中国xx集团有限公司数字档案馆建设规划纲要

1/13中国能源建设集团有限公司数字档案馆建设纲要前言二十世纪以来，随着信息技术的迅猛发展，档案工作也发生深刻的变革，20世纪90年代产生了数字档案馆的概念，我国从本世纪初开始建设数字档案馆，逐步扩展，国家档案局于2010年发布了《数字档案馆建设指南》，目前建设数字档案馆在全国档案界已经普及。国家档案局和国资委要求中央企业档案工作遵循“集中统一管理，分级负责，确保安全，合理利用，信息共享”的原则，要“放眼长远，从实际出发，统一谋划”，建设数字档案馆成为信息时代中央企业实现信息资源统一管控、资源共享的必然要求。集团公司所属企业当前档案信息化水平参差不齐，华北电力设计院工程有限公司、江苏省电力设计院、广西电力工业勘察设计研究院数字档案馆已经通过中国电力规划设计协会的验收，而有的企业仍采用传统的手工管理。具体讲，截止2011年5月，集团公司84家单位（包括三级企业）建有档案管理系统，占80.8%，其中自行开发的14家；外购管理系统70家，其中有18家单位采用的是2000年前后引进的清华紫光档案管理系统，但版次差异很大。在数据库建设方面，87家单位建有档案目录数据库，实现档案网上查询，2/13有6家单位已经完成档案全文数据库建设，实现网上全文浏览。在档案系统与上游管理系统的集成方面，61.5%的单位完成上游管理系统与档案管理系统的对接，基本实现文档一体化。可以看出，集团公司所属企业档案信息化建设各自为政，水平不一，信息资源处于分散和孤立状态，“信息孤岛”、“信息烟囱”现象严重，迫切需要集团公司进行整体规划，有序整合，将单个个体数字档案馆结成群体，形成集团公司数字档案馆,发挥集团公司信息资源整体优势。集团公司所属企业档案部门保管的资源类型多样，59.6%的企业档案部门兼管图书、资料、报刊、电子资源，这些资源是企业知识资源的重要组成部分，有必要将知识管理的理念引入数字档案馆建设，为集团公司改革发展、转型升级提供深层次的知识服务。建设基于知识管理与知识服务的集团公司数字档案馆,积累与集团公司业务发展相一致的知识资产，在尊重知识产权的前提下共享全集团公司档案资源，有利于集中人力、物力有针对性地解决档案业务发展中的共性问题;有利于发挥集团公司核心信息资源的优势;有利于发挥档案资源的最大价值。注：数字档案馆：有广义和狭义之分，广义的数字档案馆，是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体，是数字档案馆建设的高级阶段。狭义的数字档案馆，指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档3/13案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。（摘自百度百科）知识管理：在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。（摘自百度百科）知识服务：知识服务是指从各种显性和隐性知识资源中按照人们的需要有针对性地提炼知识，并用来解决用户问题的高级阶段的信息服务过程。这种服务其特点就在于，它是一种面向知识内容和解决方案的服务。（摘自百度百科）一、集团公司数字档案馆建设目标及思路建设目标：建立基于知识管理与知识服务的集团公司数字档案馆，以档案管理规范化、检索利用智能化、权限管控分布化为手段，搭建集团公司档案资源知识化管理服务平台，建设集团公司数据挖掘的管理决策支持中心，企业能力与荣誉的展示中心，生产经营信息的辅佐中心，实现权限控制下的集团公司重要档案信息资源共建共享，为集团公司及所属企业持续发展提供科学的信息资源支持。建设思路：从集团公司整体出发，遵循“从实际出发，整体规划，统一标准，试点引领，逐步推进”的建设思路，围绕集团公司档案信息资源信息化建设，规范集团公司及所属企业档案管理业务，将分散于各所属企业、不同载体的以档案为主的知识资源，实现科学、合理的归类及分级管控，，4/13从而提供档案资源高效利用，实现各企业档案知识资源有序建设、共享。5/13二、数据档案馆建设内容为了保证集团公司数字档案馆能够实现既定管理目标，集团公司数字档案馆从基础设施建设、档案资源建设、标准规范建设、统一平台建设四个方面全面覆盖集团公司及所属企业档案管理业务。基础设施建设：构建支撑能数字档案馆平台建设的基础环境，包括相关网络及软、硬件设备，保证各企业信息的网络化传输、存储、利用。档案资源建设：档案资源建设主要涉及两部分内容：一、档案数据库建设。按照集团计划进行相关数字档案的信息的统一移交，包括各类文书档案、珍藏档案等。2、纸质档案数字化。辅助后续的全面信息化建设，按照集团统一的数字化加工管理规范，各单位自行对现有纸质档案进行加工、检查。标准规范建设：制定相对统一的集团公司数字档案馆建设标准规范，包括管理性、技术性和业务性标准，优先采用国际、国家与行业的标准，以保证系统设备环境兼容、数据统一，实现数据交换与共享，保证数字档案馆建设顺利开展。统一平台建设：能建数字档案馆平台涵盖基础管理及智能化服务来年各部分，基本管理包括：档案资源管理系统、6/13电子文件移交接收系统、传统载体档案数据化转化系统、档案知识化管理系统；智能化服务包括：档案信息资源知识化标引，档案知识化信息展示（档案门户、专题库、编研库、等），档案知识化服务形式（资源关联、知识化订阅与推送等多种有效的方法对海量资源进行重组）。三、数字档案馆应用模式通过统一的数字档案馆架构的试点、推广，实现集团公司档案信息资源“分布部署、集中管控”，同时兼顾所属企业自身档案管理业务的实际需求，应用模式如下：（一）集团公司应用模式：规范标准的统一、统一资源池的建立——集团公司总部根据档案管理的需要，将要统一利用的档案资料，结合国家、行业及自身特色，制定相对规范、统一的档案管理标准，所属企业通过统一数字档案馆平台应用，实现档案管理规范、档案信息存储、档案数据交换的标准统一，为构建集团公司数字档案馆奠定基础。（二）所属企业应用模式：统一应用、权限可控、资源互通——所属企业通过数字档案馆平台的推广应用，确保集团公司档案规范标准的统一执行，同时针对自身管理需求及所属企业信息化现状，平台提供灵活的个性化定制、扩展，以此保证适应所属企业的实际档案信息化建设需求（包括：所属企业个性的档案管理要求，所属企业现有信息系统的集7/13成等）。同时针对所属企业的关键业务实现网络环境下的横向关联，结合严格的权限管理实现各企业间档案资源的共建共享。四、数字档案馆系统功能框架集团公司数字档案馆平台以国际先进技术架构（SOA）为核心，采用领先技术手段，实现集团公司重要档案业务管理统一，以及各自现有信息系统资源的无缝对接，消除集团内的信息孤岛，构建集团公司档案资源的知识型管理与服务体系。功能架构说明：数字档案馆平台凭借松耦合的特性，平台+应用+自定义的架构模式，通过搭积木的方式，模块化添加/维护系统功能。通过服务总线，将各模块进行串联，为8/13集团提供灵活的业务流程，更好的处理业务控制请求。1、框架展示层展示层作为与用户直接交互的层面，包含档案核心应用和档案扩展应用两个层次。档案核心应用层承载着数字档案馆的核心功能模块，是用户完成“收、管、存、用”等档案核心业务的基础支撑。档案扩展应用层直接与档案核心应用层对接，能够实现集团式的档案信息门户、专题档案库管理，提供档案资源的统一检索等资源利用方式，同时提供档案信息资源的知识化标引、知识化服务的管理手段。在这些利用方式的支持下，数字档案馆可以给使用者提供最具人性化的、专业化的知识化服务。2、框架逻辑层逻辑层作为数据层和展示层的中间层，利用先进的系统引擎机制，将数据层规范化的档案数据进行筛选和提取，并按照特定规则生成可供档案管理具体功能使用的结构化数据。这些引擎机制包括：接口管理、工作流引擎、元数据管理、系统安全管理、智能检索引擎、分类管理、流媒体管理、统一消息引擎、电子文件转换等。对于各所属企业不同的信息化层次，基本可通过逻辑层的功能实现与不同的业务系统无缝对接，实现企业内部的一次录入，重复使用的管理需求，降低数字档案馆在各企业内9/13的推广、应用风险。3、框架数据层数据层主要应用于不同来源渠道数据的存储、整理，涉及对象包括结构化数据（例如SQL、Oracle数据）、非结构化数据、对象数据（例如Java对象实例）、元数据（例如对文档生成过程的描述信息）。五、数字档案馆推广策略及步骤集团公司数字档案馆的推广应用，充分考虑集团公司的实际情况，采用“整体构架，试点先行，逐步推广”的策略。在推广期间，依据各单位档案信息化现状对实施内容做适当调整。推广步骤分为“集团总部+试点”、“所属企业逐步推广”、“统一资源利用”等三个阶段。同步制定一套完整的集团公司档案信息管理架构与规范，统筹考虑现有系统和新建系统的协同运作。10/13第一阶段：集团公司总部+试点实现数字档案馆在集团公司总部和两家有代表性试点单位（安徽省电力设计院、安徽省电力建设第二工程公司）中进行应用，依据应用效果制定合理推广策略。1、阶段周期：1至2年（预计）2、工作内容：首先在集团公司总部和两家试点单位，实现对各类档案资源进行收集、整理、管理、存储、利用等基本功能。在此基础上，实现档案资源人性化的、专业化的、针对性的知识11/13化管理与利用。3、阶段目标在数字档案馆建设过程中，参照国家、行业相关法规标准，制定集团公司的数字档案馆标准规范。在此基础上，建立成熟稳定的集团公司总部及试点单位的数字档案馆平台，实现档案资源的知识化利用，实现数字档案馆在集团总部和两家试点单位“独立应用，集中管控”，实现彼此之间的共建共享与互联互通。并且，依据集团总部与两家试点单位的建设情况，制定后期集团公司数字档案馆的推广策略。4、组织保障集团公司数字化档案馆建设单独成立领导小组，该小组受集团公司档案工作领导小组的领导。具体成员：组长：王增勇副组长：宋志强、孙斌成员：张慧、周岩、殷金华、陶应东、朱品德（1）领导小组负责领导集团总部及各试点单位数字档案馆活动的有效开展；负责制定集团公司数字档案馆建设方案；负责指导、监督、检查各试点单位数字档案馆开展情况；负责组织各种交流、培训；负责对试点单位各阶段开展情况的评估和考核等。？（2）各试点单位应成立本单位的数字档案馆领导小组，负责制定本单位数字档案馆试点活动方案；负责按照活动方案推动试点工作有效实施；负责试点各阶段工作开展情况的12/13总结，并上报集团公司办公厅等。（3）各试点单位在本单位《数字档案馆方案》完成后，适时召开试点工作启动会，全面启动试点工作，部署各阶段任务，分解工作内容，动员各级人员积极投身试点工作，力争完成预定目标。第二阶段：所属企业逐步推广依据数字档案馆在集团总部和两家试点单位的应用情况，以及依据试点制定的数字档案馆的推广策略，逐步在各所属企业推广数字档案馆平台。1、阶段周期：3至5年（预计）2、工作内容依据数字档案馆在集团总部和试点单位的使用情况、推广企业的实际情况，在基础平台架构、档案资源建设、标准规范建设、系统功能建设、档案资源知识化利用、档案管理制度等方面进行调整。优化构建适合各企业自身业务特征的涵盖收、管、存、用等功能的数字档案馆平台，建立集团与各单位的档案信息资源的共享、交换体系，实现各单位与集团总部档案资源的共建共享。3、阶段目标优化集团公司制定的统一标准规范；结合推广企业的特点，优化数字档案馆的功能设计；统一规范各企业档案数据13/13信息的共享、交换体系；打通各企业与集团总部的档案信息资源，实现互联互通，逐步构建完善的档案知识体系。第三阶段：统一资源平台建设依托所属企业的档案信息系统的应用推广，制定统一的数据交换标准建立集团公司统一的数字档案馆信息利用平台。1、阶段周期1年（预计）2、工作内