第5章 项目跟踪

第5章项目跟踪5.1理解项目跟踪5.1.1项目跟踪的意义项目在实施过程中，由于具体情况和条件的变化，以及各种内在和外在因素的影响，会导致实际执行效果与计划出现偏差。项目管理的关键，在于有效地控制项目的执行过程，使其尽量按原计划进行，当实际执行情况与计划出现偏差时，及时调整计划或者采取有效措施，使项目达到预期的好的结果。实施不了的计划是不切实际的计划，必须修改。计划基本合理，实施未达目的，是控制的问题，不能随意更改计划。有效的项目管理应该包含以下方面：⑴设计良好，切实可行的项目计划。⑵有效的项目跟踪管理。⑶有效的沟通与反馈。⑷详细的风险分析与控制。⑸有效的变更控制。⑹善于总结。5.1.2项目计划基准项目计划确定后要保存成“比较基准”，作为项目执行全过程的参考依据（已讲过）。选择【工具】→【跟踪】→【设置比较基准】，打开“设置比较基准”对话框，进行设置：⑴设置比较基准默认选中。在“比较基准”下拉框中可以选择11种不同的比较基准。设定了比较基准后，相关信息保存在项目表的“比较基准开始时间”，“比较基准完成时间”，“比较基准工时”，“比较基准工期”，“比较基准成本”域中，必要时可以在甘特图中添加相应的“域”名显示。⑵设置中期计划“设置中期计划”可将任何已有的比较基准或中期计划复制成其它中期计划，也就是设置一组开始时间和完成时间，以便与各种计划和工程进度相比较，可以监控项目的进度情况。中期计划最多可以10个。⑶范围选择是将整个项目还是选定任务设置为比较基准或中期计划。5.1.3使用跟踪甘特图设置了比较基准后，在“跟踪甘特图”中就可以看到比较基准和项目实际进行信息。条形图会出现平行的两根，上面的是计划（即比较基准），下面的是实际执行情况，同时，默认用红色表示关键路径的关键任务。跟踪甘特图会随实际工程进展动态变化，任何一个任务的实际进展参数一旦输入，跟踪甘特图就会清晰、直观地显示出来。5.1.4利用表格查看跟踪信息除“跟踪甘特图”外，Project还有多种表格和视图也用于项目跟踪。选择【视图】→【表】→【差异】命令，可以查看差异信息。差异表会显示任务、开始及完成时间、比较基准开始及完成时间、开始时间差异、完成时间差异等信息。选择【视图】→【表】→【工时】命令，可以跟踪项目工时信息。工时表会显示任务、工时、比较基准工时、工时差异、实际完成工时、剩余工时等信息。选择【视图】→【表】→【成本】命令，可以跟踪项目成本信息。成本表会显示任务、固定成本、总成本、比较基准成本、成本差异、实际产生成本、剩余成本等信息。在项目执行过程中，有多种方式可以随时录入任务的执行情况，Project随即就更新任务进度：①将鼠标悬停在该任务条形图的前方，当鼠标指针变为更新进度提示符%▼时，按住左键拖动，可以连续设定该任务的完成百分比。②双击任务名，打开“任务信息”对话框，在“常规”选项卡的“完成百分比”框中输入百分比。③鼠标右键单击工具栏空白处，在快捷菜单中选择“跟踪”命令，这时工具栏出现0%，25%，50%，75%，100%以及“更新任务”等跟踪工具图标。选择任务并单击百分比图标。5.2.1掌握实际信息5.2记录实际信息④选择【视图】→【表】→【跟踪】命令，打开“跟踪表”对话框，在跟踪表中输入完成百分比和其它实际值。⑤选择【工具】→【跟踪】→【更新任务】命令，打开“更新任务”对话框，分别输入“完成百分比”、“实际工期”、“剩余工期”、“实际开始时间”、“实际完成时间”等实际进行情况数据。任务的跟踪数据之间是有联系的，当输入一个或部分跟踪值以后，其他数据Project会自动计算得出。这些跟踪数据集中显示在跟踪表里，反映了项目和任务的实际进展情况。11.15跟踪表实际信息说明：⑴实际开始时间一般是直接输入实际的开始日期，也可以由Project自动计算得出。任务尚未开始时，其值为“NA”；当输入了实际工时、或者在“完成百分比”栏或“工时完成百分比”栏填入了大于0的值时，表示任务已开始，Project会将其更改为计划开始时间的值，或者根据相应的进度计算方式选项设置，计算出“实际开始时间”的值。⑵实际完成时间一般是直接输入实际完成日期，这时计划完成时间也随之而改变。它也可以自动计算得出：任务尚未完成时，其值为“NA”；当任务的剩余工时为0、或者任务的“完成百分比”栏或“工时完成百分比”栏填入了100%时，表示任务已完成，Project会将其更改为状态日期或计划完成时间的值。⑶完成百分比一般是直接输入实际完成百分比，也可以根据实际工期自动计算得出。任务创建时，其值为0；当输入了实际工期、剩余工期或实际工时之后，Project会按照公式：完成百分比=（实际工期/工期）×100%计算完成百分比。完成百分比大于0时，如果没有输入实际开始时间，则Project会用计划开始时间来代替它。如果完成百分比为100%，则“实际完成时间”将自动设置为计划完成时间。如果直接输入了完成百分比值，Project将自动计算实际工期和剩余工期。反之亦然。完成百分比要跟踪的是工期的进展情况。要跟踪工时和工作量完成情况，应使用“工时完成百分比”信息。⑷实际完成百分比实际完成百分比用于根据任务的特定情况手工输入任务的完成百分比值。它从另一个角度或评价方式来记录工作进度。⑸实际工期如果已输入了“完成百分比”，实际工期按照公式：实际工期=工期×完成百分比计算得出。如果已输入了“实际工期”，剩余工期按照公式：剩余工期=工期-实际工期计算得出。如果输入了一个大于计划工期的实际工期值，则系统会将其更改作为计划工期的值，同时使剩余工期为0，再将完成百分比设为100%。⑹剩余工期如果已输入了“实际工期”，剩余工期按照公式：剩余工期=工期-实际工期计算得出。如果已输入了“完成百分比”，剩余工期按照公式：剩余工期=工期×（1-完成百分比）计算得出。如果直接输入了剩余工期，Project会计算出新的工期和完成百分比；如果增加或减少剩余工期，因为实际工期是不可改变的，所以Project会更改工期，以使剩余工期和实际工期的总和保持一致。⑺实际成本可以手动输入，也可以自动计算。设置方式为：选择【工具】→【选项】→【计算方式】选项卡，设置“自动计算实际成本”复选框。默认选中自动计算。如果选择手动输入，Project不会计算任何实际成本的值，但它会根据剩余工时计算剩余成本。如果选择自动计算实际成本，则在任务全部完成之前，不能手动输入任何实际成本。实际成本由Project计算得出：在输入任务的实际工时之前，实际成本为0；任务开始后，根据“资源信息”的输入参数计算出实际成本：实际成本=标准费率×实际工时+加班费×实际加班工时+资源每次使用成本+任务固定成本任务完成以后，可以手动改变实际成本的值，如果输入的值与实际计算的值不一致，其差别将作为任务的固定成本。⑻实际工时任务创建以后，实际工时的值为0。当输入了完成百分比、工时完成百分比或实际工时以后，Project会立即更新任务的实际工时。如果输入了“实际工时”，Project会自动计算完成百分比。进度线是根据指定的日期连接正在进行的任务的一条折线，在甘特图中可以直观的显示项目的进度情况。选择【工具】→【跟踪】→【进度线】打开“进度线”对话框，勾选“显示当前进度线”后，可以选择显示“在项目状态日期”或是“在当前日期”的进度线。当前日期进度线给出项目进展的任务提前和滞后信息。状态日期是指任何一个用于考查项目进度、成本等信息的指定日期，可在“项目信息”对话框中设置：选择【项目】→【项目信息】→设置“状态日期”此外，在“进度线”对话框中，还可以选择周期性显示进度线，也可以在“显示选定的进度线”复选框下输入或选择多个日期，以显示这些日期的多条进度线。还可以单击工具栏中的“添加进度线”图标，在鼠标图标改变时，单击甘特图的相应位置，就添加一条进度线。5.2.2进度线我们可以在“更新任务”和其他图表中更新每一个具体任务的进度信息（已讲过），也可以使用“更新项目”对话框来更新整个项目。选择【工具】→【跟踪】→【更新项目】命令，打开“更新项目”对话框，选项有：⑴将任务更新为在此日期完成默认不选。若选此项，则Project会将计划日期当作实际日期，计算“完成百分比”，并将输入的日期作为项目的状态日期。具体做法是：输入日期早于计划开始时间，将完成百分比设置为0%；输入日期晚于计划完成时间，将完成百分比设置为100%；输入日期在两者之间，计算完成百分比。可见，这是一种简单机械的方法，意义不大。5.2.3更新任务与项目⑵重排未完成任务的开始时间默认选中。Project会将输入的日期作为新的起点，重排所有未完成的工时。具体做法是：将最后一次报告进度的日期放入停止域，将输入的日期放入重新开始域。对计划开始时间早于输入日期的尚未开始的任务，重新排定工时，将输入日期作为开始日期，并限制其“不得早于…开始”；对已经开始但日程落后的任务，则将输入日期作为开始日期，重排剩余工期。显然，前一种处理实际上是推迟了任务的开始时间；后一种处理实际上是将任务拆分为二，承认已完成部分，剩余部分重新排定日程后开始，工期也可能有相应修改。但在“选项”对话框的“日程”选项卡中设置了正在执行的任务不允许拆分的话，则后一种任务不会被推迟和拆分。第⑵种方式虽然改变了项目计划日程，但却是常用的、比较切合实际办法。因为对已经拖后的任务和计划，必须加以调整，从新的起点重排其日程，确保任务的完成。有时还必须综合采用重排开始时间、压缩任务工期、安排加班等多种方式和手段，来保证项目和任务的按时、按质、按量完成。由于任务要使用资源，任务的进度总是与资源工作分配进度相关联，所以默认设置是当任务进度被更新时，Project自动计算对应于任务的资源进度。打开“任务分配状况”视图，选择显示“工时”和“实际工时”域信息，就可以根据资源使用实际情况，手动更改实际工时信息。也可以在““任务分配状况”视图中，双击资源名称，打开“工作分配信息”对话框，在“跟踪”选项卡中输入实际工时、实际开始、完成时间等信息。5.2.4资源进度跟踪随着项目和任务的执行，实际进展与计划会产生一些出入，一般是通过调整未完成任务的工期、安排加班、协调资源配置等有效控制手段，将项目拉回到原计划上。这是理想的情况。实际工作中，需要对计划进行适当的调整，并按新计划管理未完成的任务。这时就需要变更项目的比较基准。由于Project中通常使用“比较基准”作为默认基准，所以一般是将原来的“比较基准”通过“设置比较基准”对话框的“设置中期计划”功能复制到“比较基准n”中，再将新计划保存为默认的“比较基准”。如果要同时显示多个比较基准，选择【视图】→【其他视图】下的“多比较基准甘特图”即可。5.2.5变更比较基准盈余分析是用来评估项目进度及成本付出情况的重要方法。它用一系列经济指标和数据来描述项目的进展状况。选择【视图】→【表】→【其他表】下的“任务”选项，再双击打开其中的“盈余分析”表。“盈余分析”表中的各项指标含义是：计划分析BCWS(PV)：到项目状态日期为止，计划工作量的预算成本。盈余分析BCWP(EV)：到项目状态日期为止，已完成工作量的预算成本。ACWP(AC)：到项目状态日期为止，已完成工作量的实际成本。由此引出后面的指标。5.3盈余分析SV：到项目状态日期为止进度差异。SV=BCWP-BCWSSPI：进度绩效指数。SPI=BCWP/BCWSCV：到项目状态日期为止成本差异。CV=BCWP-ACWPCPI：成本绩效指数。CPI=BCWP/ACWPBAC：在项目完成时的预算完成成本。EAC：在项目完成时的预测成本。VAC：完成差异。VAC=BAC-EAC1、练习本章教材中用到的全部有关旭尼德公司的光盘演示例子。2、。上机练习第五章结束