────┐┌─┴─┐┌─┴──┐│A1部件││A2部件│└─┬─┘└─┬──┘┌─┴──┐┌──┬┴─┐零件1零件2材料1零件3零件4４．产品结构库文件记录号产品号物资编号所属部件需要数量单位1AA11件2AA21件3AL1A11个4AL2A16个5AC1A24米6AL3A22个7AL4A21个５．其它用料申请库物资编号单位申请数量申请部门需用日期发出订单日期到货日期实到数量此库每个部门申请的每一种物资一个记录６．物资需求量库物资编号全年需要量１月量２月量．．．１２月量７．月采购计划库物资编号１月采购量２月采购量．．．１２月采购量已订购数量已到货数量8．采购业务库物资编号发出订购单日期订购单号订购数量供应商到货日期实到数量实际单价运杂费其它采购费实际成本每向一个供应商订购一种物资登记一个记录。其中的到货日期...实际成本等可设计为在本子系统输入，也可设计为在存货管理子系统中输入入库单时输入，然后自动把这些数据转到这里。9．发票帐单及付款业务库发票号订单号码供应商付款期限应付金额总数付款日期１实付金额１付款日期２实付金额２付款日期３实付金额３应付余额每张发票一个记录10．付款计划库订购单号供应商收货日期发票日期发票号应付款总额折扣条件起计日期最后付款期限过期罚款规定计划付款日期1计划付款数１计划付款日期２计划付款数２计划付款日期３计划付款数３…...第四节代码设计和输入输出设计1.代码设计本系统用到的代码主要是：供应商编号、材料物资编号、零部件编号、产品编号、这些代码均可使用原来手工会计或核算型会计软件中已使用开了的代码，一般采用组别分类码。2.输入设计主要是根据各种要输入的资料表的格式设计输入时的屏幕显示格式，输入校验方法设计等。格式一般与单据的格式相近。输入控制措施常用的有：供应商编号控制，订单、收货单、发票的控制，付款时应根据订单号、发票号、未付金额数控制付款。3.输出设计包括打印输出的各种证、帐、表格式和屏幕查询显示格式的设计，根据实际要输出内容，参考手工会计时相应表的格式设计即可。第五节某些处理功能的设计思路1.采购计划的制订制订采购计划除与材料物资需求计划有关外，还与存货管理子系统中确定的各种材料物资的合理库存量、订贷提前时间、重定贷点、每次经济定贷量等因素有关。因此，要根据生产需用量和从存货子系统中取来这些数据制订出采购计划。采购计划应每种材料物资逐一计算制订，并把计算结果存入采购计划库中。2．打印订购单要订购某种物资时，程序显示有该种物资的供应商有关资料和该种物资数据（型号、规格、单价、折扣、信用情况等），并自动依编好的决策模型对各供应商该种物资的优劣总评分排队，供用户选择合适的供应商，用户选定供应商，指定本次采购数量后即打印订购单，经采购部门审定盖章后发给该供应商。3．制订付款计划计算机根据付款计划库已收到发票帐单但未付款的记录、该供应商要求的付款期限、允诺的折扣条件、过期付款罚款规定等，计算出最佳付款时间，使企业获得最大的折扣折让利益、最少的罚款损失。或者在企业还款能力与罚款损失、借款利息负担之间取得最佳的平衡。第六节无纸化采购与付款系统1．通过电子数据交换（EDI-ElectronicDataInterchange）向供应商采购。2.通过Internet向供应商采购。3．电子商务系统与单位内的ERP系统或MRPII系统有效整合。４．通过电子结算系统付款。第七节控制矩阵见教材P268表7-1