采购员培训教材之一

采购员培训教材之一目录第一章采购部的岗位职责及职业道德第二章采购部日常工作注意事项第三章业务运作流程第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（一）采购部前台文员工作职责1、负责采购部新品引入的登记工作及样品的收集工作；2、负责采购部的预约登记工作；3、负责供应商的接待工作；4、负责收发放传真工作；5、负责文件的传阅、跟催工作；6、负责完成上司交办的其它工作。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（二）采购部合同管理员工作职责1、负责采购部协议、合同的交换及整理工作；2、负责采购部协议、合同费用的录入及存档工作；3、负责合同、协议的部门移交工作；4、负责采购部新品申请单、联络函、补差价单的存档及相应文档资料的调整工作；5、负责提供合同、协议有关资料；6、负责解答供应商有关协议、合同事宜方面的问题；7、负责完成上司交办的其它事项。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（三）采购部系统资料管理员工作职责1、负责电脑系统的新供应商、新商品资料录入工作；2、负责电脑系统的商品资料、供货价格的正确性维护工作；3、负责采购部促销单品的电脑资料调整工作；4、负责新品及促销单品中总部下单部分的订单录入及打印工作；5、负责供应商报价表及商品资料变更表的整理、存档工作；6、负责供应商考核表的数据统计工作；7、负责内部人员及供应商关于以上工作中的问题解答；8、负责完成上司交办的其它事项。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（四）采购部资料整理员工作职责1、负责促销协议汇总表、新商品汇总表、商品资料变更汇总表、促销员统计表的汇总制作；2、负责补差价单、联络函及其它采购部文件资料的初步汇总整理工作；3、负责联络函、补差价单及其它采购部文件、资料在分店及部门之间的传递工作；4、负责统计采购部促销业绩数据的统计工作；5、完成上司交办的其它事项。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（五）文员工作职责1、负责办公室的电话接听；2、负责办公室文件、资料的传递、跟踪工作；3、负责办公室文件、档案的整理存档工作；4、负责供应商的接待；5、负责会议通知，做好会议记录；6、负责新品引进的跟踪及样品的处理工作；7、负责完成上级交办的其它事项。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（六）单据审核部工作职责1、结算单据的审核；2、对供应商的结款情况进行分析并通知相应的部门进行后续跟进；3、解答关于结算方面的问题；4、对于结算中的出现的问题进行汇总处理、跟踪；5、完成上司交办的其他事项。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（七）采购员工作职责1、接受主管的领导，热爱本职工作,全心全意做好本职工作；2、负责对周边市场的调查及对本公司卖场巡场工作,及时收集商品信息，分析市场现状，做出促销计划;3、负责合同、协议的签订及跟踪实施；4、跟踪卖场的货源问题，保证商品丰满，适销对路；5、负责场内外促销活动及户外广告、公共关系配套设施的洽谈；6、及时处理滞销商品；7、本部门日常商品资料的建立与维护；8、尊重供应商,与供应商保持良好的合作伙伴关系。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（八）采购主管/主管助理工作职责1、安排采购员的日常工作；2、合同、协议的洽谈与签订；3、负责制定商品结构情况表，并根据实情不断调整；4、对商品缺货情况负责；5、对滞销商品负责；6、对本部门商品毛利及销售业绩负责；7、商品信息的建立与维护；8、实施所负责类别的销售利润指标；9、策划促销活动并负责按计划实施，对促销商品的毛利及卖场的促销气氛负责；10、经常巡场，与店面进行沟通协调，协助分店解决问题，对商场商品陈列以书面函文形式进行指导，传授相关业务知识；11、参与对采购员的工作评估，负责指导并培训其提高业务水平；12、合理利用时间，对本部门日常工作问题进行处理。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（九）采购经理/经理助理工作职责1、传达上级指示，安排本部门日常工作；2、制定本部门销售计划及利润指标并负责实施；3、对本部门新品引进及淘汰滞销产品的工作进行监督；4、负责与分店及各部门之间的协调；5、负责主要供应商的洽谈，为公司争取更大利益；6、对重大主题促销进行策划；7、审核本部门相关文件；8、对本部门员工进行工作评估；9、对本部门所有工作问题负责；10、负责本部门员工业务知识及谈判技巧的培训；11、对供应商的服务及业绩考核评估；12、总结分析每月采购、促销业绩。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（十）业务秘书工作职责1、根据经理指示，编写采购部有关管理规定及工作函文；2、负责对会议决议的实施跟进；3、协助经理的日常工作，提出建设性建议；4、负责主要供应商的洽谈；5、负责审批采购部所有文件；6、督促采购部人员贯彻执行采购部有关工作规定；7、负责传达指令，对采购人员的意见进行反馈，充分起到上传下达的作用；8、负责与各部门及各分店的沟通协调工作；9、负责安排办公室日常来访及接待工作；10、负责交办的其它工作。第一章采购部的岗位职责及职业道德一、采购部岗位职责（十一）采购经理工作职责1、制定采购部组织架构；2、制定公司采购政策；3、制定采购目标及收费标准；4、负责文件、合同及协议的审批；5、全面监控采购部的运作。第一章采购部的岗位职责及职业道德二、采购人员职业道德1、要有正直的人格，“志士不饮贪泉之水”。在日常工作中与供应商建立良好的关系，对供应商不存偏见，应一视同仁，处理采购业务应对事不对人，在可能范围内协助供应商及获得供应商的配合与信任，不能接受供应商的热情招待及礼物，未经公司许可不得去参加供应商的有关宴会，设法取得供应商的敬重。第一章采购部的岗位职责及职业道德二、采购人员职业道德2、要有敬业精神。“干一行，爱一行，专一行”。我们应该相信，行行都能出状元。要做到专业，首先应该敬业。有志者事究成，在采购工作中，必须时刻严格自己对公司负责，以公司利益为重。3、耐心、虚心、诚心。由于自身工作的经验等因素，我们应该做到不耻下问，对于不懂的问题一定要诚心去问、虚心去学。同时，由于采购工作中有大部分的工作为谈判工作，谈判的时候可能出现的情况是非常复杂的，某些谈判过程也是比较漫长的，所以要求采购人员必须具备耐心。第二章采购部日常工作注意事项一、洽谈时间规定洽谈条件时间规定备注正常情况30分钟以内特殊情况30分钟—1小时洽谈时间最长不能超过60分钟，超过60分钟的需在进入洽谈室之前跟前台文员说明。如果洽谈超过60分钟的情况下，前台文员有权将供应商业务人员请出洽谈室，同时采购人员应主动配合此工作。第二章采购部日常工作注意事项二、关于新品引入中的注意事项1、必须按照公司新品引入流程操作；2、必须做好洽谈前的准备工作，如市调、比价等。比价可以用差不多属于同一类型的品牌相同材质相同规格的商品价格进行对比。；3、新品入场协议要写明供应商编码、入场的分店、品牌、单品数及每个条码多少钱；4、新品入场洽谈从价格开始,因为费用是有明确规定的；第二章采购部日常工作注意事项二、关于新品引入中的注意事项1、必须按照公司新品引入流程操作；2、必须做好洽谈前的准备工作，如市调、比价等。比价可以用差不多属于同一类型的品牌相同材质相同规格的商品价格进行对比；3、新品入场协议要写明供应商编码、入场的分店、品牌、单品数及每个条码多少钱；4、新品入场洽谈从价格开始,因为费用是有明确规定的；第二章采购部日常工作注意事项二、关于新品引入中的注意事项5、新品入场费用的要求可以灵活变通，例：屈臣氏公司是不支持入场费用支持堆头费的，如果某一个店进一条码100元，我们可以在堆头费用上变通，原为一个堆头500元/月/店，现可以为600元/月/店；第二章采购部日常工作注意事项二、关于新品引入中的注意事项6、新品入场首批货款结算规定：结算方式品牌首批结算货款备注代销全品类按合同正常结算购销货到X天全品类X天*2A类品牌推迟3个月B类品牌推迟6个月C类品牌推迟9个月购销月结X天1、首批货量必须满足卖场正常陈列；2、首批铺底金额以首批货款金额为基数取整数；3、首批铺底金额每次新品进场单店不低于500元；4、如试销三个月该系列全部清退的情况下首批铺底金额退回；5、如该供应商出现清场情况下，新品铺底金额无论是否已到结算时间都随最后一批清场款结算；6、特殊商品除外。第二章采购部日常工作注意事项二、关于促销协议签订时的注意事项7、新品引入的三个月试销期必须进行跟踪，如第一月销量不好，第二个必须要求做促销以提升销量，如第三个月过后属于滞销必须对其进行无条件清退处理；8、新品的定价是非常重要的，因为新品会有较大的利润空间，定价过低会造成公司毛利的流失，但定价过高又会造成产品销不动。第二章采购部日常工作注意事项三、关于促销协议签订时的注意事项1、洽谈促销必须是在该分店有资料的前提下进行，同时要注意该供应商在促销的分店是否有合同，如无合同将会造成财务结算的困难。在特殊的情况下，如果要求各店统一做快讯时可以进一批货在促销结束后退货后结算，但要求分店必须停购或删除该单品资料。同时必须以书面联络函知会财务部；2、为了让所有的人都能看明白协议的内容，协议必须书写工整，不得涂改，同时表达的意思应尽量简明清晰；第二章采购部日常工作注意事项3、促销协议必须注明供应商编号；4、如果同一个供应商在不同的分店是用不同名称签订合同的，促销协议也必须分开签订；5、在决定协议的订量时应参考以前销售数据，同时充分考虑到季节及各分店顾客群的组成；6、一般促销为7-15天一个档期，当我们洽谈的促销时间为整月时，为了不造成库存积压需尽量洽谈的条件为：当销售促销时间的一半后销量达不到首批订量的一半，分店可以在保持陈列所需外退回多余库存；第二章采购部日常工作注意事项7、当在洽谈到赠品时，需跟供应商说明本公司财务要求有赠品的必须见到赠品入库单方可结算；8、特价供货价的下调幅度应大于或至少等于我司售价的下调幅度；9、在不补差价的情况下要求分店补足原库存，同时现售价一般情况下不低于原供价才不至于造成亏本销售；10、选择促销单品一般为以部门分的排行全200名，同时在选择促销单品时应有全面的计划，尽力做到每一个分类都计划到，但单品类不能过于集中，影响促销效果；第二章采购部日常工作注意事项11、关于堆头数量的规定堆头类别具体说明单品数月饼堆头不限年货堆头不限同品牌同类别同规格同价位但不同口味商品不限同品牌同类别不同规格不同价位商品2种厂家形象陈列架不限正常商品堆头季节性商品堆头第二章采购部日常工作注意事项四、关于处理分店反馈问题时的注意事项1、收到分店反馈的信息时必须认真对持，不能马虎了事；2、在处理时应充分调查形成原因，做到客观公正；3、在处理市调报告表时不能一味降低售价，同时应该根据竞争对手的售价及正常的行利推算出对方的进价，与我司供价相比是否有差距，分析原因并找出对策；4、在处理分店关于促销商品的销售情况反馈时，必须吸引上次促销单品选择中的教训，为下一次的促销单品选择提供参考。第二章采购部日常工作注意事项五、关于洽谈合同时的注意事项1、熟悉本公司哪些分店为一般纳税人，如为一般纳税人的分店一般情况下要求供方提供增值税票，但为小规模纳税人的分店采取税点返利的形式会对公司更加有利；2、一般情况下我司不签订供应商的合同或供应商的补充协议，特殊情况除外，如丝宝、联合利华等；3、对于需由其它公司代开税票的，必须标注正确的代开公司的全称；4、对于结算方式不同的要求签订不同的合同，同时在电脑系统中也要求分配不同的供应商代码。第二章采购部日常工作注意事项六、关于处理分店反馈问题时的注意事项在清场前应首先到财务部查询未结货款、尚有铺底，未扣费用，同时查出各分店库存进行分析该供应商货款是否够退？如果够退的情况下按有关手续办理。如果不够退的情况下应马上通知财务部冻结该供应商货款，同时做下一部的处理工作，如找供应商洽谈是否愿意用现金或支票的形式补足货款。但在数据相差太大时，应尽量避免打草惊蛇，应采取其它的办法进行处理。清场通知必须附上该