采购控制程序5

采购控制程序1目的对公司所需物资的采购进行控制，以保证所采购的物资符合规定的要求，特制定本程序。2适用范围适用于本公司所需物资的供方评价、采购和采购物资验证的控制。3职责3.1供应部是本程序的主管部门，负责组织采购职能范围内供方评价，负责标准设备、标准通用件、各种材料、基建工程物资及办公用计算机、打印机、传真机采购计划的实施，负责委托质量检验中心对采购的物资进行验证。3.2机电部负责生产运行中更换的非标设备、设备配套用备品配件（带图加工）、生产中工业控制用计算机及备件（卡件）采购；负责委托质量检验中心对采购的非标设备、备品配件等进行检验；负责生产单位指定供货单位的初步审查；负责生产用材料、备件计划的审查。3.3生产技术部负责生产所需物资技术标准的制定。3.4质量检验中心负责采访进厂物资（锅炉煤、气化煤、焦炭、油品、备品配件、采购进厂的甲醇等的进货检验）、主要产品（甲醇、醋酸、硫磺和液体等）的出厂检验。3.5各部门/车间负责提报需求计划及设备技术规格书等文件，并经使用部门/车间起草，经生产技术部或分管副总工程师审核，必要时经总工程师批准，提交采购部门实施采购。3.6工程部、机电部负责对建筑安装施工单位的评价。3.7营销部负责对销售产品储存、运输单位的评价。4工作程序4.1采购物资的分类根据采购物资对最终产品质量/环境/职业健康安全的影响程度，将物资分为：A类：催化剂、煤、焦炭、甲醇、工业控制用计算机等严重影响最终产品的质量和安全生产，可能造成重大环境影响的物资。B类：设备、五金、电器、办公用计算机、备品配件、三材、仪表、劳保、耐火材料、橡胶制品、消防器材、化工材料、分析药品、阀门、管件、标准件、产品包装物等影响最终产品的质量和安全生产及环境的物资。C类：A、B类以外的对产品最终质量、安全生产和环境，影响较小的物资。4.2供方的评价4.2.1供应部组织生产技术部或机电部、使用部门/车间对对初选的供方名单进行评价，必要时专业副总工程师/总工程师参加，填写《供方评价表》。评价方法可采用下列一种或多种方法进行：a)供应部发出《供方能力调查表》，内容包括：生产能力、产品质量、信誉保证、产品对环境/职业健康安全可能造成的影响等；b)根据以往使用情况，进行统计分析；c)对产品样品的评价或试用情况的评价；d)招标评价；e)对有生产许可证要求的产品，应对供方提供的产品或安全等许可证进行评价。4.2.2供应部根据收集到的供方有关的资料和证明文件，进行分析比较后，列入初选供方名单。4.2.4评价合格后，供应部编制《合格供方名单》，报公司分管副总经理批准。4.2.5合格供方的再评价a)供应部每年底组织有关部门/车间对合格供方进行再评价，并形成《供方年度评价报告》；b)确认不符合合格供方要求者，取消供方资格；c)供应部根据评价结果修改《合格供方名单》，报分管副总经理批准。4.2.6机电部依照上述程序对分管范围内采购供方进行评价和管理。4.3建筑和运输承包方的评价4.3.1工程部、机电部负责对建筑、安装施工单位资质、信誉、人员和业绩的评价。选择合格的建筑、安装单位，并保存评价记录和资料。4.3.2供应部/机电部负责采购物资运输单位资质、信誉、人员能力和运输设备的评价，选择合格的运输单位，并保存评价记录和资料。4.3.3营销部负责销售产品运输单位资质、信誉、人员能力和运输设备的评价。选择合格的运输单位，并保存评价记录和资料。4.4采购文件4.4.1采购申请（计划）、采购协议和采购合同等采购文件中应清楚地说明对采购物资的要求，如：名称、规格、型号、数量、质量要求、验收要求、包装方式、交付方式、交货期、结算方式、违约责任及环境/职业健康安全要求等。4.4.2采购计划分为年度计划、季度计划、月计划和临时计采购申请。年度计划每年提报一次，作为年度经营计划的一个组成部分，由使用部门/车间提报，公司根据集团公司下达指标情况进行调整；季度计划和月计划是使用部门/车间根据生产经营具体情况制定的，按程序批准作为执行采购的依据；临时采购申请是因生产急需的追加计划。属于固定资产的采购执行计划，首先应被列入批准年度计划；购成固定资产的物资计划财务审计部应结合年度计划进行备案，如生产经营确实需要，而年度计划未列入，则由需用部门/车间配合计划财务审计部进行追加或调整计划，追加调计划必须经集团公司计划部批准，否则任何部门不得采购。a)各相关部门/车间在采购申请或计划发出前需由本部门/车间负责人对其适宜性审核。生产用材料、备品配件交机电部审核，经分管副总经理批准后，提交计划财务审计部备案，由供应部/机电部结合库存情况按照比价/招标采购的原则实施采购；b)生产用原材料（如液氨、水处理剂等）、办公用品、分析化验用药品需用部门/车间负责人审查后，经分管副总经理批准后，提交计划财务审计部备案，由供应部结合库存情况按照比价/招标采购的原则实施采购；c)新建项目所有物资均有项目开发部提报或审核，经分管总工程师批准后，提交计划财务审计部备案，由供应部按照比价/招标采购的原则实施采购，特殊情况下由项目开发部办理指定供货商审批手续；临时用鲜花等接待用品，综合协调部根据需要随时进行采购报销。d)生产急需临时采购的物资(不含固定资产)，相关部门/车间应在采购申请或计划中注明紧急，经分管副总经理批准后，计划财务审计部备案后，交供应部/机电部实施。4.5采购的实施与合同签定4.5.1采购计划员从《合格供方名单》中选择合适供方实施采购。4.5.2采购计划员可在授权的范围内以电话、传真、面谈、合同等适当的方式订购物资。4.5.3采购金额超过1万元的必须与供方签定“采购合同”；公司各类合同统一由企业管理部合同管理人员盖章并存档。4.5.4采购金额在1万元以下（含1万元）及集团公司内部煤炭、焦炭（执行集团公司内部价格的）合同，采购部门应选择三家（含三家）以上合格供应商进行比质比价采购，由采购计划员按照比价采购的原则与合格供方草签，经部门负责人签批后，加盖双方单位合同章后生效；采购金额在1万元以下的,可以不签定书面合同,但必须填写比价采购表（经部门负责人签批）并保留寻价资料备查。4.5.5采购金额在5万元以下（含5万元）的，采购部门应选择三家（含三家）以上合格供应商进行比质比价采购，合同由采购计划员按评比结果与供应商草签，部门负责人批准并签字，加盖双方单位合同章后生效；4.5.6采购金额在5－50万元（含50万元）的，采购部门应选择三家（含三家）以上合格供应商，由采购部门组织使用部门、计划财务审计部、督察部门，必要时请相关副总工程师或总工程师进行议标采购，确定供应商，合同由采购计划员与合格供方草签，部门负责人审核签字，公司分管副总经理批准并签字，加盖双方单位合同章后生效；4.5.7采购金额在50万元以上的，采购部门应选择三家（含三家）以上合格供应商，并组织使用部门、生产技术部、计划财务部及副总工程师或总工程师进行招标采购；合同由采购计划员按照招结果与供应商草签，部门负责人审核签字，报公司分管副总经理和总经理批准签字，加盖双方单位合同章后生效。4.5.8定向采购及指定采购不分金额大小均由使用单位办理审批（100万元及以上金额的需经集团公司审批）后，送采购部门办理采购。4.5.9专项物资采购金额50万元的，在议标或招标前应根据实际情况，由采购部门通知并与使用单位进行实地考察客户业绩和生产能力。4.5.10采购计划员做好采购物资的进度跟踪工作，如采购活动中出现任何障碍或异常时，采购计划员应及时向部门负责人汇报并通知相关部门/车间。4.5.11购计划员将采购物资的订货、到货、付款及合同履行情况记录在《物资采购台帐》上。4.5.12对A类、B类物资的采购，同一供方如果一次供货不合格，由供应部/机电部通知供方退货或采取其它纠正措施。如果连续二次供货不合格，则由供应部/机电部组织生产技术部、机电部及使用部门共同研究，重新对供方进行评价或选择新的供方。4.6采购物资的验证4.6.1物资到货后供应部仓库保管员负责收货保存，并与送货人共同计数、计量等方法证明货运单上所到数量并与合同和计划单相核对，同时还应对货物包装情况、表观质量进行宏观验收，同时填写相应的收据。并及时通知质量检验中心检验。4.6.2质量检验中心单独或组织相关部门及使用部门/车间（如合同约定时，供方参与验收）共同完成检验、试验或验证，对到货物资本公司没有检验或试验能力的，由质量检验中心委托第三方检验或试验。确保采购物资满足规定要求。4.6.3当本公司或顾客需要在供方货源处或顾客要求在本公司对所采购的物资进行验证时，在签订采购合同中应对验证的安排和产品的放行办法作出说明。4.6.4质量检验中心负责保存采购物资的验证记录。4.7对采购物资不合格品的控制执行《不合格品控制程序》。5相关文件5.1《工程物资管理规定（暂行）的通知》5.2《工程建设项目自行招标管理办法（试行）》5.3《煤化公司工程建设项目自行招标管理办法》5.4《不合格品控制程序》5.5《招标投标法》6记录6.1《供方能力调查表》6.2《采购合同》6.3《采购计划》6.4《供方年度评价报告》6.5《供方评价表》6.6《合格供方名单》6.7《物资采购台帐》6.8《退货记录》