电子邮件的礼仪

重庆大江美利信压铸有限责任公司ChongqingDajiangMillisonDieCastingCO.,Ltd.电子邮件撰写总目录•为什么要使用电子邮件•撰写电子邮件的基本礼仪•撰写电子邮件的基本格式•撰写电子邮件的基本原则•撰写电子邮件的几个实例为什么要使用电子邮件•最直接的原因：电子邮件是公司的正式沟通方式•使用电子邮件的好处：•1、正规•2、远程•4、快速•5、多人同时•6…….撰写电子邮件的基本礼仪•节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。撰写电子邮件的基本礼仪一关于主题•主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。–一定不要空白标题，这是最失礼的。–标题要简短，不宜冗长。–标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“李先生收”撰写电子邮件的基本礼仪一关于主题•一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。•可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。•回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE—大串关于称呼与问候•恰当地称呼收件者，拿捏尺度•邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。•对于不同国家，称谓不一样。–有的客户可以用Hello–对于德国、法国等地客户，需要使用Dear.–德国、法国等不能直呼其名，通常需要称姓(通常为email地址的后面的位置）•Email开头结尾最好要有问候语•开头写一个写”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待邮件正文•1、邮件正文要简明扼要，行文通顺•邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。•正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。邮件正文•注意Email的论述语气–根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。–尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。–电子邮件不可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观“邮件门”就是深刻的教训！邮件正文•Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。–如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。•一次邮件交待完整信息–最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感邮件正文•尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查–这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。•合理提示重要信息–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。邮件正文•合理利用图片，表格等形式来辅助阐述–对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的细致。英文电子邮件•注意不要使用汉字标点符号：•附件名字不能为汉字附件•如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。•附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。•正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。•附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。•如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。•如果附件过大（超过5MB），应分割成几个小文件分别发送。注意要分成几个邮件。•压缩文件格式：zip,rar格式。结尾签名•每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。公司关于签名的规定如下：–姓名（黑色宋体加粗10号）–职务（黑色宋体加粗10号）–部门（黑色宋体加粗10号）–公司名称（黑色宋体10号）–地址：（黑色宋体10号）–电话：（黑色Arial10号）–传真：（黑色Arial10号）–邮件（黑色Arial10号）•回复签名：主送和抄送•主送：邮件要发送的目标人员，邮件的内容与其有直接责任关系的人员，就是该封邮件的主送人员；•抄送：与邮件中的工作有一定的关联关系，需要了解该邮件内容，但不是主要负责人的为邮件中的被抄送人员。•邮件发送中的主送和抄送填写必须要秉着不涉及过多与人员，要精简的原则回复•邮件回复必须是点对点，如果还涉及其它人员要了解回复的内容，可以按主送和抄送的标准选择人员，并发送邮件。•如无特殊原因，尽量不要使用全部回复，以免不必要的信息扩散