公务接待礼仪及办会流程

公司接待标准及办会流程2018年8月17日•公务接待流程及标准CONTENTS03目录1•推介会流程及标准3623综合办公室•公务接待流程及标准1.准备工作2.迎客3.待客4.送客4综合办公室•公务接待流程及标准•接待的程序突然来访预约准备接待有约来访送客综合办公室•公务接待流程—准备工作了解来宾信息情况1来宾公司名称4来访人员及相关职位2来宾公司地点3来宾公司经营性质5来访人数和时间（一）52是否需赠送礼品1来访目的3是否需安排就餐4来宾预期参观的地方5是否需安排接机/接船了解来宾来访情况及需求6是否需安排酒店（二）（三）对接部门确定接待规格、接待地点、陪同人员6综合办公室接待地点：接待室接待人数：8-10人适合场合：常规性的商务和政府接待；•公务接待流程—准备工作7综合办公室接待地点：北侧会议室（常用）接待人数：20-30人适合场合：大规模的的商务和政府接待；•公务接待流程—准备工作8综合办公室•司机泊车后，陪同人员为客人拉开车门，请客人下车•接待人员提前10分钟到达办公楼门口恭候客人•接待室及会议室在客人到达前半小时布置完毕•公务接待流程—准备工作9综合办公室会议室物品准备•1、水果、纸巾、茶、瓶装水、咖啡；•2、烟灰缸（集团领导）；•3、鲜花、台面花（现一般不允许）；•4、座位牌、会议室座位安排（是否需要双语）；•5、音响、投影仪、激光笔、电脑、相机、摄像机；•6、铅笔、白纸（视情况准备）；•7、公司宣传册、企业PPT、企业宣传片、ppt欢迎词•公务接待流程—准备工作10综合办公室环境检查：椅子数量及摆放位置、窗帘是否整齐；室内采光、温度。物品准备：所有物品摆成一条直线资料、笔、本、瓶装水、茶（杯）、果盘、纸巾等。安排参会人员坐席及名牌，相应提前放好资料。记录工具：相机、摄像机、录音笔等。瓶装矿泉水：标签统一朝向与会人员，距离桌边的距离相同，并且水与水间距相同、与对面水瓶刚好相对。果盘：水果新鲜并洗净，不得有水迹，种类不宜少于三种，注意颜色搭配，需配有果叉或牙签。茶杯：杯柄水平向右12345•公务接待流程—准备工作61111综合办公室•公务接待流程—准备工作12综合办公室•公务接待流程及标准——迎客•对于如约而来的客人，要表示热情、友好；•对贵客或远道而来的客人，要指派专人出面，提前到达办公楼门口，恭候客人的到来；•如需接站，接待人员要提前到达机场或车站，以示对客人的尊重；•要确定接待规格，分为高格、对等、低格三种•客人抵达后，若宾主双方早就认识，双方直接行见面礼；•若是初次见面，一般是由礼宾人员或我方迎接人员中身份最高的，率先将己方迎接人员一一介绍给客人，再由客人中身份最高者将客人按照一定顺序介绍给主人13综合办公室•公务接待流程及标准——迎客见面时的礼节-握手礼握手是沟通思想、交流感情、增进友谊的一种方式。握手时应注意不用湿手或脏手，不戴手套和墨镜，不交叉握手，不摇晃或推拉，不坐着与人握手握手口诀大方伸手；虎口相对目视对方；面带微笑力度七分；男女平等三秒结束14综合办公室握手的顺序一般讲究“尊者决定”，即待女士、长辈、已婚者、职位高者伸出手之后，男士、晚辈、未婚者、职位低者方可伸手去呼应。平辈之间，应主动握手。若一个人要与许多人握手，顺序是：先长辈后晚辈，先主人后客人，先上级后下级，先女士后男士。握手时要用右手，目视对方，表示尊重。男士同女士握手时，一般只轻握对方的手指部分，不宜握得太紧太久。右手握住后，左手又搭在其手上，是我国常用的礼节，表示更为亲切，更加尊重对方。•公务接待流程及标准——迎客15综合办公室•1.动作：面带微笑，目视对方，双手奉上，接收者也要双手接过。•2.眼神：递送名片时，眼睛先看着自己的名片，递出去之后应看着对方的眼睛。接受者在接到名片后应立即认真阅读。•3.表情：在阅读名片时，最好依此程序：看名片---看对方---再看名片，把名片与人对应起来，表达对对方的重视和尊重。•4.动作：接到别人的名片时，如果有不会读的字，应当场请教。•5.语言：递出自己的名片后要给对方留足读名片的时间，之后再向对方求取名片：“我能拥有一张您的名片吗？”•6.摆放：收到名片后，最好放在名片夹里或西服里怀兜内。如果要与对方继续交谈，把名片放在桌子10分钟左右再收好是符合礼仪的。•7.收藏：名片分类，如东北地区的放在一起，华东地区的放在一起即可。•8.联络：应在24-28小时之内，与互换名片的朋友发短信或通电话，如：“李先生，今天很高兴认识您。”•公务接待流程及标准——迎客16综合办公室位次安排所谓行进中的位次排列,指的是人们在步行的时候位次排列的次序。在陪同、接待来宾或领导时，行进的位次引人关注。并行时，中央高于两侧，内侧高于外侧，一般让客人走在中央或内侧；单行行进时，前方高于后方，如没有特殊情况的话，应让客人在前面走。•公务接待流程及标准——迎客17综合办公室引导接待组人员在客人左前二三步，侧转130度向着客人的角度走；用左手示意方向；要配合客人的行走速度；保持职业性的微笑和认真倾听的姿态；如来访者带有物品，可以礼貌的为其服务；途中注意引导提醒：拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势，并提醒客人“这边请”或“注意楼梯”、“有台阶，请走好”等。•公务接待流程及标准——迎客18综合办公室电梯礼仪由接待组人员操作按键，左手按电梯，右手挡门并指引客人进入电梯，以免电梯夹住客人；进出电梯时，客人先进先出；愈靠内侧，是愈最尊贵的位置；较靠电梯门口处，则为第二顺位；进出不站在近门处，面朝门的方向站立，依序进出；尽量避免交谈，避免过度使用香水；到达目标楼层时，接待组人员右手按住“开”的按钮，左手挡门并指引请客人先出电梯，口头提示客人往哪边走，待所有人都出电梯后，接待组人员快步走到客人左前方，继续引领。•公务接待流程及标准——迎客19综合办公室上下楼梯一般而言，上下楼梯要单行行进，没有特殊情况要靠右侧单行行进；上楼梯时，客人走前面，陪同者紧跟后面；下楼梯时，陪同者走前面，并将身体转向客人；男女同行时，上下楼宜令女士居后。•公务接待流程及标准——迎客20综合办公室•公务接待流程及标准——待客随着市场经济的蓬勃发展，彼此往来的商务活动日益频繁，接待工作也应越来越规范；要文明待客、礼貌待客、热情待客；接待工作在礼仪方面应做到严谨、热情、周到、细致。文明待客主要以主人的语言、举止和态度来体现：来有迎声,问有答声,去有送声21综合办公室•公务接待流程及标准——待客礼貌待客注意礼貌用语的使用：问候语请求语感谢语道歉语道别语22综合办公室•公务接待流程及标准——待客热情待客注意三个操作环节：眼到：眼睛注视对方，且要平视，表示尊重；口到：讲话内容要切合对方实际情况，明确表达心中所思，且须做到接待三声，准确把握对方的话题倾向，作出合理反应；意到：讲话时意思明确，态度平和、友善，意会他人言中之意，反应迅速、准确。23综合办公室•公务接待流程及标准——待客以茶待客：一杯香茶动人心我国自古就有客来敬茶的传统礼仪；中国人在办公室、家里接待客人时，茶水是必备的；根据季节以及客人的特殊喜好，提前备好相应茶叶。24综合办公室•公务接待流程及标准——待客茶不要太满，以七八分满为宜，绝对不允许杯湿漉漉的；水温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤；同时有两位以上的访客时，端出的茶色要均匀；为来访的客户上茶时，应将茶杯放在托盘上端出去；双手端茶杯，从客人的右方奉上，面带微笑，注视对方，说：“这是您的茶，请慢用！”说话时稍微扭头，以避免口水渐入茶杯中。25综合办公室•公务接待流程及标准——待客手指不要搭在茶杯边上；不要让茶杯撞在客人手上；不要把水洒在客人身上；不要妨碍客人的工作或交谈。斟茶顺序：客人优先，自己公司的成员，则按职位高低先后斟茶。如果大家座得比较分散则从上座开始摆放茶杯，双手拿起茶壶在客人右侧斟茶。正确的奉茶步骤：左手托底，右手拿着茶杯的中部，杯耳朝向客人，双手将茶从客人的右后侧轻轻奉上，同时说：“请您用茶”。续杯以30分钟为标准，30分钟后客人还未离去，就可以续杯了。26综合办公室•公务接待流程及标准长条桌会议——桌椅摆设：无论奇数或者偶数，2号始终在1号的左手。27综合办公室•公务接待流程及标准桌椅摆设：会议要求每隔15分钟续水一次，续水时应左手拿开水瓶，从客人右侧，微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖，用拇指、食指、中指握住杯把，在客人身后加水，再轻轻的将茶杯放在桌上，盖上杯盖，杯把朝向客人的右边。注意续水时不要倒得太满（八分为宜）；续水时应慢，以免开水溅到客人身上，如会议时间长中途应更换香巾。会中服务综合办公室•公务接待流程及标准124351243554常规谈判（无翻译）主方客方1324235128综合办公室•公务接待流程及标准国际谈判（有翻译）客方主方3554124312翻译29综合办公室•公务接待流程及标准——送客如客人提出告辞时，主人要等客人起身后再站起来相送。“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。通常当客人起身告辞时，接待组人员应马上站起来，主动为客人取下衣帽，帮他穿上。与客人握手告别时，选择最合适的言词送别。尤其对初次来访的客人更应热情、周到、细致。当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时，要与客人握手，目送客人上车或离开，不要急于返回，应鞠躬挥手致意，待客人移出视线后，才可结束告别仪式。30综合办公室•公务接待流程及标准——送客一般情况下让客人先上车，后下车。具体分为三种情况：•公务•社交•重要客人3132综合办公室（1）小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。（2）如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。（3）主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。（4）主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。（5）旅行车接送客人：旅行车以司机座后第一排，即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减坐车时的座位安排•公务接待流程及标准——送客33综合办公室•公务接待流程及标准——送客34综合办公室•公务接待流程及标准——送客接待高级领导、高级将领、重要企业家时，轿车的上座是司机后面的座位。司机413235综合办公室•公务接待流程及标准主席台会议——桌椅摆设：排序原则：以远为上，面门为上，以右为上，以中为上，观景为上，靠墙为上。•领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；可参见下图的座次排列图：•领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。可参见下图的座次排列图：36综合办公室•推介会流程及标准•邀请函（客户、政府部门）•主持词•领导发言稿、邀请来宾发言稿•桌牌（会议、晚餐）•会议指南•Ppt（中英？中韩?）•公司宣传视频，易拉宝等•公司宣传册、会议礼品•领导的口味•审查宴会菜单、酒水清单、桌签审查宴会菜单、酒水清单、桌签•横幅（可以带去）•是否需要联系当地报纸报道•是否需要合照37综合办公室•推介会流程及标准与外宾会谈38综合办公室•推介会流程及标准与上级领导会谈39综合办公室•推介会流程及标准拍照站位：•主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；可参见下图的座次排列：•主席台座次安排，领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。可参见下图的座次排列：40综合办公室•推介会流程及标准宴席座次：宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人